Pracodawcy nie będą musieli przechowywać dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, a jedynie przez 10. Na taką zmianę czekali od lat, bo obowiązek trzymania niekiedy tysięcy dokumentów przez pół wieku generował olbrzymie koszty.
- To, że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż przez 50 lat i tylko w formie papierowej, nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, bo generuje koszty. Po drugie obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty - wyjaśnia wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj.
Rada Ministrów przyjęła we wtorek projekt ustawy, która skraca okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do zaledwie 10 lat. Dokumentacja będzie mogła być zarchiwizowana w formie elektronicznej, a nie jak dotychczas obowiązkowo w papierowej.
- Przedsiębiorcy wskazywali pięćdziesięcioletni okres przechowywania dokumentów jako absurd: ponosili z tego tytułu koszty, a nie odnosili zupełnie żadnych korzyści. Mieli wrażenie, że wykonują funkcję państwa - powiedział Haładyj.
W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji. Przykładowo, w Finlandii musi być ona przechowywana przez 10 lat, w Danii zaledwie 5. W Holandii w ogóle brak obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych (ale dla finansowych wynosi 7 lat). W Czechach długość zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej, w najdłuższym wariancie jest to 30 lat.
Skrócenie przechowywania będzie możliwe, gdyż ZUS ma dysponować wszystkimi danymi niezbędnymi do ustalenia wysokości świadczeń emerytalnych i rentowych. Krzysztof Dyki, wiceprezes ZUS-u odpowiedzialny za pion IT, jest świadom, że ustawa oznacza ogromną zmianę dla działania instytucji. I będzie dotyczyły praktycznie każdego obszaru działalności Zakładu.
- Nie przewidujemy problemów z wdrożeniem systemu. Weryfikowaliśmy możliwości i ryzyka i na tę chwilę nie widzimy niebezpieczeństwa, że nasze systemy w porę nie dostosują się do wymogów ustawodawcy – powiedział.
Dwa scenariusze. 1 stycznia 2019 r. datą graniczną
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu).
Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Inna regulacja dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.
Firma skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się dane niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
Akta zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.
Jak to zadziała w praktyce
Przeanalizujmy trzy warianty.
Jeśli pracownik pracował od 1 maja 1996 do 31 października 1998, dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat. Okresu przechowywania akt osób zatrudnionych przez 1 stycznia 1999 r. nie można skrócić.
Jeśli pracownik był zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania wyniesie 50 lat, chyba że pracodawca złoży raport informacyjny. Taki raport musi zawierać informacje niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za zamknięty okres pomiędzy latami 1999 a 2018.
Pracownicy dowiedzą się o złożeniu raportu od pracodawcy – otrzymają jego kopię wraz z zakończeniem pracy, a także od ZUS – w informacji o stanie konta
Wreszcie, trzeci scenariusz, który dotyczyć będzie pracowników już po wejściu w życie ustawy, czyli po 1 stycznia 2019 r. jego dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.
Jeśli okres przechowywania dokumentacji przykładowego pracownika zakończy się w lutym 2029 r. , to między 1 marca 2030 a 1 kwietnia 2030 pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację.
O możliwości odebrania jej dowie się od pracodawcy w chwili odebrania świadectwa pracy.
Pracodawca będzie miał czas na zniszczenie 12 miesięcy od 1 kwietnia 2030 roku.
Więcej obiegu elektronicznego w firmach
Ustawa umożliwia szerokie przejście od konieczności sporządzania dokumentacji papierowej do elektronicznej. Dziś właściwie każde działanie na linii pracownik-pracodawca (np. złożenie wniosku urlopowego) odbywa się na papierze. Duże firmy coraz częściej wprawdzie udostępniają elektroniczny obieg takich informacji, ale nie jest to standardem.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowe). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.
Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców
- _ Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej powinno być tańsze. Na podstawie dostępnych danych założyliśmy, że przy rozproszonej organizacji ok. 500 pracowników, koszty mogą być zmniejszone nawet o ok. 200 tys. zł rocznie _ – informuje wiceminister Haładyj.
Zapytaliśmy dra Andrzeja Biernata, który przez wiele lat pełnił funkcję dyrektora generalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, jak ocenia zmiany. „To dobre rozwiązanie pod warunkiem, że pracownicy na bieżąco będą kontrolowali swoją dokumentację, tak by zdążyli wyjaśnić ewentualne nieprawidłowości” – powiedział. „Jeśli ZUS będzie prawidłowo prowadził konta pracowników, jestem spokojny o przyszłość świadczeniobiorców”.
Pensja na konto, gotówka na wyraźne życzenie
Kodeks pracy stanowi, że pensję wypłaca się w gotówce, chyba że pracownik na piśmie wyrazi zgodę na otrzymywanie przelewu.
Zdecydowana większość pracujących nie życzy sobie comiesięcznych wizyt w kasie i wnioskuje o dokonanie przelewu. Z danych Banku Światowego z 2014 r. wynika, że 77,8 proc. pracowników decyduje się na tę formę (dziś te wyniki są zapewne jeszcze wyższe).
Aby wyjść naprzeciw tej tendencji, ustawa przewiduje, że przelew stanie się domyślną formą wypłaty wynagrodzenia, a wypłata w gotówce będzie następowała na wniosek pracownika.
Zmiany te są częścią pakietu #100zmianDlaFirm. Przewidywany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019 roku.