Benefity pracownicze a aspekty podatkowe – co warto wiedzieć?

To naturalne, że pracodawcy oferują zatrudnionym różne systemy benefitów, których celem jest lepsza motywacja do pracy. Pozwalają one na zwiększenie lojalności podwładnych wobec marki i budowanie pozytywnego wizerunku. Co prawda benefity są dodatkowym kosztem, jaki ponosi pracodawca, ale z drugiej strony korzyścią dla przedsiębiorcy jest to, że może utrzymać dobrą motywację u zatrudnionych. Czy takie benefity pracownicze są opodatkowane? 

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, inaczej ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, jaką dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej. Co jednak dzieje się, jeśli pracodawca – podatnik nabywa świadczenia od podmiotów zewnętrznych świadczących usługi w danym zakresie, a następnie przekazuje je zatrudnionym za częściową odpłatnością, nie zaś bezpłatnie?

Częściowo odpłatne benefity podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Problematyczne może być jednak ustalenie podstawy tego opodatkowania. Rozwiązanie przynosi oficjalne stanowisko Dyrektora KIS, który uznał, że podstawę opodatkowania dla częściowo odpłatnych świadczeń dla pracowników stanowi wartość rynkowa wykonywanych świadczeń pomniejszona o kwotę podatku. Dodatkowo Sąd Administracyjny w Łodzi wyjaśnił, że takie stanowisko Dyrektora KIS wynika z kilku czynników:

• między nabywcą świadczenia, tj. pracownikiem, a podatnikiem – pracodawcą istnieją powiązania wynikające ze stosunku pracy;
• wynagrodzenie z tytułu świadczeń na rzecz pracowników z reguły jest przy tym niższe od wartości rynkowej świadczenia;
• nabywca (pracownik) nie ma możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. 

Z punktu widzenia przepisów o podatku VAT pracodawca, który oferuje benefity pracownicze, ma dwie opcje do wyboru:

• nieodpłatnie udostępniać świadczenia usługowe, co nie podlega opodatkowaniu;
• nieodpłatnie udostępniać świadczenia towarowe, co powoduje konieczność opodatkowania nieodpłatnego przekazania. 

Pozostaje jeszcze kwestia tego, że benefity pozapłacowe dla podwładnych będą zaliczane do grupy przychodów pracownika i podlegać jako takie opodatkowaniu podatkiem PIT. Z kolei pracodawca jako płatnik podatku dochodowego jest zobowiązany do pobrania zaliczek na taki podatek i wpłaty do urzędu skarbowego. 

Benefity pracownicze z punktu widzenia przepisów fiskalnych będą traktowane na takich samych zasadach jak inne świadczenia – nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Różne benefity są inaczej opodatkowane:

• dofinansowanie przez pracodawcę zakupu przez zatrudnionych posiłków i napojów – nie jest to świadczenie objęte zwolnieniem podatkowym;
• stroje służbowe lub ekwiwalent za taki strój – podlega zwolnieniu z opodatkowania PIT;
• usługi medyczne, pakiety ubezpieczeniowe finansowane przez pracodawcę lub częściowo przez pracodawcę i pracownika – będzie to przychód z nieodpłatnych świadczeń opodatkowany podstawową stawką PIT.

To tylko jedne z wielu rodzajów benefitów, które podlegają opodatkowaniu PIT i podatkiem VAT, ale i one mogą być zwolnione z opodatkowania. 

Artykuł 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 roku stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki, nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

Ponadto zalicza się do tej samej grupy świadczenia pieniężne ponoszone przez pracodawcę za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. 

Właściwie każdy benefit należy ocenić oddzielnie i doliczyć lub nie jego wartość do przychodu zatrudnionego oraz opodatkować według stawek skali podatkowej – 12 i 32 proc., w zależności od progu, w którym znajduje się dany podatnik. 

W przypadku benefitu w postaci udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia ustala się z góry. Wynosi ona albo 250, albo 400 zł, w zależności od pojemności silnika pojazdu, co wynika bezpośrednio z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. 

