Zbiorcze faktury. Jak je stosować od 2014 roku?

Na początku 2013 r. przedsiębiorcy, za sprawą nowelizacji rozporządzenia Ministra finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur, uzyskali możliwość ewidencjonowania swojej sprzedaży za pomocą faktur zbiorczych. Jednakże wraz z początkiem 2014 r. wskazane rozporządzenie przestaje obowiązywać, natomiast w ustawie o podatku od towarów i usług informacji na temat faktur zbiorczych nie ma. Czy to oznacza, że ponownie każda transakcja będzie wymagała osobnego dokumentu?

Możliwość wystawiania faktur zbiorczych jest związana z nowelizacją rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z obowiązującym §9 ust. 3, od początku 2013 r. przedsiębiorcy uzyskali możliwość udokumentowania kilku odrębnych transakcji dostawy towarów czy wykonania kilku usług na rzecz jednego kontrahenta za pomocą jednego, zbiorczego dokumentu. Warunkiem jest ujęcie na takiej fakturze wyłącznie zdarzeń z jednego miesiąca oraz wystawienie jej najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu.

Jednakże, wraz z nadejściem nowego roku podatkowego, rozporządzenie Ministra Finansów przestanie obowiązywać. Zasady wystawiania faktur będą od 1 stycznia 2014 r. regulowane przez ustawę o podatku od towarów i usług. W jej znowelizowanej wersji nie ma jednak żadnej wzmianki na temat faktur zbiorczych.

Czy oznacza to, że przedsiębiorcy będą zobowiązani do dokumentowania każdej transakcji osobną fakturą? Na szczęście – nie. Wraz z nowelizacją przepisów znacząco zmienią się zasady wystawiania faktur. Od przyszłego roku podatkowego przedsiębiorcy dokument ten będą zobowiązani wystawić do 15 dni po miesiącu, w którym dokonana została transakcja. Dotychczas było to 7 dni od momentu wydania towaru czy wykonania usługi. Zatem, na jednym dokumencie będzie można uwzględnić wszystkie dostawy towarów lub usługi, dokonane na rzecz kontrahenta w danym miesiącu.

Biorąc pod uwagę wskazane powyżej zmiany w przepisach, można zauważyć, że w praktyce nie tylko nie likwidują one możliwości wystawiania przez przedsiębiorcę faktur zbiorczych, ale wręcz uelastyczniają ten mechanizm. W jaki sposób?

Najlepiej będzie to przedstawić na przykładzie. Listopad 2013 r. – przedsiębiorca dokonuje na rzecz swojego kontrahenta dostawy towarów 10, 17 i 27 listopada. Fakturę będzie zobowiązany wystawić, jak określa to rozporządzenie, najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, a więc w tym przypadku – 30 listopada. Data sprzedaży na dokumencie powinna być określona na dzień dokonania ostatniej transakcji (tutaj – 30 listopada).

A jak taka sytuacja wyglądałaby w listopadzie 2014 r.? Zakładając, że przedsiębiorca znów dokonuje dostawy towarów 10, 17 i 27 listopada, na wystawienie faktury będzie miał czas aż do 15 dnia następnego miesiąca – a więc do 15 grudnia. Oznacza to, że na dopełnienie niezbędnych formalności będzie ponad dwa tygodnie więcej.

Niezwykle istotne jest jednak zwrócenie uwagi na fakt, że wydłużenie czasu na wystawienie faktury nie jest równoznaczne z przesunięciem momentu, w którym powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Nowelizacja diametralnie zmienia bowiem ogólne zasady powstawania tego obowiązku, odrywając je od momentu wystawienia faktury. Od początku 2014 r. obowiązek podatkowy będzie powstawał w momencie dokonania dostawy towarów albo wykonania usługi. Obecnie także podatek VAT w przypadku faktur zbiorczych rozliczany jest w okresie, w którym transakcje zostały dokonane.

Tak więc, wracając do wskazanego przykładu, zarówno w listopadzie 2013 r., jak i w listopadzie 2014 r. podatnik będzie miał obowiązek rozliczenia należnego podatku VAT już w listopadzie. Fakt, że w 2014 r. fakturę można wystawić nawet do połowy grudnia, nie będzie miał tu żadnego znaczenia.

Zatem, mimo iż na pierwszy rzut oka wydaje się, że nowelizacja przepisów znacząco zmieni mechanizm faktur zbiorczych, to w praktyce modyfikacje nie będą mocno zauważalne. W praktyce przedsiębiorcy uzyskają możliwość wystawiania faktur później niż dotychczas, co nie wpłynie w żaden sposób na zasady rozliczania podatku VAT należnego.

Więcej o zmianach w VAT