Wcześniejsze wystawienie faktury. Z czym się wiąże?

Wśród licznych nowości w zakresie VAT, które przyniósł ze sobą rok 2014, jedną z najważniejszych jest zmiana terminów wystawiania faktur oraz momentu powstania obowiązku podatkowego VAT. Co ciekawe, nowe przepisy wprost dopuszczają opcję wystawienia faktury nawet 30 dni przed sprzedażą. Z czym wiąże się tak wczesne wystawienie faktury?

Do końca 2013 roku podstawowa zasada mówiła, że data wystawienia faktury jest zarazem datą powstania obowiązku podatkowego. Przedsiębiorcy przyzwyczaili się do tego, że VAT należy rozliczyć z chwilą wystawienia faktury (nie później niż w 7 dniu, licząc od wykonania usługi lub dostarczenia towaru).

Natomiast od 1 stycznia 2014 roku moment rozliczenia podatku nie jest już związany z datą wystawienia faktury, ale z chwilą faktycznego wykonania transakcji. A więc transakcja powinna być ujęta w ewidencji VAT w chwili sprzedaży (a nie wystawienia faktury) i rozliczona w deklaracji VAT-7 za miesiąc, w którym nastąpiła sprzedaż - niezależnie od daty znajdującej się na fakturze (od tej ogólnej zasady jest kilka wyjątków, które nie są opisane w tym artykule).

Od 2014 r. na wystawienie faktury jest znacznie więcej czasu. Według ogólnej zasady, fakturę można wystawiać:

• do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż,
• do 30 dni przed dokonaniem sprzedaży lub przed terminem płatności.

Do końca 2013 r. wystawianie faktur przed sprzedażą było wyjątkiem od reguły i mogło mieć miejsce tylko w ściśle określonych przepisami przypadkach. Od 2014 r. możliwość wystawiania faktur do 30 dni przed transakcją to zasada ogólna dostępna dla większości przedsiębiorców, od której istnieje kilka wyjątków. Czy wcześniejsze wystawienie faktury zmienia sposób rozliczeń?

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2014 r., w niektórych przypadkach fakturę można wystawić nawet wcześniej niż na 30 dni przed sprzedażą towaru lub usługi. Jest to możliwe w przypadku, gdy transakcja dotyczy usług lub towarów, co do których ustalane są następujące po sobie okresy płatności lub rozliczeń (w tym usługi ciągłe z płatnościami rzadszymi niż rok). Jeżeli faktura na tego typu usługi lub towary zawiera informację jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy można ją wystawić nawet kilka miesięcy wcześniej, nie ma bowiem określonego minimalnego terminu jej wystawienia.

_ Przykład _

_ Przedsiębiorca X ma podpisaną umowę na obsługę informatyczną firmy przedsiębiorcy Y, obejmującą m.in. comiesięczny przegląd sprzętu i aktualizację oprogramowania. Usługa jest rozliczana na koniec każdego miesiąca, a na fakturze podawany jest okres rozliczeniowy, którego dotyczy dokument. W takiej sytuacji przedsiębiorca X może wystawić fakturę za usługę za dany miesiąc np. marzec dużo wcześniej np. na początku stycznia (podatek rozliczy jednak w marcu). W przeciwnym przypadku (gdy przedsiębiorca X nie wskaże na fakturze okresu którego ona dotyczy), fakturę taką należy wystawić najwcześniej 1 marca 2014 r. (na 30 dni przed wykonaniem usługi). _

Nowe przepisy umożliwiające wystawianie faktur do 30 dni przed sprzedażą towaru lub usługi dotyczą także faktur zaliczkowych. Przedsiębiorca, który ma otrzymać część zapłaty za transakcję może - od 2014 roku - wystawić fakturę zaliczkową na 30 dni przed otrzymaniem pieniędzy. Istotne jest jednak, aby znał dokładny termin wpłaty środków pieniężnych. W 2014 roku nie trzeba wystawiać faktur zaliczkowych z tytułu takich transakcji jak: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, dostawa energii elektrycznej lub cieplnej, usług telekomunikacyjnych, usług najmu, dzierżawy lub leasingu, usług ochrony osób i mienia, czy usług stałej obsługi prawnej i biurowej.

