Impreza integracyjna. Zabawa pracowników, lekarstwo na kompleksy dyrektorów i pole bitwy organizatorów

"Proszę natychmiast ściągnąć tancerki ze sceny. Te dziewczyny są brzydkie” - usłyszała jedna z menadżerek firmy eventowej. Nie tylko relacje z klientem bywają w tej branży trudne. Konkurencja jest tu bardzo ostra. Podszywanie się pod uczestników zabawy i celowe "robienie bydła” - to chleb powszedni.

- Patrząc z boku, wszystko wydaje się proste. Zapytanie ofertowe, kilka telefonów do podwykonawców, kosztorys i impreza - mówi money.pl Paweł Haberka, właściciel PowerEvents. Tymczasem jest zupełnie inaczej. W tej pracy trzeba się przygotować na to, że każdy dzień przynieść może dużą niespodziankę.

Nawet jeśli nie podejrzewamy firm zajmujących się eventami o czerpanie z tego radości, to możemy mieć podejrzenie, że to nie takie trudne. Klienci potrafią jednak organizatorom zgotować prawdziwe piekło.

Tak jak wtedy, gdy Haberka pojechał do klienta na spotkanie w sprawie planowanego pikniku firmowego. W sali konferencyjnej powitała ich młoda asystentka zarządu. Na starcie obwieściła, że ma dla niego tylko 10 minut.

- Zatkało mnie, ale usiadłem i zamieniłem się w słuch. Pani roztoczyła wizję superwydarzenia. Prosty event na 500 osób, atrakcje, catering, scena, nagrody itp. - wspomina. - Wreszcie dochodzi do finału, w którym pani mówi, że ma dla nas 4 tys. za całość. Tymczasem minimum dla takiej realizacji to 50 tys. zł. Sytuacja tak mocno mnie zaskoczyła, że nie wiedziałem, co powiedzieć - przyznaje.

W końcu udało mu się zapytać, na co jest ten budżet i w jakiej walucie. Oburzona asystentka zarządu, wyjaśnia szybko, że tyle ma i albo się podejmą zlecenia albo nie. - Powiedzieliśmy "nie" i wyszliśmy. Spotkanie trwało 8 minut, wiec zmieściliśmy się w czasie - śmieje się właściciel PowerEvents.

Wygórowane oczekiwania to jednak wierzchołek góry lodowej. Pracujący przy eventach muszą mieć przede wszystkim grubą skórę. Molestowanie seksualne przez wzmocnionych alkoholem poważnych panów prezesów i dyrektorów też się zdarza.

- Im więcej się napiją, tym gorzej. Doświadczone koleżanki już dobrze sobie z tym radzą, ale dla nowicjuszek to zawsze jest duży szok - mówi Anna, która w branży pracuje już od 20 lat.

Szok jest tym większy, że kilka godzin wcześniej ci sami panowie są kulturalni i szarmanccy. Wystarczy kilka głębszych, by u nawet najwyżej usytuowanych w firmowej hierarchii pojawia się, jak mówi Anna, słoma wystająca z pięknie wyglancowanych drogich butów.

- "Jakbym się obudził rano przy tobie, to nasza współpraca rozwijałaby się lepiej...". Człowiek słyszy coś takiego, a następnego dnia rano widzi tego samego pana: skacowanego, zmiażdżonego przez poczucie winy, z opuszczoną głową omiatającego salę badawczym spojrzeniem. Klasyk - kwituje Anna.

Naprawdę źle robi się, kiedy główny klient, czyli osoba zamawiająca imprezę, też jest mocno nietrzeźwa i nie jest w stanie pohamować swoich gości. - Wtedy nie ma chowania się po kątach i polubownego łagodzenia sporów. Trzeba na ostro - dodaje Anna.

Chamskie zachowanie klienta nie zawsze związane jest z alkoholem. Może po prostu wynikać z chęcią podleczenia kompleksów. Firmowa impreza to dla dyrektorów niższego szczebla okazja, by wreszcie sobie bezwzględnie rządzić.

