Notatka służbowa – co to jest?
Definicja notatki służbowej powszechnie przyjmowana w praktyce prowadzenia działalności gospodarczej wskazuje, że mamy tu do czynienia z dokumentem, jaki sporządza pracownik danej jednostki, niekoniecznie podmiotu gospodarczego, ale również organu administracji publicznej.
Zawiera ona fakty, jakie wystąpiły w danej sytuacji, której dotyczy. Wzór może wskazywać, że odnosi się ona do wypowiedzi, podjętych decyzji czy wystąpień. Może mieć postać zwykłej notatki, ale i przyjąć formę sprawozdawczą lub zawiadomienia o poczynionych postanowieniach.
Można wyróżnić co najmniej kilka jej rodzajów, w zależności od tego, czego dotyczy.
Jak napisać notatkę służbową?
Nie ma jednego, zawsze przyjmowanego za słuszny, wzoru notatki służbowej. Prawo również go nie wskazuje. Każdy podmiot może więc opracować własny wzór, ale powinna ona niezmiennie zawierać takie elementy jak:
- data sporządzenia,
- miejsce sporządzenia notatki,
- nazwisko autora,
- temat notatki,
- poczynione ustalenia,
- dane ewentualnego odbiorcy.
Notatka powinna w zwięzły sposób przedstawiać obiektywnie przebieg zdarzenia. Czy musi zawierać podpis pracownika? Jeśli jest przygotowywana przez niego, to jak najbardziej.
Czego dotyczy notatka służbowa?
Najczęściej notatka służbowa może dotyczyć różnych zachowań pracowników, ale i zdarzeń powiązanych ze stosunkiem pracy. Jej przedmiotem mogą być:
- spotkania – wszystkich czy niektórych pracowników,
- rozmowy telefoniczne,
- zdarzenia,
- kontrole,
- korespondencja,
- przykłady niesubordynacji wśród pracowników.
Natomiast bezprawne jest tworzenie notatek służbowych ze zdarzeń, które nie są związane z przebiegiem zatrudnienia. Nie mogą one zawierać nieprawdziwych informacji lub obraźliwych słów.
Zasadniczo przyjmuje się, że w miejscu pracy wykorzystywane są notatki służbowe dotyczące faktów, które wpływają w pewien sposób na wykonywanie pracy.
Kto może sporządzić notatkę służbową?
Czy są osoby szczególnie uprawnione do sporządzenia notatki służbowej? Nie ma przepisów, które by to regulowały, dlatego przyjmuje się, że właściwie każdy pracownik może stworzyć notatkę służbową dotyczącą wykonywania zadań. Zwykle jednak przygotowywane są one przez bezpośrednich przełożonych zatrudnionego.
Do czego służy notatka służbowa?
Głównym celem sporządzenia notatki służbowej jest poinformowanie np. przełożonych o zaistniałym fakcie w sformalizowany sposób. Najczęściej notatka tego rodzaju jest wykorzystywana w dwóch celach. Może służyć np. pozyskaniu argumentu dotyczącego nałożenia kary na pracownika. Jednak często jest ona wykorzystywana w pozytywnym wymiarze, np. dla potwierdzenia zaangażowania zatrudnionego, czy jego szczególnych osiągnięć przyczyniających się do otrzymania nagrody, premii czy nawet awansu.
Zdarza się, że przygotowywana jest notatka służbowa z odmowy wykonania polecenia, a jej wzór dotyczy wszelkich nieprawidłowych zachowań pracownika. Mówimy wówczas o notatce dyscyplinującej, która jest stosowana w kwestiach związanych z notorycznym łamaniem przez zatrudnionych przepisów BHP czy częstymi spóźnieniami lub nienależytym wykonywaniem obowiązków. Notatka staje się podstawą nałożenia kary porządkowej.
Czy notatka służbowa jest dokumentem?
W przypadku notatek tworzonych na gruncie funkcjonowania państwowych instytucji wszystkie sporządzone notatki służbowe spełniają definicję informacji publicznej. Informacją tego rodzaju są z kolei wiadomości tworzone przez władze publiczne lub odnoszące się do nich albo do innych podmiotów wykonujących funkcje publiczne. Do takich dokumentów każdy obywatel może uzyskać dostęp, ponieważ są jawne.
Przechowywanie notatek służbowych
W niektórych podmiotach gospodarczych istnieje ewidencja notatek służbowych w formie księgi lub zapisu cyfrowego.
Na podstawie rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej wśród dokumentów obowiązkowo archiwizowanych na gruncie stosunku pracy nie ma notatek służbowych. Notatki te mogą jednak znaleźć się w aktach osobowych zatrudnionych w momencie, gdy dotyczą wymierzonych kar porządkowych. Może być to m.in. notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej. Jej wzór w każdym przedsiębiorstwie może być inny.
Inne notatki, które nie dotyczą wymierzania kar porządkowych, nie mają prawa znajdować się w teczce pracowniczej. Jeśli zdarzy się, że nakładana jest kara np. w związku z notatką służbową za złe zachowanie, wzór zachowania w takim przypadku nakazuje jej usunięcie, ponieważ Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą. Z akt osobowych powinna więc zostać usunięta także notatka służbowa dokumentująca fakt jej nałożenia, czy argumentująca karę.