Czym jest sprawozdanie finansowe i kto musi je wypełnić?

Sprawozdanie finansowe to dokument prezentujący informacje i wyniki rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Sytuacja jednostki jest przedstawiana w formie zestawień liczbowych. Zasady sporządzania sprawozdania finansowego określają zapiski ustawy o rachunkowości. Dane przekazywane są do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zakończenie roku bilansowego oznacza konieczność złożenia sprawozdania. Dzień sporządzenia sprawozdania finansowego nazywa się dniem bilansowym. Jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień bilansowy wypadnie wówczas 31 grudnia.

Gdzie istnieje obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego? W firmach, które muszą prowadzić księgi rachunkowe oraz w firmach, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Sprawozdanie może więc dotyczyć spółki kapitałowej, spółki jawnej, osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Liczy się metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonująca w firmie. Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza sprawozdanie finansowe wyłącznie w postaci elektronicznej.

Skonsolidowane sprawozdanie finansowe natomiast to sprawozdanie sporządzane dla grupy przedsiębiorstw, obejmujące dane jednostki dominującej i jednostek od niej zależnych. Zestawione jest w taki sposób, jakby grupa stanowiła jedną jednostkę.

Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania? Jest to obowiązek kierowników jednostki. Członków zarządu spółek kapitałowych, wspólników prowadzących sprawy spółek, komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej. Likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym, organów zarządzających innych jednostek.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? Jest to zadanie kierownika jednostki oraz osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Najczęściej jest to główny księgowy lub główna księgowa. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Sprawozdanie finansowe trzeba podpisać: podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym.

Wstęp sprawozdania finansowego to podstawowe informacje o firmie, właściwy jednostce sąd rejonowy itp. W dalszej części dokument musi zawierać: bilans (stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy), rachunki zysków i strat (wykaz oddzielnych przychodów, kosztów, zysków i strat), informacje dodatkowe, np. zasady polityki rachunkowości.

Do sprawozdania finansowego należy dołączyć: uchwałę zatwierdzającą dokumenty, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Jeśli sprawozdanie podlegało badaniu, należy dodatkowo zawrzeć opinie biegłego rewidenta. Dla spółek kapitałowych czy spółek komandytowo-akcyjnych istotne jest także zawarcie sprawozdania z działalności.

Sprawozdanie finansowe do KRS może być złożone wyłącznie online. Nie ma już możliwości złożenia do rejestru dokumentów finansowych w postaci papierowej. Usługa składania wniosku elektronicznie dostępna jest na stronie biznes.gov.pl. Tam znajduje się również instrukcja dalszego postępowania. Portal do składania dokumentów finansowych przyjmuje pliki podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki.

Sprawozdanie finansowe podlega sztywno ustalonym terminom. Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostateczny termin na sporządzenie sprawozdania to 31 marca.

Roczne sprawozdanie finansowe do KRS powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Będzie to 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Jednak terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych w 2022 r., czyli za rok 2021, zostały wydłużone o 3 miesiące. Oznacza to, że sprawozdanie można sporządzić i podpisać do 30 czerwca 2022 r. oraz zatwierdzić do 30 września 2022 r.

Sprawozdanie finansowe w przejrzysty sposób ukazuje działalność przedsiębiorstwa. Pomaga również jej przedstawicielom pomóc zaplanować inwestycje na przyszłe lata. Spółki jawne lub spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli m.in. mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro. Wówczas składają oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Za nieterminowe złożenie sprawozdania mogą jednak grozić określone sankcje, w tym grzywna, postępowanie przymuszające, rozwiązanie spółki itp.