Outsourcing Kadr i Płac – stabilność procesów w czasach zmian przepisowych

Firmy zobowiązane są naliczyć i wypłacić wynagrodzenie każdemu pracownikowi, świadczącemu na ich rzecz pracę. Jednakże obserwowany trend częstych nowelizacji w ustawodawstwie dezorganizuje pracę wielu przedsiębiorstw i stanowi zagrożenie dla ich biznesu, bowiem tempo zmian często jest szybsze niż ich adaptacja.

W momencie, gdy trzeba naliczyć wynagrodzenie dla kilkuset albo kilku tysięcy pracowników problemy nawarstwiają się. Mogą wystąpić błędy skutkujące konsekwencjami zarówno w postaci odsetek od wynagrodzeń za nieterminowe wypłaty właściwego wynagrodzenia, karami ze strony urzędów, a także niezadowoleniem pracowników – dla których taka sytuacja może być bodźcem do odejścia z firmy.

Powyższe problemy powodują, że przedsiębiorstwa stają się mniej konkurencyjne na rynku – tracą cennych pracowników i są obciążone dodatkowymi kosztami – często naprawdę wysokimi.

Widmo zagrożeń, które pojawiło się wraz z kolejnymi nowelizacjami prawa, skłoniło przedsiębiorców do poszukiwania rozsądnych rozwiązań. Wielu z nich podjęło dosyć szybkie działania w kierunku przejścia na outsourcing najbardziej wrażliwego na ostatnie zmiany obszaru w organizacji – kadr i płac.

Paweł Żak, Dyrektor Business Cloud&BPO w Unit4 Polska wskazuje, że obserwowane od początku roku zwiększenie zainteresowania usługami outsourcingu w obszarze kadrowo-płacowym wynika z trzech istotnych czynników.

Po pierwsze, według oceny eksperta, ustawodawca zaskakując przedsiębiorców zmianami, stawia ich przed trudnym zadaniem – w dosyć krótkim czasie muszą oni zrealizować procesy płacowe zgodnie ze znowelizowanymi przepisami. Taka sytuacja wywołuje duży stres oraz niechęć u pracowników działów HR, bowiem są oni obciążeni dużą odpowiedzialnością – jakiekolwiek pomyłki w zakresie płac mogą pociągać za sobą poważne kary finansowe. Ryzyko popełnienia możliwych błędów jest istotnym powodem, który przemawia za tym, by tę odpowiedzialność przełożyć na zewnętrznego dostawcę usług kadrowo-płacowych.

Drugim elementem, na który zwraca uwagę Paweł Żak z Unit4 Polska, jest duży nacisk na specjalistów HR ze strony pracowników firmy, czyli np. nieuzasadnione pretensje z tytułu nieoczekiwanych zmian w kwocie netto wypłat. Wykonujący swoje obowiązki kadrowi nie mają wpływu na regulacje, które oddziałują na obniżenie pensji, jaką dostaje na swoje konto pracownik. A to najczęściej na nich spada grad niezadowolenia. Taką sytuację, a także tworzenie grup wsparcia dla pracowników działów kadr i płac można było zauważyć na początku 2022 roku.

Ostatni powód to wzrost rotacji wśród ekspertów HR, którzy czując nacisk z każdej praktycznie strony, odchodzą z zawodu. Jest to kolejny problem, z którym mierzy się przedsiębiorca. W takiej sytuacji – by nie stracić ciągłości wykonywanych zadań – jest on zobowiązany w dosyć krótkim czasie zatrudnić nową osobę. Wiąże się to z koniecznością przeprowadzenia rekrutacji i wdrożenia nowego specjalisty. Cały proces rozciąga się w czasie, a jak wiadomo – czas ma tutaj kluczowe znaczenie. Dlatego uniezależnienie się od tego ryzyka jest dla przedsiębiorcy kluczowym czynnikiem. Rozwiązania poszukuje u zewnętrznego dostawcy usług, który jest w stanie zrekompensować to zagrożenie i dać poczucie bezpieczeństwa kadrowego w obsługiwanej firmie.

Usługa outsourcingu w zakresie kadr i płac ma znacząca przewagę nad utrzymywaniem własnego działu kadr i płac, ponieważ dostawca zewnętrzny, taki jak np. Unit4 Teta, dysponuje dużym zespołem obsługi klienta i jest w stanie znacznie sprawniej kompensować wszystkie sytuacje losowe, np.: zwolnienie się pracownika, jego absencję chorobową, urlop czy inne przypadki losowe.

