Od 1 października 2026 r. podmioty zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) muszą posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych. To krok w stronę pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów w polskiej gospodarce.
O tym, co w praktyce oznacza cyfryzacja komunikacji na linii biznes-państwo i z jakimi wyzwaniami wiąże się ten proces, rozmawiamy z Pawłem Wojtaszykiem, ekspertem Asseco Data Systems.
Robert Kędzierski, money.pl: 1 października za nami. Znów okazało się, że część przedsiębiorców odwlekła moment założenia skrzynki w systemie e-Doręczeń do ostatniej chwili. System Biznes.gov.pl się zakorkował i część osób pewnie zrezygnowała. Będą jakieś kary finansowe?
Paweł Wojtaszyk, ekspert Asseco Data Systems: Zacznę od tego, że za brak skrzynki w systemie e-Doręczenia kar finansowych – czas, by ich uniknąć, kończy się 31 października.
To dlaczego warto taką e-skrzynkę mieć? Co to przedsiębiorcy w ogóle daje?
E-Doręczenia mają stać się podstawowym kanałem komunikacji zarówno z urzędami, jak i coraz częściej z biznesem. Nie jest to więc tylko kwestia obowiązku, ale także uporządkowania i usprawnienia obiegu korespondencji. To nie tylko zachęta, to po prostu potrzeba. W momencie, gdy po 1 października przedsiębiorca będzie chciał zmienić jakiekolwiek dane we wpisie do CEIDG, system wymusi podanie adresu do e-Doręczeń. Nie wykona się tej czynności, dopóki ten adres nie zostanie podany.
Podobną sytuację mieliśmy w kwietniu zeszłego roku z firmami z KRS. Też był obowiązek, też było robienie tego na ostatnią chwilę i też nie wszystkim się to udało. Wtedy zaobserwowałem, że chociaż bezpośredniej kary nie było, to w sytuacji, gdy w wielu procesach i miejscach zaczęto wymagać tego adresu do komunikacji, te skrzynki zaczęły się masowo pojawiać.
Kogo dokładnie dotyczy ten obowiązek? Skala operacji wydaje się bardzo duża.
Dotyczy to wszystkich podmiotów w CEIDG, czyli jednoosobowych działalności gospodarczych. Od informatyka na kontraktach B2B, przez rzemieślników, po przedstawicieli handlowych. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego to jest około 4 milionów firm. W tej chwili mamy założonych ponad 5 milionów skrzynek, ale mówię tu o całości: urzędach, obywatelach i firmach. Jak niedawno informowaliśmy w przeglądzie zmian dla przedsiębiorców, samych firm w KRS jest około 600 tysięcy. Nie mamy jeszcze oficjalnych statystyk, ile firm z CEIDG wciąż nie ma adresu, ale spodziewamy się, że to na pewno kilkaset tysięcy użytkowników.
Co więcej, ten obowiązek dotyczy też firm, w których działalność jest zawieszona. A tam świadomości zapewne nie ma zbyt dużej. Po 1 października ten temat się nie zakończy – sporo firm postawi sobie pytanie o celowość i wymogi związane z tym systemem.
Jest jeden system e-doręczeń? Jakie przedsiębiorcy mają alternatywy?
Widać wyraźnie, że pojawiły się problemy w usłudze publicznej. Wiele osób nie ma świadomości, że na rynku funkcjonuje kilku dostawców. Mamy Pocztę Polską, ale mamy też usługę kwalifikowaną, komercyjną, gdzie operuje czterech innych dostawców, w tym między innymi my.
Dostępność alternatywnych dostawców to nie tylko podniesienie jakości usług dzięki konkurencji, ale przede wszystkim kwestia cyberbezpieczeństwa i ciągłości procesów. Nie stawia się wszystkiego na jednego dostawcę i jeden system. Mieliśmy już przykład z KSeF, kiedy wchodził obligatoryjny termin. Wtedy problem pojawił się na etapie logowania Profilem Zaufanym – za dużo osób naraz chciało uzyskać dostęp. Tu mamy podobny przypadek. Na szczęście inni dostawcy mogą zaoferować możliwość założenia adresu do doręczeń i przedsiębiorca ma wybór.
Załóżmy scenariusz, w którym przedsiębiorca nie założył skrzynki. Urząd wysyła ważną korespondencję. Czy pismo trafia w wirtualną próżnię? Co dzieje się z takimi dokumentami?
