Książka przychodów i rozchodów to jeden ze sposobów ewidencjonowania przychodów z tytułu prowadzenia działalności. Ta metoda może zostać wybrana w przypadku osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Dotyczy ona także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne, jeżeli dochody netto ze sprzedaży nie przekroczyły kwoty 2 milionów euro.
Książka przychodów i rozchodów – kto jest zobowiązany do jej prowadzenia?
Istnieją pewne profesje, w których to prowadzenie KPiR jest obowiązkowe. Są to na przykład armatorzy, którzy zostali zdefiniowani na podstawie ustawy o podatku tonażowym. Taki sposób ewidencjonowania przychodów jest związany również z osobami prowadzącymi swoją działalność gospodarczą w formie agencji i umów zleceń. Książka przychodów i rozchodów jest skierowana również w stronę osób duchownych, jeżeli tylko same nie zrezygnowały one z prawa do wykorzystania ryczałtu ewidencjonowanego. Są to także rolnicy zajmujący się działami produkcji rolnej po zgłoszeniu w urzędzie skarbowym chęci prowadzenia tej księgi.
W przypadku spółek, nawet jeżeli przychód przekroczy górną barierę tylko raz, i tak konieczne jest przejście na pełną księgowość. Do książki przychodów i rozchodów można powrócić, ale dopiero po jednym roku podatkowym. Biuro rachunkowe i jego pomoc jest w takiej sytuacji wręcz konieczne.
Jak prowadzić książkę przychodów i rozchodów?
Obowiązek prowadzenia KPiR następuje w tym samym dniu, w jakim rozpoczyna się swoją działalność. Akt prawny, w jakim znajduje się zapis dotyczący prawidłowego sposobu prowadzenia książki przychodów i rozchodów, to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wraz z późniejszymi zmianami.
Istnieją rzadkie sytuacje, w jakich można być zwolnionym z konieczności prowadzenia KPiR. Dotyczy to na przykład zaawansowanego wieku lub poważniej choroby. W celu skorzystania z tej możliwości należy skierować pismo do naczelnika US z zachowaniem 30-dniowego okresu poprzedzającego.
Książka przychodów i rozchodów może być prowadzona w dwojaki sposób. Z jednej strony jest to wersja papierowa KPiR. Przedsiębiorcy coraz częściej wykorzystują jednak jej formę elektroniczną, która jest dużo wygodniejsza. Prawidłowo przygotowany dokument ma określoną budowę. Musi się w nim znaleźć miejsce na wszystkie istotne informacje. Dane bezwzględnie wprowadzane muszą być w swoim porządku chronologicznym i mieć daty zgodne z tymi na fakturach.
Książka przychodów i rozchodów może być prowadzona przez samego przedsiębiorcę, ale można w tym celu posiłkować się także pomocą księgowej. Znajdują się w niej nie tylko osiągane przychody, ale także koszty, które firma poniosła z tytułu swojej działalności (na przykład wydatki na paliwo, czy na telefon). Jest to dokument, na podstawie którego rozlicza się należny podatek dochodowy od osób fizycznych. To właśnie z niej pobiera się informacje, które są potrzebne do rozliczenia się z urzędem skarbowym.
Plusy i minusy książki przychodów i rozchodów
Podstawową korzyścią dla przedsiębiorcy korzystającego z KPiR jest możliwość odliczenia od podatku kosztów związanych z uzyskaniem przychodu. W niektórych przypadkach podatku można nie zapłacić w ogóle. To dokument bardzo przejrzysty, pozwalający na śledzenie stanu finansów firmy.
Książka przychodów i rozchodów ma także swoje minusy. Konieczne jest przy niej gromadzenie pełnej dokumentacji. Segregatory pełne faktur i ich starannie opisywanie oraz pilnowanie odstrasza niektórych.