Tak urząd dostarczy pismo. Zmiany od 2026 roku

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych do 31 grudnia 2025 r. obowiązywał okres przejściowy we wdrażaniu e-Doręczeń, czyli czas na dostosowanie się do zmian.

Od 2026 r. większość podmiotów publicznych jest zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu doręczania pism. Oznacza to, że muszą one posiadać adres do e-Doręczeń (ADE) i nie mogą już uzasadniać ewentualnych problemów z systemem brakiem gotowości organizacyjnej. Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne.

Do końca 2025 r. prowadzenie korespondencji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP było równoważne e-Doręczeniom. Od 1 stycznia ePUAP jest nadal dostępny dla użytkowników, ale w bardzo ograniczonym zakresie - tylko tam, gdzie przepisy to wyraźnie przewidują, np. w sytuacji, gdy podmiot niezadowolony z decyzji administracyjnej będzie chciał złożyć na nią skargę w postępowaniu administracyjnym.

Brak ADE w jednostkach publicznych będzie skutkował ryzykiem nieważności doręczeń, a próby korzystania z ePUAP czy listów poleconych zamiast z e-Doręczeń bez wyraźnej podstawy prawnej mogą być uznane za nieskuteczne - powiedział radca prawny w kancelarii Olesiński i Wspólnicy Aleksy Zięba, cytowany przez PAP.

Resort cyfryzacji podkreślił, że funkcjonowanie oraz dostęp do kont użytkowników oraz skrzynek w ePUAP będzie możliwy do 30 września 2029 r. Ministerstwo zaznaczyło jednak, że od 1 stycznia dla osób i firm niemożliwe już jest skuteczne doręczanie pism przez ePUAP w większości spraw. Oznacza to, że można wysłać pismo przez ePUAP, ale w większości przypadków prawdopodobnie nie zostanie ono skutecznie doręczone. Podobnie sytuacja wygląda, jeśli organ będzie chciał wysłać pismo przez ePUAP do osoby fizycznej lub firmy.

Natomiast jednostki publiczne mogą wzajemnie wysyłać sobie dokumenty na skrzynki ePUAP do 30 września 2029 r. ADE i skrzynkę do e-Doręczeń można założyć przez stronę https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen lub mObywatel.gov.pl. Najpierw trzeba się uwierzytelnić. Można to zrobić przez kod QR wygenerowany w mObywatelu, profil zaufany, bankowość elektroniczną, eID lub e-Dowód.

Następnie należy wypełnić wniosek i podpisać go elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku obywatel otrzyma na adres e-mail podany we wniosku.

W następnej kolejności należy aktywować usługę e-Doręczeń. Można to zrobić po zalogowaniu się do strony mObywatel.gov.pl. Następnie należy wybrać opcję "Twoje skrzynki" i kolejno - "Aktywuj". Na podany adres e-mail przyjdzie informacja, że skrzynka jest aktywna i można z niej korzystać.

Gdy użytkownik aktywuje skrzynkę, będzie otrzymywał na nią korespondencję od podmiotów, które już używają e-Doręczeń. Z tego powodu należy ją regularnie sprawdzać.

ADE można założyć u operatora wyznaczonego, czyli Poczty Polskiej - wtedy e-Doręczenia będą bezpłatne lub u komercyjnych dostawców za opłatą. W przypadku popełnienia błędu resort cyfryzacji zaleca, by obywatel czekał na odrzucenie wniosku i złożył nowy dopiero, gdy to się wydarzy.

Aby sprawdzić czy urząd, do którego chce się wysłać korespondencję, korzysta już z e-Doręczeń, można wejść na tę stronę.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.

e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla większości instytucji publicznych w całej Polsce, dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz dla firm rejestrujących się w KRS. Od kwietnia 2025 r. do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. Od 1 lipca e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., dokonujących jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych do 31 grudnia zeszłego roku podmioty te obowiązywał okres przejściowy.

Od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. Jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają czas na wdrożenie e-Doręczeń do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrożenia systemu.

E-Doręczenia weszły w życie w 2020 r. ustawą o doręczeniach elektronicznych. Ostatnia nowelizacja, wprowadzająca m.in. okres przejściowy, miała miejsce w grudniu 2024 r. W sierpniu 2025 r. resort cyfryzacji opublikował projekt kolejnej nowelizacji, która ma m.in. precyzować niektóre definicje oraz wprowadzić przepisy dotyczące korespondencji niejawnej.