Podanie o przedłużenie umowy o pracę - kiedy i jak napisać?

Podanie o przedłużenie umowy o pracę to oficjalny dokument kierowany do pracodawcy, w celu wyrażenia przez pracownika chęci kontynuowania współpracy. Najczęściej podanie składane jest w momencie, gdy pracodawca nie informuje pracownika o przedłużeniu współpracy, a jego umowa wkrótce wygaśnie. 

Ile razy pracodawca może przedłużyć umowę na czas określony? Warto wiedzieć, że zgodnie z przepisami zawarcie umowy o pracę na czas określony możliwe jest wyłącznie trzykrotnie w sumie na okres nie dłuższy niż 33 miesiące + 3 miesiące próbne. Jeżeli więc pracownik pracuje u tego samego pracodawcy powyżej 33 miesięcy lub/i pracodawca chce zawrzeć z nim umowę na czas określony po raz czwarty, wówczas automatycznie umowa ta stanie się umową na czas nieokreślony.

Podanie o przedłużenie umowy o pracę w większości przypadków składane jest w sytuacji, kiedy umowa na czas określony dobiega końca, a pracodawca nie przekazał pracownikowi informacji o jej przedłużeniu lub też zrezygnowaniu z chęci dalszej współpracy. Podanie warto jednak złożyć na tyle wcześnie, aby w przypadku odrzucenia, mieć szansę na złożenie wypowiedzenia z uwzględnieniem jego ustalonego okresu.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę natomiast zależny jest od stażu pracy w firmie. Jeżeli pracownik zatrudniony został na okres mniej niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodni, pracownikowi zatrudnionemu od 6 miesięcy do 3 lat przysługuje okres wypowiedzenia 1 miesiąca, z kolei okres wypowiedzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę powyżej 3 lat, wynosi 3 miesiące.

W związku z tym podanie o przedłużenie umowy o pracę należy złożyć:

• na 3-4 tygodnie wcześnie, jeśli okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie,
• na 4-6 tygodni wcześniej, jeśli okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc,
• na 3,5 miesiąca wcześniej, jeśli okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku kobiet w ciąży. Mianowicie, jeżeli kobiecie w ciąży kończy się umowa o pracę, wówczas przedłużenie powinno nastąpić automatycznie. Okres zatrudnienia w takim przypadku będzie trwał aż do dnia porodu. Automatyczne przedłużenie umowy o pracę nie nastąpi, jednak jeżeli:

• umowa została zawarta na okres krótszy niż miesiąc,
• kobieta została zwolniona dyscyplinarnie,
• kobieta została zatrudniona na zastępstwo,
• zakład pracy ogłosił likwidację lub bankructwo.

Wniosek o przedłużenie umowy o pracę jest dokumentem formalnym, dlatego też musi być on nie tylko kompletny i odpowiednio sporządzony, ale i sformatowany we właściwy sposób. Co powinno zawierać podanie o przedłużenie umowy o pracę? W dokumencie powinny znaleźć się informacje, takie jak:

• data i miejsce sporządzenia dokumentu,
• imię i nazwisko pracownika,
• stanowisko i tytuł zawodowy pracownika,
• dane kontaktowe (nr telefonu lub/i adres mailowy)
• dane przełożonego,
• nazwa i adres firmy.

Jakie powinno być uzasadnienie podania o przedłużenie umowy o pracę? Uzasadnienie to najważniejsza część dokumentu, w której należy wyjaśnić m.in. w jakim celu podanie zostało napisane oraz o jaką umowę chodzi. Pracownik powinien uzasadnić, jak do tej pory wyglądała współpraca oraz jakie obowiązki były przez niego wykonywane. W uzasadnieniu podania o przedłużenie umowy warto również wskazać, jakie cele pracownik chciałby zrealizować, jeżeli umowa zostałaby przedłużona oraz dlaczego pracodawca zyska na podpisaniu z nim kolejnej umowy. Należy również wskazać, kiedy kończy się dana umowa. Na końcu należy złożyć własnoręczny podpis.

Prawo nie określa terminu, w jakim pracodawca rozpatruje podanie o przedłużenie umowy o pracę. Może być to jeden dzień, kilka dni lub nawet kilka tygodni, w związku z czym zaleca się, aby dokument ten został złożony odpowiednio wcześnie przed zakończeniem stosunku pracy.

Zgodnie z przepisami prawa pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika z wyprzedzeniem o zamiarze braku kontynuowania współpracy. Oznacza to, że tak naprawdę do ostatniego dnia trwania umowy, pracodawca nie musi mówić pracownikowi o tym, czy chce przedłużyć z nim umowę, czy też chce zakończyć współpracę.

W niektórych przypadkach możemy jednak mieć do czynienia z tzw. milczącym przedłużeniem umowy. Na czym to polega? W takim przypadku pracodawca nie informuje pracownica o przedłużeniu umowy, ale jednocześnie pracownik dalej wykonuje u pracodawcy pracę i zlecone przez niego zadania. Umowa o pracę powinna zostać co do zasady zawarta pisemnie, lecz jej ustna wersja również będzie wiążąca i ważna, co oznacza, że za wykonywanie obowiązków zleconych przez pracodawcę po wygaśnięciu umowy, pracownik ma prawo domagać się wynagrodzenia i udzielenia należnego urlopu.