Czy prowadzenie biznesu bez podpisu elektronicznego jest możliwe? Oczywiście, ale czy warto generować dodatkowe koszty i tracić czas, skoro można podpisywać dokumenty online? Tomasz Plata, współzałożyciel Autenti, opowiedział w webinarze Money.pl, jak banalnie proste jest sygnowanie dokumentów online i jak skutecznie usprawnia to każdy biznes.
Korzystanie z Autenti - platformy do podpisywania dokumentów przez internet - jest bardzo proste. Sprowadza się do zalogowania na nią na dowolnym urządzeniu z dostępem do sieci. Żeby wysłać dokument wystarczy przeciągnąć plik z jego treścią w odpowiednie miejsce i wypełnić dane podpisujących go stron. Żeby złożyć podpis – kliknąć w otrzymany na maila link, który przekierowuje bezpośrednio do dokumentu.
Co ważne, odbiorca nie musi niczego instalować. Korzysta jedynie z przeglądarki internetowej. Nie musi też mieć konta w Autenti czy posiadać dodatkowych urządzeń, ani płacić za podpisanie dokumentu.
– Większość dokumentów na naszej platformie jest podpisywana w ciągu 15 minut od momentu ich nadania – zapewniał Tomasz Plata, współzałożyciel i członek zarządu Autenti, podczas webinaru "Podpis elektroniczny. Wygodny dodatek czy konieczność?". - To możliwe, ponieważ większość z nas korzysta ze smartfonów, co z kolei pozwala zapoznać się z treścią dokumentu w dowolnym miejscu oraz złożyć pod nim oświadczenie woli. Autenti przyjmuje tu rolę "zaufanej strony trzeciej". Zbieramy niejako "materiał dowodowy", bo musimy udowodnić w przypadku sporu, że dokumenty trafiły do właściwych osób i że te konkretne osoby złożyły na nich swoje podpisy.
Klik – i podpisane
Jak dokładnie wygląda proces podpisania dokumentu w formie elektronicznej?
Odbiorca dokumentu otrzymuje na swój adres e-mail wiadomość z platformy Autenti z niepowtarzalnym linkiem. Po kliknięciu w niego, na ekranie urządzenia odbiorcy wyświetlony zostaje komplet dokumentów nadanych do podpisu . Po zapoznaniu się z nim, klika w przycisk "Podpisz", składając w ten sposób podpis elektroniczny.
Nadawca dokumentu ma wgląd w to, na jakim etapie jest cały proces. Widzi, gdy adresaci wyświetlili dokumenty i gdy zostały złożone podpisy. Może – jeśli uzna to za stosowne – wysłać adresatowi przypomnienie o oczekujących na podpis dokumentach.
W ramach konta firmowego jest możliwość nadania różnych uprawnień poszczególnym pracownikom. W ten sposób wskazujemy osoby decyzyjne oraz te, które np. jedynie opiniują dokumenty.
– Nadawca dokumentu wskazuje rolę odbiorcy. Może przykładowo zaznaczyć, by dana osoba wyłącznie parafowała dokument. Niektórzy adresaci chcą mieć go tylko do wglądu. W całym procesie może być przecież więcej niż dwóch podpisujących. Wszystkie podpisane w ramach jednego procesu dokumenty, spinamy w jeden, ten sam, integralny plik, pod którym, co ważne - podpisujemy się tylko raz bez względu na ilość dokumentów lub załączników – mówił podczas webinaru gość Money.pl.
Oszczędności sięgają nawet 80 procent
Dla przedsiębiorców podstawową korzyścią z e-podpisu jest oszczędność czasu. Kontrahenci doceniają łatwość zawarcia umowy i ekspresowe tempo tego procesu. Tradycyjne wysyłanie dokumentów kosztuje – to ludzka praca, papier, koszty druku i samej wysyłki, np. kuriera czy poczty. Zmniejszenie kosztów to kolejna korzyść wynikająca z używania podpisu cyfrowego.
– Oszczędności widać już w pierwszym miesiącu po przejściu firmy na elektroniczny obieg dokumentów i e-podpis. Sięgają 70, a nawet 80 procent w porównaniu do modelu tradycyjnego – wylicza ekspert Autenti.
Do tego dochodzi ograniczenie kosztów środowiskowych jak transport, papier i wysyłka dokumentów drogą tradycyjną, co nie pozostaje bez wpływu na tzw. "ślad węglowy".
E-podpis a prawo
Zasady używania elektronicznych podpisów są precyzyjnie opisane przez prawo – zarówno polskie, jak i unijne. Stanowi ono, że podpis elektroniczny jest skuteczny i może być z powodzeniem używany w obrocie gospodarczym.
