Outsourcing – czym jest i na czym polega?

Anglojęzyczne pojęcie outsourcingu być może nie jest dobrze rozumiane przez polskich przedsiębiorców, ale co ciekawe, wielu korzysta z takich usług. Co to właściwie jest? Otóż outsourcing jest zjawiskiem zlecania czy oddelegowania pewnych zadań realizowanych w przedsiębiorstwie na zewnątrz. Stąd też nazwa. Outsourcing to pojęcie powstałe właściwie z trzech słów:

• outside – na zewnątrz,
• resource – zasoby,
• using – użycie.

W praktyce więc outsourcing to korzystanie z zasobów zewnętrznych dostarczanych przez różnego rodzaju podmioty. 

Jeśli przedsiębiorstwo decyduje się na skorzystanie z outsourcingu, to pewne funkcje, jakie dotychczas spełniało na własną rękę, oddaje do wykonywania przez inną firmę czy osobę. Wyróżnia się przy tym dwa główne rodzaje outsourcingu:

• zewnętrzny, inaczej kontraktowy,
• wewnętrzny, inaczej kapitałowy.

Outsourcing zewnętrzny polega na tym, że pewne zadania powierza się firmie zewnętrznej, np. księgowość czy sprzątanie biura. Natomiast w przypadku outsourcingu kapitałowego zwykle na bazie istniejącego przedsiębiorstwa tworzy się spółkę córkę, na którą nakłada się obowiązek realizacji zadań z założonego obszaru działalności. 

Nie należy jednak mylić outsourcingu z nawiązywaniem współpracy na podstawie umów-zleceń. W przypadku takich kontraktów występuje układ, gdzie jedną stroną jest zlecający, a drugą odbiorca zlecenia. W outsourcingu chodzi o partnerską współpracę nawiązywaną między firmami, które pozostają na takim samym poziomie zależności. Obie strony są w tym stosunku "wygrane". 

W ramach outsourcingu oddaje się do wykonywania przez zewnętrzne podmioty głównie te zadania, które są dalekie od głównego nurtu działalności firmowej. Najlepiej widać to na przykładach outsourcingu:

• Outsourcing księgowości – bardzo częsty przykład oddelegowania działań związanych z księgowaniem i rozliczaniem podatkowym transakcji do biura rachunkowego zamiast tworzenia w firmie działu księgowego czy zatrudniania głównego księgowego na etacie.
• Outsourcing usług sprzątających – znajduje zastosowanie w większości firm.
• Outsourcing gastronomiczny – kiedy firma powierza dostarczanie cateringu pracownikom, zamiast utrzymywać we własnych strukturach stołówkę.
• Outsourcing usług ochroniarskich – firma ochroniarska świadczy odpowiednie usługi ochrony dla danego obiektu i pracujących w nim osób.
• Outsourcing usług IT – z pełną obsługą serwisową i konserwatorską dla różnego rodzaju firm.
• Outsourcing reklamowy – firma powierza agencji marketingowej przeprowadzenie kampanii promocyjnej albo stałą obsługę w takim zakresie.

Zastosowanie outsourcingu wiąże się z wieloma korzyściami, jakie odnosi firma oddelegowująca zadania do firmy podejmującej się outsourcingu określonych usług. Wśród nich należy wymienić:

• Zmniejszenie kosztów ponoszonych w związku z dokonywaniem konkretnych działań – zlecenie np. obsługi księgowej najczęściej wiąże się z wypracowaniem pożądanych oszczędności w porównaniu z kosztami utrzymywania komórki czy działu księgowego.
• Możliwość skoncentrowania się przedsiębiorstwa na rozwoju głównej dziedziny swojej działalności, co prowadzi do zwiększenia wydajności.
• Uwolnienie zewnętrznych zasobów, łącznie z tymi najcenniejszymi, jakimi są sami pracownicy.
• Zwiększenie jakości usług uzyskiwanych od firm outsourcingowych – specjaliści zajmują się tym, w czym są wykwalifikowani.
• Możliwość redukcji zatrudnienia, co przynosi korzyści finansowe.
• Podział i zmniejszenie ponoszonego przez firmę ryzyka.
• Zwiększenie elastyczności działania. 

Jednak korzystanie z usług outsourcingowych wiąże się z pewnymi zagrożeniami, których powinieneś być świadom. Mogą pojawić się w związku z nimi ukryte koszty. Traci się całkowitą kontrolę nad działaniami oddelegowanymi na zewnątrz. Może pojawić się problem ze spadkiem motywacji zespołu pracowniczego, skoro pracę niektórych działów już zastąpiono w firmie outsourcingiem. Niepewność podwładnych co do utrzymania stanowiska wprowadza nerwową atmosferę w środowisku zakładu. Niekiedy outsourcing rodzi ryzyko ujawnienia zewnętrznym podmiotom wrażliwych, kluczowych danych firmowych.

Dlatego przed podpisaniem umowy outsourcingowej warto sprawdzić we wszechstronny sposób to, komu powierzasz wykonywanie niektórych działań firmowych.