Przedsiębiorca zostanie poinformowany. Obecnie funkcjonuje tak zwana usługa hybrydowa. Jeśli urząd wysyła dokument przez e-Doręczenia, a druga strona nie ma adresu cyfrowego, to pismo elektroniczne zostaje zamienione na formę papierową, wydrukowane i dostarczone tradycyjnie. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć: to rozwiązanie jest dedykowane głównie osobom fizycznym, które nie muszą mieć skrzynek. W przypadku firm to opcja wyjątkowa.
Na początku ten proces hybrydowy pewnie będzie wykorzystywany wobec zapominalskich przedsiębiorców, ale on nie będzie funkcjonował w nieskończoność. Podejrzewam, że z czasem pojawią się dodatkowe wymogi. Poza tym, tak jak mówiłem, w drugą stronę to już nie zadziała – system odrzuci wniosek do CEIDG bez podania cyfrowego adresu. Tak to funkcjonuje już teraz w wielu miejscach. Ostatnio w aplikacji mObywatel przy zgłoszeniu urodzenia dziecka czy zmianie danych osobowych pojawił się wymóg założenia lub podania adresu do e-Doręczeń.
Trzeba jednak pamiętać, że kiedyś nadejdzie moment, gdy ignorowanie e-powiadomień może skończyć się źle. Brak reakcji np. na upomnienie może skończyć się karą, a w skrajnych przypadkach zajęciem komorniczym - kiedy np. przegapimy żądanie spłaty jakiegoś zadłużenia.
Jakie kolejne etapy cyfryzacji nas czekają? Dotychczas głównym narzędziem był ePUAP.
Docelowo to właśnie e-Doręczenia będą kluczowym i podstawowym kanałem komunikacji z urzędami. Platforma ePUAP jest już powoli wygaszana – od 1 stycznia ograniczono jej funkcjonalność komunikacyjną, a w 2029 r. ma zostać całkowicie wyłączona. Do 2029 r. wszystkie urzędy mają obowiązek pełnego wdrożenia e-Doręczeń.
Wtedy wszystko, co dzisiaj na styku firma-urząd krąży w papierze, powinno przejść na formę cyfrową. Ten jeden, ujawniony w bazie adres elektroniczny będzie identyfikatorem firmy. Co więcej, administracja wdraża system EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją). Dotyczy to głównie jednostek samorządu terytorialnego. To już nie będzie tylko cyfrowa skrzynka nadawczo-odbiorcza, ale pełne, wewnętrzne zarządzanie obiegiem dokumentów w urzędzie.
Teoria brzmi obiecująco, jednak w praktyce procesy te bywają skomplikowane. Wysyłając wniosek z załącznikami do urzędu skarbowego czy ZUS-u, przedsiębiorca musi podpisywać pliki osobno, często w zewnętrznych systemach. Czy ta cyfrowa biurokracja nie przytłoczy mniejszych firm?
Zgodzę się, że te procesy, chociażby podpisywanie dokumentów, mogłyby być prostsze i bardziej przyjazne. Zdarza się, że dla niektórych użytkowników to jest zbyt złożone. Z drugiej strony, patrząc z punktu widzenia praktyka: te dokumenty i tak powstają w formie elektronicznej. Tworzymy je w edytorach tekstu, arkuszach kalkulacyjnych, zamieniamy na PDF. Nikt już właściwie nie sporządza pism odręcznie.
Nie. Jak dziś wygląda proces papierowy? Dokument elektroniczny trzeba wydrukować, podpisać fizycznie. Jeśli instytucja wymaga formy cyfrowej, trzeba go ponownie zeskanować. Wymóg podpisów dwóch stron oznacza konieczność wysyłki kurierem lub osobistego dostarczenia. Przejście procesu papierowego jest o wiele trudniejsze i dłuższe niż zrobienie tego elektronicznie. Jeśli nauczyliśmy się korzystać z poczty e-mail i dodawać załączniki, to podpis cyfrowy jest po prostu kolejnym krokiem, który dodaje bezpieczeństwo i potwierdzenie tożsamości. To analogiczna sytuacja do obrotu bezgotówkowego. Nauczyliśmy się tego, a gotówka jest w mniejszości. Nie znam przypadków firm, które przechodząc na procesy bezpapierowe, chciałyby wrócić do tradycyjnego obiegu.
Czy urzędy są gotowe na tę zmianę? W przestrzeni publicznej pojawiają się głosy przedsiębiorców, którzy spotykają się z niechęcią urzędników do e-administracji i prośbami o tradycyjną wysyłkę pocztą.