– Znamy od 2017 roku wiele wyroków sądowych, które w każdym przypadku potwierdzały skuteczność umów zawieranych w formie elektronicznej, tak więc przepisy prawa wychodzą nam naprzeciw – tłumaczy Tomasz Plata. – Ograniczenia wynikają raczej z mentalnych przyzwyczajeń. Przez lata podpisywaliśmy dokumenty na papierze i czuliśmy się bezpiecznie. Ale proszę się zastanowić, na ile my tak naprawdę jesteśmy pewni, kto rzeczywiście te przesłane papierowe wersje dokumentów podpisał? Skąd mamy pewność, które treści były faktycznie oryginalne? Do tego 10 procent dokumentów w ogóle ginie po drodze. W procesie elektronicznym, kiedy ktoś inny – w tym przypadku platforma Autenti – staje w roli zaufanej strony trzeciej, o wiele trudniej o potencjalne fraudy czy oszustwa, a wysłane na platformę dokumenty pozostają tam w archiwum, kiedy trzeba do nich wrócić ponownie wrócić w przyszłości.
Jeden podpis dla 92 procent dokumentów
Na gruncie prawa istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych, przy czym dwa z nich są powszechnie używane. Pierwszy to bazowy podpis elektroniczny, czyli taki, w którym autoryzacja osoby podpisującej następuje na podstawie adresu e-mailowego.
– Jeśli nie mamy pewności, że adres e-mailowy, na który wysyłamy dokument, rzeczywiście należy do właściwej osoby i chcemy podnieść poziom autoryzacji, możemy skorzystać z funkcji wysyłania dodatkowych kodów SMS. Tak jak przy przelewie bankowym. Jeśli podpisujący nie wpisze tego kodu we właściwym momencie, to platforma uniemożliwi mu złożenie oświadczenia woli. Jest to bardziej zaawansowana, rozszerzona forma autoryzacji odbiorcy – wyjaśnia Plata.
Ta forma podpisywania dokumentów ma zastosowanie w ponad 90 procentach dokumentów w obrocie gospodarczym.
W kilku wybranych przypadkach potrzebujemy - zgodnie z prawem - podpisu w formie kwalifikowanej, czyli z użyciem kwalifikowanego certyfikatu. Taki podpis jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Jest on wymagany np. przy umowie leasingowej czy umowie pośrednictwa w nieruchomościach.
– Na platformie Autenti można użyć wszystkich dostępnych rodzajów podpisów elektronicznych, co więcej – pod jednym dokumentem. Czyli możemy podpisywać dokumenty przy użyciu każdego rodzaju autoryzacji – dodaje Plata.
E-podpis - nie tylko dla prezesa
Z podpisu elektronicznego może korzystać każda firma, niezależnie od wielkości i branży. Jak wylicza gość money.pl, już 5 podpisanych miesięcznie dokumentów zrównoważy koszty związane z inwestycją w rozwiązanie cyfrowe.
– Już od 6 podpisanego dokumentu zaczyna się bardzo konkretna korzyść finansowa wynikająca z używania formy cyfrowej – dodaje Tomasz Plata.
Istotne jest to, że podpis elektroniczny to rozwiązanie, które powinno być dostępne dla wszystkich, a nie tylko kluczowych osób w firmie.
Często jest tak, że szef czy prezes mają kwalifikowany podpis elektroniczny, z którego korzystają rzadko, a większość dokumentów w firmie wciąż występuje w formie papierowej. Tymczasem z podpisu powinny korzystać wszystkie zespoły, które przesyłają dokumenty między sobą oraz wysyłają je do klientów lub kontrahentów.
Wdrożenie e-podpisu w 15 minut
– Kiedy pojawiła się idea zrobienia małej rewolucji na rynku podpisów elektronicznych, od razu powiedzieliśmy sobie, że to rozwiązanie ma być łatwe w obsłudze. I tak jest. Autenti to rozwiązanie, w którym dokumenty podpisujesz jednym kliknięciem – zapewnia współzałożyciel Autenti.
Co więcej, już 15 minut po założeniu konta można wysłać swój pierwszy dokument do podpisu. – To jest tak proste jak założenie konta na Spotify lub rachunku bankowego – wszystko w internecie, ale z poszanowaniem przepisów prawa i z przetwarzaniem danych w bardzo bezpieczny sposób – wyjaśnia Tomasz Plata.
Zabezpieczenia. Jak w banku
Tu należy dodać, że wszystkie przesyłane przy pomocy Autenti dokumenty są szyfrowane i przechowywane w taki sposób, by nikt – w tym pracownicy platformy – nie miał do nich dostępu.
To standardy na poziomie zabezpieczeń bankowych, zresztą Autenti z bankami czy firmami ubezpieczeniowymi współpracuje na co dzień i rozwiązania oraz zabezpieczenia stosowane przez firmę wielokrotnie były – i wciąż są – weryfikowane.
Z platformy Autenti można korzystać w modelu abonamentowym.
Najtańszy plan to wydatek 69 zł netto miesięcznie za użytkownika przy płatności za rok z góry.
Plan premium – który zawiera dodatkowe udogodnienia przydatne głównie do obiegu dokumentów wewnątrz firmy – kosztuje 119 zł miesięcznie za użytkownika przy płatności za rok z góry. Oferowane są również rozwiązania Enterprise, które z kolei są wyceniane i konfigurowane według potrzeb klienta.
Partner treści: Autenti