Bardzo ważną zaletą jest również oprogramowanie dostarczane przez Unit4 Teta klientom w ramach usługi outsourcingu kadrowo-płacowego.

"Udostępniamy klientom nasze renomowane aplikacje Teta HR i Teta ME, dzięki którym mogą oni sprawnie uczestniczyć w procesach kadrowo-płacowych, zarówno z poziomu działu HR, jak i wszystkich pracowników oraz przełożonych – opowiada Paweł Żak – Dostarczamy możliwość samoobsługi dla pracowników i managerów. Podstawowe funkcjonalności, które są już wręcz niezbędne w takich aplikacjach, to elektroniczny obieg wniosków o absencję, elektroniczny PIT, elektroniczne paski płacowe oraz e-dokumenty RMUA" – wylicza.

Unit4 Teta kieruje swoją ofertę do dużych firm i organizacji. W ramach outsourcingu firma świadczy dwa rodzaje usług: kadrowo-płacowe i płacowe.

W usłudze kadrowo-płacowej realizacja zarówno procesów kadrowych jak i płacowych znajduje się po stronie Unit4 Teta, jako dostawcy obsługi payroll. Z kolei po stronie klienta niezbędni są tzw. koordynatorzy, którzy decydują o zatrudnianiu, bądź zwalnianiu pracowników.

W usłudze płacowej Unit4 Teta udostępnia klientowi aplikację Teta HR, za pomocą której realizuje on wszystkie swoje procesy kadrowe. Wówczas to osoby z działu kadr klienta koordynują komunikację oraz przepływ informacji z zespołem dostawcy oprogramowania, realizującego usługi płacowe w tej samej aplikacji i na podstawie tych samych danych.

Zdarza się, że hamulcem w procesie decyzyjnym jest wizja skomplikowanego procesu wdrożenia nowej usługi. Otóż w tym zakresie warto zwrócić uwagę na dwie kwestie: doświadczenie dostawcy oraz wypracowany system konfiguracji. Są to kluczowe aspekty, które zdecydowanie ułatwiają szybkie przejście na usługi outsourcingu.

Wartym zaznaczenia jest jeden istotny fakt: Unit4 Teta jest wiodącym producentem oprogramowania do obsługi procesów kadrowo-płacowych w Polsce i jako taki posiada kompletną wiedzę na temat zmian w przepisach i dostosowuje do nich funkcjonowanie systemu. Nad aktualizacjami, wynikającymi ze zmian przepisów, pracuje na co dzień sztab analityków i prawników, którzy na bieżąco śledzą i interpretują regulacje prawne oraz weryfikują zgodność oprogramowania z wytycznymi. Stąd również specjaliści HR obsługujący outsourcing w zakresie kadr i płac z ramienia Unit4 otrzymują najwyższej jakości wsparcie merytoryczne i praktyczne. To pierwsze zapewniają analitycy, a drugie – specjaliści IT, tworzący aplikacje i programy dostosowane do aktualnie obowiązujących przepisów.

W większości przypadków przejście z wewnętrznego działu HR na outsourcing kadrowo-płacowy dla bardzo dużej firmy zajmuje około czterech miesięcy, z czego połowa tego czasu to etap testowy. Tak dokładna i długotrwała faza weryfikacji pozwala sprawdzić wszystkie procesy pod względem merytorycznym i uzyskać zgodność wyników. Dzięki temu zyskuje się gwarancję bezbłędnej obsługi i płynności procesów.

Wdrożenie usługi odbywa się w czterech etapach:

1. konwersja danych, czyli migracja danych z poprzedniego rozwiązania informatycznego do nowego,
2. konfiguracja aplikacji pod specyficzne składniki płacowe konkretnego klienta,
3. testy, generowanie odpowiednich raportów z list testowych: wypłaty, przelewy bankowe i pliki do systemów finansowo-księgowych,
4. uruchomienie produkcyjne i naliczanie rzeczywistych list płac.

Outsourcing kadr i płac jest rozwiązaniem, które bardzo mocno wspiera przedsiębiorstwa w obowiązkach kadrowo-płacowych. Przekierowanie na zewnątrz administracji kadrowej oraz naliczania wynagrodzeń pozwoli na obniżkę kosztów, zapewni jakość wykonywanych usług, a przede wszystkim zagwarantuje bezpieczeństwo prawne. Dostawca oprogramowania oraz świadczeniobiorca w jednym, to rozwiązanie idealnie dopasowane do czasów ciągłych zmian, w których żyjemy