Wezwanie do zapłaty. Jak je przygotować?

Rozumie się przez nie wiadomości i telefony przypominające o zaległości w zapłaceniu na przykład faktury. Zazwyczaj jest to ostatni moment dla dłużnika na spłacenie długu, zanim sprawa zostanie skierowana do postępowania sądowego.

Nie ma jednego wzoru, który określiłby, w jaki sposób ma wyglądać wezwanie do zapłaty. Przedsiębiorcom pozostawiono wolną rękę co do kształtu takiego wezwania.

Elementy, jakie są przyjęte przy sporządzaniu wezwania do zapłaty to: data oraz miejsce jego sporządzenia, dane dłużnika, dane przedsiębiorcy, stosunek prawny, z jakiego wynika powstanie długu (na przykład zaległa faktura), kwota długu, wyznaczony termin jego spłaty, numer rachunku bankowego, na jaki ma zostać przelana zapłata, a także podpis osoby wystawiającej wezwanie do zapłaty.

Należy się powołać na konkretną fakturę albo umowę o dzieło lub też inny dokument, który przewiduje określoną zapłatę za wykonanie konkretnej usługi. Za termin spłaty należności przyjmuje się czas nie dłuższy niż dwa tygodnie, liczone od momentu dostarczenia pisma zatytułowanego "wezwanie do zapłaty".

Na niektórych dłużników samo wysłanie takiego pisma może nie zrobić odpowiedniego wrażenia. Podstawą jest jasne przedstawienie, co grozi za niezrealizowanie obowiązku zapłaty. Najczęściej jest to oddanie sprawy do sądu. Warto dopisać także, że wówczas to dłużnik obciążony zostanie kosztami procesu. Jeżeli pomimo wyroku nie zapłaci, dodatkowo obowiązywać go będą koszty egzekucyjne.

Inną możliwością wierzyciela jest sprzedaż długu na giełdzie długów. Może również opublikować dane dłużnika w bazach danych Biura Informacji Gospodarczej. Znalezienie się tam z pewnością wpłynie na sytuację takiej firmy, której trudniej będzie znaleźć kontrahentów. Kwota zadłużenia może być powiększona o odsetki. Dłużnik może zostać poinformowany o ich zwiększaniu się wraz z każdym dniem zwłoki.

Terminu wezwania do zapłaty nie regulują przepisy. W praktyce jednak sięga się po nie z reguły wówczas, kiedy należność ma już kilka tygodni opóźnienia. Jednak nie wolno z tym zwlekać. Z czasem możliwość odzyskania długu jest coraz mniejsza.

Przepisy nie regulują także kwestii, ile wezwań do zapłaty można wysłać, nim wystąpi się na drogę sądową. Jeżeli pierwsza informacja nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, można wysłać jeszcze jedno przedsądowe wezwanie do zapłaty. Zdecydowanie jednak nie warto z tym przesadzać. Opornego dłużnika najlepiej jest podać do sądu.

Wezwanie do zapłaty wysyła się listem poleconym z potwierdzonym odbiorem. Gdy sprawa trafi do sądu, potwierdzenie odbioru jest jednym z dokumentów dołączonych do pozwu.

Jeżeli wierzyciel zdecyduje się na wniesienie sprawy do sądu, na podstawie Artykułu 187 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego zobowiązany jest do podania informacji, czy strony podjęły próbę mediacji pozasądowej lub innego sposobu rozwiązania sporu poza sądem. Wezwanie do zapłaty jest jednym z tych sposobów.