Tak jak podczas otwarcia dużej inwestycji na Śląsku. Trzy dni montażu, olbrzymi ekran LED synchronizowany z czterema kamerami, całość przygotowana i zaprogramowana. O 23 przyjeżdża dyrektor odpowiedzialny za imprezę i mówi: „Proszę przesunąć scenę cztery metry w prawo”

- Odpowiadamy mu, że niestety nie jest to możliwie, bo zostało 10 godzin do otwarcia. Dodatkowo wg umowy scena powinna znajdować się dokładnie w tym miejscu, w którym stoi - opowiada money.pl, Jakub Fajfrowski, właściciel September Events. - Nasz klient z uśmiechem odpowiada: „no właśnie, macie 10 godzin aby za..., więc do roboty”

Nasz rozmówca zapamiętał też inne zdarzenie. Podczas rejestracji gości z długim 150-metrowym czerwonym dywanem do strefy „welcome”, do hostessy podchodzi klient mówiąc: „Ten dywan jest brudny” , dziewczyna pyta: „gdzie?”. Klient zrzuca wazon stojący na stoliku, przydeptuje szkło i rozciera całość butem: „Tutaj. Ślepa pani jest?”.

Jeszcze kilka lat temu głównym kryterium wyboru partnera do organizacji eventu była cena. Niestety, w większości przypadków klient był rozczarowany najtańszą usługą. Zdarzały się sytuacje, gdzie podczas spotkania z klientem w rozmowie uczestniczyła osoba, która przedstawiła się jako „cost killer”.

- Impreza się odbyła, ale klient nie chciał zapłacić, ponieważ „piwo było za ciepłe i prezes musiał otwierać okno na sali, żeby je schłodzić”. Argument, że na sali nie dało się otworzyć żadnego okna, niczego nie zmieniał - mówi Haberka.

Klimat w eventowej branży często psują też same firmy, które na trudnym i mocno konkurencyjnym rynku bezwzględnie walczą o zlecenia.

- Wielka realizacja, przy której pracują 3 agencje - każda odpowiedzialna jest za inny element. Nagle przychodzi do mnie jedna z naszych menadżerek i mówi, że technik odpina nasze przedłużacze i chowa je w krzakach. Po przyłapaniu go na gorącym uczynku na pytanie: „dlaczego?” odpowiada, że dostał takie polecenie od swojego szefa - mówi Fajfrowski.

Standardem w branży jest również wyciąganie przez inne agencje od zaprzyjaźnionych klientów zapytań ofertowych konkurencji.

- Niestety najbardziej zdesperowani szpiegują też na całego. Wbrew pozorom nie jest tak trudno wejść na obce imprezy, by sprawdzić ich poziom. Potem można nawet celowo zacząć „robić bydło”, albo skarżyć się do głównego klienta, udając pracownika firmy - mówi Anna.

Oczywiście nie wszystkie firmy, działające na tym rynku chwytają się takich sposobów.

- Profesjonalne agencje potrafią docenić udaną realizację konkurencji. Tylko te mniejsze, którym nie zawsze idzie, psują renomę branży. Duża część tych działań przeniosła się do internetu. Złe oceny, negatywne komentarze od nieznanych osób są częstą praktyką - mówi Paweł Haberka.

W jego ocenie rynek też cały czas ewoluuje i trudno przewidzieć, jakie prawa będą nim rządzić za parę lat. Tym bardziej, że jeszcze kilka lat temu typowy piknik rodzinny kończył się na piwie i kiełbasce. Do tego, przy odrobinie szczęścia, był jeszcze zamek dmuchany.

- Dziś klient wymaga konkretnych pomysłów, działań, skierowanych głównie na identyfikacji pracownika z firmą. Nawet same pomysły na konkursy powinny być spójne z założeniami wydarzenia - konkluduje Haberka.

Obsługa eventów wywołuje skrajne emocje. Od ekstremalnego stresu, poprzez wycieńczenie organizmu, na euforii kończąc. W ocenie właściciela PowerEvents, w tej branży też nie każdy typ osobowości się sprawdzi. Wielozadaniowość jest podstawą przetrwania w tym świecie.

- Nie ma jednak takiego zawodu, który dawałby tak ogromną dawkę spełnienia. Kiedy pracuje się kilka miesięcy nad projektem i przychodzi "godzina zero", to wewnętrzna satysfakcja jest ogromna - dodaje.