Blisko milion zł kary dla Poczty Polskiej. "Doszło do konfliktu interesów"

Jak podano, UODO postanowił wszcząć postępowanie wyjaśniające z urzędu, które zostało poprzedzone otrzymaniem od spółki zgłoszenia naruszenia ochrony danych poprzez uzyskaniu przez osobę nieuprawnioną dostępu do danych osobowych zawartych w dokumencie PIT-11.

W toku postępowania urząd ustalił, że doszło do konfliktu interesu polegającego na braku możliwości zapewnienia niezależności działania IOD z uwagi na jednoczesne sprawowanie przez niego stanowiska związanego z przetwarzaniem danych osobowych.

Z nadesłanych wyjaśnień oraz załączonej dokumentacji wynikało, że funkcję IOD w organizacji sprawuje osoba, która jednocześnie nadzorowała swoją działalność w obszarze bezpośrednio związanym z działalnością administratora - wskazano.

Ponadto w komunikacie wskazano, że w toku postępowania okazało się, że spółka nie jest w stanie potwierdzić przeprowadzenia analizy konfliktów interesów w zakresie funkcji pełnionych przez IOD. Dodano, że w żadnym akcie wewnętrznym spółki nie określono pierwszeństwa sprawowanej funkcji przez IOD w przypadku zaistnienia konfliktu pomiędzy jego zadaniami oraz innymi obowiązkami wykonywanymi na rzecz administratora poza zakresem IOD.

UODO ustalił także brak możliwości wykazania przez spółkę przeprowadzenia analizy potwierdzającej istnienie właściwych warunków do wykonywania przez IOD swoich zadań w sposób prawidłowy jednocześnie z innymi powierzonymi mu obowiązkami w spółce.

Wskazano, że podstawą obliczenia kary administracyjnej była wartość obrotu spółki za rok 2024 wynikająca ze sprawozdania finansowego załączonego do wyjaśnień przedłożonych UODO.

Organ nadzorczy ocenił, że stwierdzone naruszenie ma charakter średniego poziomu. Wskazano, że na wymiar kary miało również wpływ dokonanie przez administratora późniejszych zmian w zakresie usytuowania w jej strukturach inspektora ochrony danych na skutek wyodrębnienia tej funkcji i ustaleniu jej bezpośredniej podległości zarządowi spółki. Spółka dokonała powyższej zmiany w toku trwającego postępowania administracyjnego przed wydaniem ostatecznej decyzji UODO.