O tym, które benefity wpływają na obliczanie podatku dochodowego, mówi orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13). Wskazano w nim, że za przychód pracownika mogą być uznane wyłącznie takie świadczenia, które łącznie spełniają trzy przesłanki:

• spełnienie świadczenia za zgodą pracownika (dobrowolność korzystania z benefitów);
• spełnienie świadczenia w interesie pracownika, a nie pracodawcy, oraz przyniesienie mu materialnych korzyści;
• korzyści wymierne i przypisane do indywidualnej osoby pracownika.

Benefity z reguły mają postać nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych od pracodawcy i jako takie stanowią przychód w podatku PIT. Tak będzie m.in. z pakietami ubezpieczeniowymi czy kartami sportowymi. Kwota abonamentu przypadająca na danego zatrudnionego, jaką opłaca pracodawca za pakiet benefitów dla podwładnych, stanowi dla niego wartość nieodpłatnego świadczenia. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik będzie korzystał z pakietu czy też nie. Od momentu pozostawienia świadczeń do jego dyspozycji, należy ich wartość ująć w podstawie wynagrodzenia.

Uwaga! Jeśli pracownik będzie pokrywał w części odpłatność za benefit, to przychodem do opodatkowania będzie różnica. 

Wiele ulg podatkowych związanych z benefitami pracowniczymi oraz zwolnienia podatkowe uwzględnia art. 21 ust. 1 ustawy o PIT. Z ulgi w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i ze zwolnień korzystają takie benefity jak:

• imprezy integracyjne – udział w niej nie jest równoznaczny z uzyskaniem przychodu przez pracownika, ponieważ nie ma podstaw, by świadczenie to, adresowane do wszystkich, można było przypisać indywidualnym uczestnikom jako ich wymierną korzyść;
• wartość ubioru służbowego, inaczej umundurowania, jeśli jego używanie zaliczane jest do obowiązków pracownika lub możliwe jest uzyskanie ekwiwalentu pieniężnego za taki ubiór;
• wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika z tytułu organizowanego przez pracodawcę dowozu pracownika autobusem w rozumieniu art. 2 pkt 41 ustawy Prawo o ruchu drogowym;
• wartość świadczeń przyznawanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, z wyjątkiem wynagrodzenia, jakie ten dostaje za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego;
• wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, ale jedynie do wysokości łącznie nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. 

Z podatku zwolnione są świadczenia dla pracowników finansowane w całości z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Badania z zakresu medycyny pracy, finansowane przez pracodawców, są świadczeniami na rzecz zatrudnionego, ale nie będą one spełniały warunków do opodatkowania. Natomiast inaczej jest z pakietami medycznymi, które bardzo często są oferowane pracownikom jako benefity. Otóż w następstwie zawarcia przez przedsiębiorcę na rzecz pracowników np. umowy świadczenia usług medycznych z daną firmą, bez względu na to, czy dane osoby uprawnione skorzystają z takich usług czy nie, powstanie przychód ze stosunku pracy. Stanowi on nieodpłatne świadczenie usług.

Natomiast nie będzie się do tej grupy zaliczała wartość rzeczywiście skonsumowanych usług medycznych, lecz wartość świadczenia uzyskanego przez pracownika, jakim jest możliwość skorzystania z takich usług. 

Jeśli dochodzi do nabycia przez pracodawcę w ramach benefitów dobrowolnych świadczeń medycznych na rzecz zatrudnionych, ci będą zobowiązani doliczyć swoim pracownikom wartość tych świadczeń do przychodów, następnie pobrać należną zaliczkę na PIT i odprowadzić ją do urzędu skarbowego. 

Wiesz już, że naliczane są podatki od benefitów. Jednak warto jeszcze pokusić się o rozwianie wątpliwości dotyczących uwzględnienia benefitów pracowniczych w deklaracji podatkowej PIT. Powinny one zostać doliczone do przychodu wynikającego z pracy i wpisane w poczet przychodu z nieodpłatnych czy częściowo odpłatnych źródeł.