Sytuacje przywiązania urzędników do tradycyjnych procesów to jednostkowe przypadki i margines. Trzeba pamiętać o kluczowej kwestii: jeśli nadawca użyje e-Doręczeń, urząd nie może tego zignorować. Ten system daje pełną historię obiegu dokumentu. Mamy wirtualne awizo, wiemy dokładnie, na jakim etapie jest przesyłka, czy i kiedy została odebrana. Mamy twarde dowody nadania, które można prawnie wykorzystać chociażby w postępowaniu sądowym. Urząd jest prawnie zobligowany do odebrania dokumentu cyfrowego.
Na Zachodzie wiele procedur, takich jak przerejestrowanie samochodu, działa od lat w uproszczonych modelach. W Polsce wciąż wymaga to osobistej wizyty w urzędzie. Kiedy możemy spodziewać się pełnej automatyzacji i rezygnacji z nadmiernej biurokracji?
Jako ekspert zdecydowanie nie rekomenduję modelu przesyłania ważnych umów zwykłą pocztą bez weryfikacji. Unijne dyrektywy mocno stawiają na zasadę "know your customer" (poznaj swojego klienta). Tu leży klucz do bezpieczeństwa obrotu prawnego.
Jeśli firma wysyła dokument przez e-Doręczenia, system wymaga odpowiedniej identyfikacji, co daje 100-proc. pewność co do tożsamości nadawcy. Im ważniejsza życiowo transakcja, tym większy nacisk na uwierzytelnienie. W tym obszarze kluczową rolę odegra mObywatel, a w przyszłości europejski portfel tożsamości cyfrowej (EU Digital Identity Wallet). Urząd zyskuje pewność co do tożsamości obywatela, który cyfrowo dołącza dokumenty. To pozwoli uniknąć osobistych wizyt w urzędach. Cyfryzacja rozwiązuje problem dostępności administracji, ograniczając konieczność powielania tych samych informacji w różnych instytucjach.
Cyfryzacja pozwala zaoszczędzić czas, jednak w polskim systemie brakuje spójności. Urzędy skarbowe, gminy czy ZUS mają własne, odrębne platformy, co utrudnia nawigację i odnajdywanie dokumentów. Czy jest szansa na ujednolicenie tych systemów?
Zgadzam się z tą diagnozą. Problem polega na tym, że polska administracja cyfrowa była budowana w sposób mocno resortowy. Każda instytucja tworzyła własne rozwiązania, przez co brakowało interoperacyjności. W efekcie obywatel odbija się od kilku systemów, które nie wymieniają między sobą danych, a interfejsy znacząco się różnią.
Odpowiedzią na to rozproszenie ma być rozbudowa aplikacji mObywatel oraz docelowo europejski portfel tożsamości cyfrowej. Te rozwiązania mają zintegrować systemy i stać się centralnym, wspólnym punktem wejścia. Z poziomu jednego miejsca obywatel będzie mógł załatwiać sprawy, a system sam skomunikuje się z odpowiednimi resortami. Kierunek zmian jest właściwy, co potwierdzają rosnące statystyki wykorzystania mObywatela, jednak ostateczny sukces zależy od jakości wdrożenia tych założeń w praktyce.
Wdrażanie e-Doręczeń to bez wątpienia jeden z najważniejszych kroków w cyfryzacji polskiej gospodarki w ostatnich latach. Docelowe wygaszenie platformy ePUAP i przeniesienie całego ciężaru komunikacji urzędowej na nowe, zintegrowane tory ma szansę znacząco obniżyć koszty operacyjne firm i przyspieszyć obieg dokumentów.
Jednak obecna sytuacja, w której systemy państwowe nie wytrzymują obciążenia w kluczowych momentach, pokazuje, że transformacja cyfrowa w Polsce wciąż napotyka poważne bariery infrastrukturalne. Przedsiębiorcy, którzy zmuszeni są czekać setki minut w wirtualnych kolejkach, otrzymują jasny sygnał, że dywersyfikacja usług i korzystanie z komercyjnych, wykwalifikowanych dostawców może być niezbędne dla zachowania płynności biznesowej. Ostateczny sukces e-Doręczeń będzie zależał nie tylko od determinacji ustawodawcy, ale przede wszystkim od stabilności systemów i ich integracji z nadchodzącym europejskim portfelem tożsamości cyfrowej.
