Zasady wystawiania faktur bardziej liberalne

Jeszcze do niedawna organy podatkowe przywiązywały dużą wagę do kwestii formalnych faktury, podważając - często z mało istotnych powodów - prawo do odliczenia podatku VAT. Błąd w nazwie nabywcy czy w innych danych narażał przedsiębiorcę na negatywne konsekwencje podatkowe.

Z końcem grudnia 2012 roku Minister Finansów podpisał od dawna zapowiadane rozporządzenie. Zmienia ono w zasadniczy sposób podejście do faktury - liberalizuje zasady wystawiania i przechowywania dokumentacji. Ponadto określa katalog danych, niezbędne minimum, by wystawiony dokument spełniał wszystkie wymogi formalne. Długo oczekiwane rozporządzenie rzuca nowe, pozytywne światło na przyszłoroczną nowelizację ustawy o VAT. A jakie zmiany wprowadzone zostały już w tym roku?

Nagłówek

Zacznijmy od początku - czyli od nagłówka. W chwili obecnej przedsiębiorca może zawrzeć w nim zwrot €œ_ Faktura , pomijając słowo _ VAT _. W żadnym przepisie nie została wskazana konkretna nazwa, którą należy obligatoryjnie tytułować fakturę. Owszem, Ministerstwo ustaliło niezbędne elementy tego dokumentu, jednakże - poza trzema wyjątkami - nie wprowadziło ograniczeń co do dodatkowych możliwości. Dlatego też podatnicy mogą w dalszym ciągu stosować swobodnie nagłówek €œ Faktura VAT _ na swoich dokumentach.

Numer rejestracyjny pojazdu

Podążając za przepisami, zawartymi w dyrektywach Unii Europejskiej, polski rząd zdecydował się na zniesienie obowiązku zamieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach dokumentujących zakup paliwa. Nie wiadomo jednak, czy wyjdzie to na dobre polskim przedsiębiorcom. Choć zmiana ta wydaje się ułatwiać życie, to powstaje pytanie - jak teraz dokumentować zakup paliwa, gdy wykorzystuje się w działalności kilka aut? Czy organy podatkowe nie będą wymagały udowodnienia, że akurat ta konkretna faktura dotyczy paliwa zakupionego do ciężarówki, a nie do samochodu osobowego i że przysługuje odliczenie VAT? Z czasem prawdopodobnie nauczymy się właściwie postępować - byleby lekcja ta nie nastąpiła podczas kontroli skarbowej.

Faktury wewnętrzne

W obrocie gospodarczym niejednokrotnie pojawia się sytuacja, w której przedsiębiorca korzysta z wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub importu usług z terytorium Unii Europejskiej. Transakcje takie należy opodatkować zgodnie ze stawką krajową, a następnie odprowadzić do urzędu należny podatek VAT. Jednocześnie jednak podatnik ma prawo do odliczenia tego podatku, tak, aby całe zdarzenie gospodarcze pozostało neutralne dla VAT-u.

Do 1 stycznia 2013 roku, prawo do odliczenia podatku z nabycia towarów lub usług na terenie Wspólnoty przedsiębiorca zyskiwał tylko w przypadku, gdy posiadał odpowiedni dokument - fakturę wewnętrzną, wystawianą dla samego siebie. Aktualnie Ministerstwo zniosło przepis, nakazujący wystawianie faktur wewnętrznych. Jednakże zapis w ustawie nie jest do końca jednoznaczny - art. 106 ust. 7 ustawy wskazuje, że faktury wewnętrzne ciągle mogą być wystawiane. Dopiero od 1 stycznia 2014 r. zostaną one całkowicie zlikwidowane.

Co istotne, w przepisach nie wskazano innego, zastępczego dokumentu, na podstawie którego przedsiębiorca miałby rozliczać podatek od towarów i usług przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym.

Czy w związku z tym przedsiębiorca może rozliczyć podatek VAT bez dokumentowania tego osobnym dowodem? Teoretycznie tak, jednakże bezpieczniej jest - przynajmniej do końca 2013 roku - pozostać przy wystawianiu faktur wewnętrznych. Dopiero od stycznia 2014, gdy przepisy jednoznacznie wskażą na wycofanie tego dokumentu, przedsiębiorca będzie mógł bez obaw całkowicie zrezygnować z faktury wewnętrznej.

Faktura uproszczona

Rząd polski, wzorując się na unijnych przepisach, stara się ulżyć swoim przedsiębiorcom. W tym celu został stworzony zupełnie nowy dokument - faktura uproszczona.

