Ponad 9000 minut. Gigakolejka. Nadal czekają na adres do e-Doręczeń

Przedsiębiorcy próbujący założyć elektroniczną skrzynkę napotykają na blokadę systemu. Zamiast formularza rejestracyjnego na ekranach wyświetla się komunikat o wirtualnej poczekalni. System informuje użytkowników, że znajdują się w kolejce. Strona wyświetla przeprosiny za niedogodności i tłumaczy opóźnienia ogromnym ruchem na serwerach. Komunikat prosi o cierpliwość i pozostawienie otwartego okna przeglądarki.

Czas oczekiwania na dostęp do usługi bije rekordy. Wielu użytkowników widzi informację o szacowanym czasie oczekiwania wynoszącym blisko 280 minut.

We wtorek wieczorem, skrajnych przypadkach system informował nawet o ponad 9000 minut potrzebnych na wejście do panelu rejestracyjnego. Przedsiębiorcy są automatycznie przekierowywani na właściwą stronę, dopiero gdy nadejdzie ich kolej.

Przedsiębiorcy objęci październikowym terminem to ostatnia duża grupa włączana do państwowego systemu. Cyfrowa administracja funkcjonuje już na szeroką skalę. Do początku sierpnia za pośrednictwem e-Doręczeń wysłano ponad 100 milionów przesyłek. W Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się już 4,6 miliona aktywnych rekordów.

Samo założenie skrzynki to jednak za mało. Dla firm nowy obowiązek oznacza konieczność zmiany w codziennym zarządzaniu dokumentami. Kluczowym problemem jest zasada tak zwanej fikcji doręczenia. Pismo przesłane przez urząd na adres do e-Doręczeń zostaje uznane za skutecznie doręczone po upływie 14 dni. Dzieje się tak nawet w sytuacji, gdy nikt w firmie go nie otworzy i nie przeczyta.

– Już dziś przedsiębiorcy otrzymują przez e-Doręczenia pisma urzędowe. W praktyce spotykamy się chociażby z sytuacjami, w których urzędy miast przesyłają w ten sposób decyzje dotyczące podatku od nieruchomości. To pokazuje, że dla firm nie jest to już kwestia przygotowania się do przyszłego rozwiązania, ale organizacji codziennej obsługi korespondencji – mówi Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART oraz właścicielka biura rachunkowego.

Adres trzeba przede wszystkim aktywować. Następnie firma musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za regularne sprawdzanie wpływającej korespondencji. Niezbędne jest także ustalenie zastępstwa na czas urlopu lub zwolnienia lekarskiego pracownika. W większych przedsiębiorstwach należy pamiętać o aktualizowaniu dostępów podczas zmian kadrowych.

– Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorca może mieć kilka kanałów cyfrowego kontaktu z administracją. Przykładowo, jeśli posiada adres do e-Doręczeń, pisma ZUS wymagające potwierdzenia są kierowane właśnie tam, a ich kopia jest dostępna również na PUE/eZUS. Dostęp do korespondencji może otrzymać także odpowiednio umocowany pełnomocnik, na przykład księgowy lub biuro rachunkowe obsługujące przedsiębiorcę. Tym bardziej warto jasno ustalić, kto monitoruje poszczególne kanały i odpowiada za dalsze działanie – wskazuje Kamila Cieszkowska.

Odebranie urzędowego pisma to dopiero początek procedury. Większość dokumentów wymaga podjęcia konkretnych działań w wyznaczonym czasie. Może to być konieczność zapłaty podatku, złożenia dodatkowych wyjaśnień lub zaangażowania działu prawnego. Właściciel firmy musi wiedzieć, do kogo dokładnie ma trafić dany dokument.

Przekazywanie urzędowych pism za pomocą zwykłej poczty e-mail bywa ryzykowne. Wysłanie wiadomości do kolejnego pracownika nie gwarantuje, że sprawa zostanie załatwiona. Informacje rozproszone między prywatnymi notatkami, komunikatorami i skrzynkami mailowymi utrudniają kontrolę nad terminami. W takich warunkach łatwo o przeoczenie ważnej daty.

Eksperci zalecają wdrożenie uporządkowanego elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie pozwala przechowywać całą korespondencję i historię ustaleń w jednym, bezpiecznym miejscu. Odebrane przez e-Doręczenia pismo od razu trafia do odpowiedniego firmowego procesu.

– Cyfryzacja dokumentu nie oznacza jeszcze cyfryzacji całego procesu. Jeżeli pismo wpływa elektronicznie, ale później krąży między mailami i prywatnymi kalendarzami pracowników, firma nadal może stracić kontrolę nad odpowiedzialnością i terminem. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala połączyć oba etapy, czyli odbiór dokumentu z jego dalszą obsługą – podkreśla Kamila Cieszkowska.

Firmy bez aktywnego adresu do e-Doręczeń muszą uzbroić się w cierpliwość i przejść przez proces rejestracji. Przedsiębiorstwa posiadające już skrzynkę powinny skupić się na przetestowaniu wewnętrznych procedur. Samo techniczne uruchomienie profilu nie chroni bowiem przed konsekwencjami przegapienia ważnego pisma z urzędu.