Cyfryzacja dokumentów to pierwszy krok w kierunku podniesienia wydajności przedsiębiorstw. Aby przyniosła ona zauważalne efekty, niezbędne jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemów klasy BPM. Pod tym pojęciem kryje się optymalizacja i automatyzacja całości lub części procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są udostępniane i przekazywane elektronicznie pomiędzy użytkownikami systemu, podano.
"Oprogramowanie klasy workflow umożliwia automatyzację procesu obiegu dokumentów wewnątrz firmy oraz we współpracy z kontrahentami. Oznacza to duże odciążenie pracowników, a w efekcie redukcję kosztów operacyjnych. Przykładowo, w przypadku papierowej faktury kosztowej wystarczy wprowadzić dokument do systemu, np. skanując go, oraz opisać zgodnie z przyjętymi procedurami. Na podstawie tych danych faktura zostanie skierowana do osoby odpowiedzialnej za jej akceptację i na koniec przekazana do płatności. Poza skróceniem czasu związanego z obsługą dokumentu, system pozwala także na identyfikację ewentualnych błędów proceduralnych, a tym samym ich szybką korektę. W praktyce automatyzacja może zredukować czas przetwarzania dokumentów nawet o 70%. Dzięki swojej elastyczności, rozwiązania klasy workflow doskonale sprawdzają się zarówno w przedsiębiorstwach o zintegrowanej strukturze zarządzania, jak i w przypadku firm funkcjonujących w oparciu o środowisko rozproszone" - powiedział członek zarządu Abile Mariusz
Gołębiewski, cytowany w komunikacie.
Ekspert Abile wśród głównych korzyści z wdrożenia oprogramowania klasy workflow wskazuje również możliwość skrócenia o połowę procesu przetwarzania dokumentów takich, jak druki zamówień, dokumenty celne, wnioski urlopowe czy rozliczenia delegacji. W efekcie wydajność całego przedsiębiorstwa może wzrosnąć nawet o 30%, przynosząc wymierne zyski właścicielom.
Wdrożenie rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być czasochłonne. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodyce RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji oprogramowania, jak i jego późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany bez konieczności ponownego uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT, podano również.
"Polskie przedsiębiorstwa coraz częściej funkcjonują w oparciu o elastyczne modele biznesowe i tego samego oczekują od systemów informatycznych usprawniających procesy biznesowe. Dlatego nowoczesne rozwiązania klasy workflow charakteryzują się dużą łatwością implementacji oraz modyfikacji procedur, wynikających z rozwoju firmy. Wystarczy krótkie szkolenie, aby managerowie odpowiedzialni za procesy zarządcze mogli samodzielnie definiować i wdrażać nowe procedury" - dodał Gołębiewski.
Globalny rynek Workflow Automation do 2023 r. powinien osiągnąć wartość 18,45 mld USD, przy skumulowanym rocznym wskaźniku wzrostu (Compound Annual Growth Rate, CAGR) na poziomie 23,56%. W Polsce wartość sektora Workflow Automation szacowana jest na 7-10% wartości rynku Business Inteligence wycenianego na 200 mln zł, podano również.
Jak wskazuje ekspert Abile, dobrą koniunkturę napędzają takie czynniki, jak szybkość implementacji, łatwość integracji z tradycyjnymi modelami biznesowymi, prostota obsługi, a także relatywnie niskie koszty wdrożenia przy szybkim efekcie biznesowym.
Abile to firma consultingowa oferująca kompleksowe rozwiązania biznesowe, umożliwiające efektywne zarządzanie przedsiębiorstwami oraz organizacjami sektora publicznego. Zakres usług obejmuje doradztwo, implementację nowych rozwiązań, jak również integrację, rozwijanie, udoskonalanie oraz optymalizację istniejących systemów klasy ERP, Business Intelligence, Business Process Management. Firma oferuje rozwiązania renomowanych międzynarodowych producentów, takich jak SAP, IBM, QLIK, JobRouter czy UiPath.