Faktury uproszczone to przywilej, z którego przedsiębiorca może skorzystać dokonując sprzedaży w kwocie do 450 zł (100 euro). Należy podkreślić, że ich stosowanie nie jest obowiązkowe - zawsze można się zdecydować na fakturę “zwykłą”. Jednakże za wyborem uproszczonej formy przemawia spora lista danych, które można w dokumencie pominąć, m.in.: imię, nazwisko, nazwa i adres nabywcy towarów lub usług, miara i ilość dostarczonych towarów czy zakres wykonanych usług. Konsekwencją jest przede wszystkim oszczędność czasu.

Przy wszystkich swoich zaletach faktura uproszczona ma jedną, ale za to niweczącą cały zamysł wadę, która jest spowodowana brakiem zaufania do przedsiębiorców. Jaką? “Wprowadzenie faktur uproszczonych miało na celu skrócenie czasu i ograniczenie procedur związanych z dokumentowaniem drobnych wydatków, również dla celów księgowych. Brak wyłączenia danych dotyczących numeru NIP z obowiązku wykazywania na fakturze uproszczonej tak naprawdę powoduje utratę sensu wprowadzania dokumentacji uproszczonej. Przedsiębiorca i tak w celu udokumentowania transakcji, czyli uzupełnienia paragonu o NIP, będzie czekał w kolejce, z tym, że nie po fakturę VAT, ale po fakturę uproszczoną.“ mówi Prezes wfirma.pl Andrzej Lazarowicz, ekspert z ponad 20-letnim doświadczeniem z zakresu prawa gospodarczego i księgowości.

Faktury nievatowców

Na nowe przepisy dotyczące fakturowania powinni zwrócić uwagę zarejestrowani podatnicy VAT korzystający ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT). Dzięki par. 4 ust. 2 rozporządzenia zyskali oni prawo do wystawiania - poza rachunkami - także faktur. W roku 2013 podatnik zwolniony sam zadecyduje, czy chce wystawiać za swoje usługi rachunek, czy fakturę.

Pozostawienie wyboru pomiędzy rachunkiem a fakturą jest przejściowe i służy przygotowaniu do bardziej radykalnej zmiany, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2014. Od tego dnia przedsiębiorcy, bez względu na zwolnienie z VAT-u, będą zobowiązani do wystawiania faktur. Rachunki zostaną całkowicie wycofane z obiegu gospodarczego. Zmiana ta jest od dawna wyczekiwana przez podatników. Dlaczego?

Otóż w kwestii rachunków przedsiębiorcy nie wiedzieli - i nadal nie wiedzą - jak właściwie należy te dokumenty wystawiać, przechowywać czy przesyłać. Żadne przepisy nie zawierają wskazówek co do ścieżki postępowania w tej kwestii. Natomiast zasady dotyczące wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur są ujednolicone i niezależne od tego, kto jest wystawcą faktury.

W związku z tym, wszystkie przepisy, które do tej pory mogli stosować do swoich dokumentów wyłącznie czynni podatnicy VAT, mogą teraz być wykorzystywane także przez podatników zwolnionych.. Tym samym rozporządzenie rozwiewa wątpliwości, które mogły pojawić się u wystawcy rachunków, wskazując mu alternatywną, lepiej ustrukturyzowaną ścieżkę.

Faktury zbiorcze miesięczne

Na zakończenie warto wspomnieć o modyfikacji niewielkiej, ale istotnej w świetle planowanych na rok 2014 zmian przepisów. Dzięki nadaniu nowego brzmienia paragrafowi 9 ust. 3, przedsiębiorcy zyskali możliwość wystawiania faktur zbiorczych jednorazowo, na koniec miesiąca (a nie jak dotychczas, w ciągu 7 dni od wystąpienia pierwszego zdarzenia gospodarczego z faktury). Celem takiego działania jest przygotowanie przedsiębiorców do mających wejść w życie nowelizacji w przepisach podatkowych, wieńczących proces ich liberalizacji. Zgodnie z zapowiedziami obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą będzie powstawał na koniec okresu rozliczeniowego, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, a fakturę przedsiębiorca będzie mógł wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano sprzedaży.

Wszystkie wprowadzane zmiany w kwestii faktur są przygotowaniem przedsiębiorców na dość długo oczekiwany przełom, jaki ma nastąpić w 2014 r. Ma dojść wówczas do całkowitego już oderwania momentu powstania obowiązku podatkowego od wystawianych faktur na rzecz okresu, w którym dana czynność została wykonana. Faktura będzie więc dokumentowała zdarzenie gospodarcze i nie będzie miała wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego. Treść rozporządzenia w sprawie faktur zostanie przeniesiona do treści Ustawy o VAT, co spowoduje zrównanie rangi treści rozporządzenia z nadrzędną dotychczas treścią ustawy.