Jak uzyskać dostęp do KSeF? Instrukcja ze screenami

Mimo, że wystawianie faktur w KSeF staje się obowiązkowe etapami i od 1 lutego 2026 r. dotyczy jedynie dużych firm - to z odbieraniem faktur jest inaczej. Faktura KSeF jest dostarczana kontrahentowi poprzez umieszczenie jej w systemie. Firmy, które je wystawiają, nie mają obowiązku dosyłania kontrahentom wizualizacji takiej faktury mailem czy drogą papierową. Jak sobie zatem poradzić?

Duzi przedsiębiorcy dysponują systemami księgowymi zintegrowanymi z KSeF. Natomiast mniejsi mogą korzystać bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów takich jak:

• Aplikacja Podatnika KSeF dostępna na stronie ksef.podatki.gov.pl.
• Aplikacja Mobilna KSeF – do pobrania na telefon.
• e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze nie muszą występować o żadne zgody, mają pełne uprawnienia właścicielskie - wystarczy się tylko uwierzytelnić.

Żeby to zrobić wchodzimy na stronę: https://ksef.podatki.gov.pl/ i wybieramy: Zaloguj się do KSeF albo Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.

Wyświetli nam się strona logowania. Z tego poziomu można również wybrać anonimowy dostęp do faktury, ale żeby skorzystać z tego rozwiązania musimy już dysponować Numerem KSeF faktury.

Następnie wybieramy sposób logowania.

Może to być:

• profil zaufany,
• podpis elektroniczny lub
• tzw. odcisk palca certyfikatu krajowego (to rozwiązanie dla osób, których podpis elektroniczny nie zawiera PESEL lub NIP, a więc będzie dotyczył bardzo niewielkiego grona użytkowników)

Najbardziej popularną metodą jest wybór profilu zaufanego, który w dalszej kolejności umożliwi nam dostęp przez bankowość elektroniczną.

Klikamy zatem "Zaloguj profilem zaufanym".

Następnie wpisujemy NIP firmy.

I uwierzytelniamy się poprzez złożenie podpisu.

Wybieramy, w jaki sposób, chcemy złożyć podpis.

Po uzupełnieniu żądanych pól i zatwierdzeniu w sposób właściwy dla danej formy podpisu nastąpi przekazanie danych do administracji publicznej i zostaniemy skierowani bezpośrednio do KSeF.

Tam, po lewej stronie klikając na zakładkę "faktury", będziemy mogli zarówno sami wystawić faktury, jak i zobaczyć oraz pobrać te, które przesłali nam nasi kontrahenci.

Jeśli jeszcze nie otrzymaliśmy żadnej faktury KSeF, lista będzie pusta.

Klikając na "wystaw fakturę" będziemy za to mogli sami wystawić fakturę KSeF. Przedsiębiorcy z obrotem w 2024 r. poniżej 200 mln zł taki obowiązek będą mieć dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a więc za 2 miesiące.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy