ZUS Z-3. Kiedy trzeba wypełnić formularz?

Na wypłatę zasiłku chorobowego Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma 30 dni. W pewnych okolicznościach okres ten można znacznie się wydłużyć, na przykład o kolejny miesiąc. Aby tego uniknąć trzeba dostarczyć do inspektoratu komplet rzetelnie wypełnionych dokumentów: ZUS ZLA (zwolnienie lekarskie) oraz ZUS Z-3. Ten drugi dokument wypełnia pracodawca. Sprawdź jak należy to zrobić.

Formularz ZUS Z-3 dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Należy go wypełnić w oparciu o informacje zawarte w zwolnieniu lekarskim (ZUS ZLA).

Nie ma jasno określonego terminu, w jakim pracodawca musi dostarczyć komplet dokumentów do oddziału ZUS. Na zadane pytanie urzędnik odpowiada - _ niezwłocznie _. Trzeba zaznaczyć, że wiele zależy od tego, kiedy pracownik dostarczy do zakładu pracy zwolnienie lekarskie. Ma na to 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu wystawienia dokumentu przez lekarza. Każdy dzień zwłoki (począwszy od 8 dnia) skutkuje wypłatą dniówki pomniejszonej o 25 procent.

Przykład Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Więcej na zwolnienia lekarskiego - druku ZUS ZLA można przeczytać tutaj.

Jeżeli komplet złożonych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych dokumentów jest w porządku, czyli nie zrobiono błędów przy ich wypełnianiu, wówczas zasiłek zostanie wypłacony w terminie 30 dni od daty ich dostarczenia. Natomiast, gdy okaże się, że konieczne będą poprawki , to na wypłatę pieniędzy trzeba będzie poczekać, ponieważ od momentu dostarczenia nowych dokumentów sporządzonych w trybie korekty, ZUS ma kolejny kolejny miesiąc.

Zdarzają się także błędy przy wystawieniu druku ZUS ZLA, na przykład błędny numeru pesel chorego, albo brak daty wystawienia dokumentu. Dlatego warto dokładnie sprawdzić zwolnienie, zanim zostanie przekazane do ZUS, a jeżeli zawiera błędy, trzeba je oddać pracownikowi, aby zwrócił się do lekarza by ten skorygował pomyłki.

Na odwrocie zwolnienia lekarskiego trzeba ostemplować pieczątką zakładu pracy, wpisać datę przyjęcia oraz pracodawca lub osoba upoważniona powinna złożyć podpis. Brak dopełnienia tych formalności spowoduje, że zwolnienie zostanie odesłane do zakłady pracy w celu uzupełnienia informacji.

Zakład pracy wypłaca wynagrodzenie chorobowe pracownikowi przez pierwsze:

• 14 dni w skali roku w przypadku pracowników, którzy osiągnęli 50 roku życia,
• 33 dni w skali roku w przypadku pracowników poniżej 50 roku życia.

Terminy nieobecności chorego pracownika w pracy trzeba sumować. Na przykład 14 dni w styczniu, 14 dni w kwietniu i 7 dni w październiku. Łącznie na zwolnieniu przybywał 35 dni, w związku z tym za 33 dni wynagrodzenie wypłaca zakład pracy, a za 2 dni (34 i 35 dzień) zasiłek chorobowy wypłaca ZUS.

Inaczej sytuacja układa się na przełomie roku kalendarzowego. Załóżmy, że pracownik zachorował 30 listopada i na zwolnieniu przebywał do 8 stycznia następnego roku. W tym przypadku 33 dzień wypada dokładnie 31 grudnia, dlatego pracodawca będzie musiał wypłacić wynagrodzenie chorobowe za cały okres od 30.11 - 8.01. ponieważ od nowego roku ponownie nalicza się okres 33 dni, za które płaci zakład pracy.

Płatne wynagrodzenie chorobowe przysługuje, gdy pracownik podlega pod tak zwane ubezpieczenie chorobowe przez okres co najmniej 30 dni. Dopuszczalna jest przerwa, która trwa nie dłużej niż miesiąc. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy osoba zmienia pracę i między rozwiązaniem stosunku pracy a zawarciem nowego nie minął miesiąc. Jeżeli przerwa jest dłuższa, wówczas pracownika obejmie tak zwany okres wyczekiwania, trwa 30 dni i daje prawo do płatnego chorobowego.

Przykład Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Okres wyczekiwania nie dotyczy osób, które podlegają pod ubezpieczenie chorobowe przez okres co najmniej 10 lat.

*Jak wypełnić druk ZUS Z-3? (tutaj można pobrać wzór formularza)
*

Na początku w lewym, górnym roku trzeba przybić pieczątkę zakładu, a następnie wypełnić dane personalne pracodawcy (płatnika składek) oraz pracownika (ubezpieczonego).

Wpisując dane pracownika trzeba zweryfikować je z dokumentami zgłoszeniowymi (ZUS ZUA, ZZA, ZIUA). Powinny być takie same, w przeciwnym razie rozbieżność może być potraktowana przez ZUS jako błąd, co może spowodować opóźnienia w wypłacie zasiłku.

