Jak najlepiej przeprowadzić reorganizację floty firmowej

Polscy przedsiębiorcy są najlepszymi klientami dla firm sprzedających nowe samochody. W roku 2015 kupili oni 231,4 tys. takich aut, czyli o 15% więcej niż w 2014 roku, co przekłada się na 65,2% udziału w polskim rynku nowych samochodów. W dobie coraz większej konkurencji i coraz rozleglejszych kontaktów biznesowych trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez floty samochodowej. Użytkowanie pojazdów wiąże się oczywiście z generowaniem kosztów. Gdy osiągają one zbyt wysoki poziom, zachodzi konieczność zmiany polityki samochodowej w firmie, a powinna ona objąć również reorganizację floty.

Skuteczna reorganizacja firmowej floty wymaga dysponowania odpowiednią ilością danych, które pozwolą na zidentyfikowanie obszarów generujących największe koszty, co w efekcie doprowadzi do optymalizacji wydatków. Jednym z najważniejszych elementów analizy jest audyt całkowitego kosztu utrzymania pojazdów TCO (ang. Total Cost of Ownership), który obejmuje wydatki bezpośrednie i pośrednie. Powinien on odnieść się przede wszystkim do kosztów finansowania, ubezpieczenia, serwisowania i wydatków na paliwo. Zdobycie przez przedsiębiorcę tego typu informacji przyda się na kolejnych etapach optymalizacji.

Wymiana floty samochodowej może być doskonałą okazją do jednoczesnego przeprowadzenia w niej zmian. Należy zatem określić, jak do tej pory było użytkowane każde auto firmowe i czy wszystkie w pełni wykorzystywano. Może się okazać, że dotychczasowa flota jest zbyt liczna, a wtedy najlepiej pozbyć się części pojazdów lub kupić ich mniej. Reorganizacja powinna obejmować nie tylko zmianę polityki flotowej, ale również właściwy dobór aut. Pojazdy trzeba dostosować do potrzeb i specyfiki firmy, konieczne jest też uwzględnienie ceny sprzedaży auta oraz jego wartości rezydualnej.

Jednym z elementów reorganizacji musi być wybór odpowiedniej formy finansowania zakupu nowych samochodów: środki własne, kredyt, leasing lub wynajem długoterminowy, który pozwala na zaoszczędzenie nawet 20% dotychczasowych wydatków na flotę, według wyliczeń Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Przekonuje się o tym coraz więcej przedsiębiorców, co potwierdzają dane PZWL – rynek wynajmu długoterminowego wzrósł w 2015 roku o 16,6% r/r, z usługi tej korzysta już co piąta firma z sektora MSP. Dla porównania w Europie Zachodniej nawet 80% samochodów służbowych znajduje się w wynajmie długoterminowym.

Kolejny etap reorganizacji koncentruje się na optymalizacji kosztów w różnych obszarach zarządzania flotą samochodową. Tutaj warto wykorzystać dane TCO. Nie wolno zapominać, że zakup auta na firmę to dopiero początek wydatków. Kolejne będą generowane w trakcie eksploatacji pojazdów. Jednym z największych kosztów jest paliwo, które stanowi nawet 24% opłat na flotę. Jednak istnieją rozwiązania, które ten koszt ograniczą. Coraz więcej przedsiębiorców poszukuje aut ekologicznych, a jednocześnie oszczędnych. Właśnie dlatego szczególnym zainteresowaniem cieszą się różne segmenty samochodów, z naciskiem na modele o napędzie hybrydowym. W tym obszarze niekwestionowanym liderem pozostaje Toyota. Według danych Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego Samar, to właśnie auta tej marki uplasowały się na pierwszym miejscu rejestrowanych w Polsce pojazdów hybrydowych; w pierwszym półroczu 2016 roku było ich 3391 szt. Prawdziwymi hitami w tym okresie były w Polsce, podobnie jak w całej Europie, Toyota Auris Hybrid
(zarejestrowano 2026 egzemplarzy) i Toyota RAV4 Hybrid (593 szt.). Pomocą w optymalizacji wydatków na paliwo może być także wynegocjowanie korzystnych cen zakupu benzyny i ON, wprowadzenie kart paliwowych oraz szkolenia kierowców z eko-jazdy, co ograniczy spalanie nawet o 20%.

Reorganizacja powinna także objąć ubezpieczenie i serwisowanie, które łącznie generują nawet 25% kosztów utrzymania floty, bez względu na to, czy park samochodowy składa się głównie z aut segmentu A, B czy większych. Najczęściej do obniżenia kosztów ubezpieczenia potrzebna będzie analiza szkodowości i ograniczenie liczby szkód oraz ich średniej wartości. Warto korzystać z usług brokerów ubezpieczeniowych, którzy wynegocjują korzystną cenę polisy, a także zawierać umowy wieloletnie, które zagwarantują niezmienną składkę.

Należy sprawdzić, w jaki sposób ograniczyć koszty serwisowania samochodów. Przede wszystkim jeszcze przed zakupem pojazdu powinniśmy dowiedzieć się, które auta psują się najrzadziej i czy lepiej eksploatować samochód z silnikiem Diesla, czy benzynowy. Warto także przystąpić do jednego z programów serwisowych dla flot, które są proponowane przez coraz większą liczbę koncernów samochodowych.

Dobrze przeprowadzona reorganizacja firmowej floty przyniesie konkretne oszczędności i pozwoli nie tylko na ograniczenie kosztów, ale także usprawnienie zarządzania flotą pojazdów. Ważne jednak, żeby nie poprzestać na jednorazowych zmianach, ale elastycznie modyfikować politykę flotową, w zależności od potrzeb firmy i sytuacji panującej na rynku.

Komunikat Prasowy