Wprowadzenie możliwości wystawiania faktur przed sprzedażą może wpłynąć na zmniejszenie znaczenia faktur proforma. Nadal z pewnością będą z nich korzystali przedsiębiorcy, u których powstanie obowiązku podatkowego w dalszym ciągu powiązane jest z momentem wystawienia faktury (dotyczy to m.in. usług budowlanych i budowlano-montażowych, czynności polegających na drukowaniu książek oraz ich dostawy, dostawy energii cieplnej i elektrycznej, usług telekomunikacyjnych). Ponadto, każdy przedsiębiorca, który nie jest pewien czy usługa faktycznie zostanie wykonana w terminie 30 dni od wystawienia faktury może pozostać przy wystawieniu proformy – nie narazi się wówczas na ryzyko nieprawidłowego rozliczenia z fiskusem. Chodzi zwłaszcza o podatek dochodowy.

Wystawienie faktury przed dokonaniem sprzedaży w 2014 r. podobnie jak w poprzednim roku ma konsekwencje na gruncie podatku dochodowego. Mianowice faktura dotycząca przyszłej transakcji zezwala nabywcy rozliczyć transakcję jako koszt. Jeśli później do transakcji nie dojdzie, koszt ten nie zostanie faktycznie poniesiony i koszt zostanie rozliczony błędnie. Z kolei dla sprzedawcy, wcześniejsze wystawienie faktury niczego nie zmienia. Przychód na gruncie podatku dochodowego w 2014 r. rozlicza się tak samo, jak w zeszłym roku – według daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Wystawienie faktury przed dokonaniem sprzedaży ma także konsekwencje dla przedsiębiorcy będącego nabywcą usługi lub towaru, który chce odliczyć VAT z tytułu takiej transakcji. Od 2014 r. momentem powstania prawa do odliczenia VAT jest powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy, czyli chwila wydania towaru lub wykonania usługi, ale nie wcześniej niż dzień uzyskania faktury dotyczącej tej czynności.

Przedsiębiorca chcący odliczyć podatek musi być pewien, że u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z tytułu transakcji. Zwykle więc nie jest możliwe odliczenie VAT w przypadku faktury wystawionej przed sprzedażą, chyba że nabywca dokonał także przedpłaty i z tą przedpłatą jest powiązany obowiązek podatkowy (zwykle jest – ale nie zawsze).

Natomiast do końca 2013 r. odliczenie VAT przed powstaniem obowiązku podatkowego u sprzedawcy było w niektórych przypadkach możliwe. Taka opcja była dostępna w przypadku transakcji, dla których VAT z faktury był rozliczany w deklaracji, dla której termin złożenia przypadał przed terminem dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Np. jeśli sprzedawca wystawił fakturę 29 marca, a towar został dostarczony 10 kwietnia, to w 2013 r. nabywca mógł odliczyć VAT z faktury w deklaracji za marzec. Analogiczna sytuacja nie jest już możliwa w 2014 r. - w przywołanej sytuacji nabywca może rozliczyć VAT za kwiecień (ponieważ w kwietniu nastąpiła dostawa towaru).

VAT z faktury można odliczyć przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi tylko wtedy, gdy obowiązek podatkowy sprzedawcy powstaje wcześniej. Dzieje się tak np. wtedy, gdy płatność następuje przed dokonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.

To, czy nowe przepisy pozwalające na wystawianie faktury do 30 dni przed sprzedażą towaru lub usługi okażą się korzystne dla przedsiębiorców, będzie można ocenić dopiero po kilku miesiącach od ich wejścia w życie. Jak na razie można pokusić się o wskazanie następujących konsekwencji dla przedsiębiorców:

• Plusy: Przedsiębiorcy mają więcej czasu na formalności i wystawianie faktur. Nie obowiązuje ich już 7-dniowy termin na wystawienie dokumentu sprzedażowego. Faktura może służyć jako wezwanie do zapłaty.
• Minusy: Przedsiębiorcy nie mają już możliwości manipulowania terminem wystawienia faktury w celu opóźnienia zapłaty VAT-u, gdyż powstanie obowiązku podatkowego nie wiąże się z wystawieniem faktury. Ponadto, w przypadku faktur wystawionych przed sprzedażą przedsiębiorca ponosi ryzyko, że transakcja nie dojdzie do skutku w terminie 30 dni od wystawienia dokumentu, a nabywca rozliczy ją jako koszt pod względem podatku dochodowego. Wówczas istnieje niebezpieczeństwo, że dokument sprzedaży zostanie potraktowany jako tzw. pusta faktura, której wystawienie może być potraktowane nawet jak przestępstwo.

Więcej o zmianach w VAT