W punkcie 1 trzeba wpisać datę zatrudnienia. Jeżeli umowa trwa, to w polu _ do dnia _należy wpisać: _ trwa nadal _. W sytuacji, gdy stosunek pracy został zakończony, a pracodawca ma obowiązek wypełnić druk ZUS Z-3 - na przykład, gdy umowa była zawarta do dnia porodu - wówczas należy wpisać dokładne daty zatrudnienia (od dnia, do dnia).

Punkt 2 należy wypełnić tylko wtedy, gdy okres ubezpieczenia chorobowego podany w punkcie 1, poprzedzający okres niezdolności do pracy jest krótszy niż 30 dni, oraz jeżeli nie zachodzą okoliczności dające prawo do zasiłku chorobowego niezależnie od okresu oczekiwania (na przykład pracownik podlegał pod ubezpieczenie chorobowe przez łączny okres co najmniej 10 lat).

Z kolei punkt 3 należy wypełnić, jeżeli okres podany w punkcie 1 jest krótszy niż rok.

Natomiast w punkcie 4 trzeba wypełnić, jeżeli niezdolność do pracy powstała w skutek: _ choroby zawodowej, wypadku przy pracy, wypadku w drodze do pracy _. Niepotrzebne należy skreślić. Analogicznie do punktu 4 należy wypełnić punkt 5.

W punkcie 6 trzeba podać okres, za który pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe (14 lub 33 dni) w danym roku kalendarzowym. Kod literowy choroby (A,B,C lub D) trzeba uzupełnić zgodnie z drukiem ZUS ZLA. Jeżeli lekarz go nie wpisał, wówczas pole powinno pozostać puste.

Punkt 7 wypełniają zakłady pracy, które mają uprawnienia do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego (zatrudniają co najmniej 21 osób).

Natomiast w punkcie 8 trzeba wpisać serię i numer zwolnienia lekarskiego ( ZUS ZLA), na podstawie które wypełniany jest druk ZUS Z-3.

W punkcie 9 należy pisać liczbę osób zgłaszanych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego.

Punkt 10 należy wypełnić w sytuacji, gdy pracownik nabył prawo do urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu ojcowskiego.

W tabeli w punkcie 11 trzeba wpisać informacje dotyczące wynagrodzenia pracownika. Wysokość osiąganych przychodów należy podać za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Na przykład, jeżeli pracownik zachorował w styczniu, to należy uzupełnić tabelę w oparciu o miesiące styczeń - grudzień poprzedniego roku. W sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 12 miesięcy, wówczas trzeba wpisać dane za okres, jaki pracownik zdołał przepracować. Z kolei gdy pracownik zachorował w pierwszym miesiącu swojej pracy, wówczas należy podać informacje na podstawie tego jednego miesiąca.

Kolumna 3 i 4: _ dni które pracownik przepracował/był zobowiązany przepracować _. Kolumna 3 to liczba dni, jakie pracownik faktycznie przepracował. Kolumna 4 to nominalne dni pracy, czyli liczba dni, które wypadają do przepracowania w danym miesiącu - na przykład w styczniu 2015 wypada 20 dni (160 godzin), natomiast w marcu 2015 wypadną 22 dni (176 godzin).

Jeżeli pracownik nie przepracował wszystkim dni nominalnych, wówczas w kolumnie 5 trzeba podać przyczynę - na przykład chorobowe. Nie dotyczy to urlopu wypoczynkowego.

W kolumnach od 6 trzeba wpisać zasadnicze wynagrodzenie za pracę zgodnie z umową o pracę. Na przykład, gdy pracownik zarabia zasadniczą pensję 2000 zł brutto to w tabeli należy wpisać właśnie tę kwotę. Z kolei w kolumnie 7 i 8 należy wpisać wartość zmiennego wynagrodzenia - na przykład otrzymaną w danym miesiącu premię, również w kwocie brutto. Jeżeli premie została potrącona ze względu na zwolnienie chorobowe, wówczas kwotę należy wpisać w kolumnie 7, natomiast gdy wypłacona została w całości, wówczas w kolumnie 8.

W kolumnie 9 należy wpisać wartość składki potrąconej w procentach, która wynosi 13,71 %.

Z kolei w tabelach w punktach 12, 13 i 14 należy wpisać składki wynagrodzenia (dodatki za nadgodziny, premie, itp.) wypłacane kwartalnie, rocznie lub za inne okresy.

Jeżeli pracownik wyrazi chęć otrzymywania zasiłku na konto, wówczas w punkcie 17 należy podać numer rachunku bankowego. Jeżeli pole pozostanie puste, to pracownik otrzyma zasiłek przekazem pocztowym na adres wskazany na początku formularza.

Należy pamiętać również o tym, aby na końcu formularza podbić pieczątkę firmy, złożyć podpis oraz podać numer telefonu kontaktowego do zakładu pracy, co znacznie ułatwi kontakt w razie jakichkolwiek problemów związanych na przykład z błędami w formularzu.