Biała lista podatników VAT. Jak ją sprawdzić?

Dzięki istniejącej od 1 września 2019 r. białej liście podatników VAT możesz łatwo sprawdzić m.in., czy Twój kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT i czy zgłosił swój rachunek bankowy w CEIDG lub w urzędzie skarbowym. Do końca 2019 r. możliwość sprawdzenia partnera biznesowego na białej liście jest Twoim przywilejem. Od początku 2020 r. stanie się obowiązkiem, którego niedopełnienie może narazić Cię na kłopoty.

Biała lista podatników VAT jest wykazem zawierającym informacje o podatnikach VAT, który zastąpił funkcjonujące wcześniej listy:
• zarejestrowanych i niezarejestrowanych podatników VAT
• oraz podatników VAT, którzy zostali wykreśleni i przywróceni do rejestru VAT.

Listę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dane do białej listy podatników VAT pobierane są z dostępnych rejestrów publicznych. Nie musisz więc nic robić, żeby na liście znalazły się dane Twojej firmy. Jeżeli dane te będą niepoprawne, możesz wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Biała lista podatników VAT jest rejestrem dostępnym online. Znajdziesz ją:
• na stronie internetowej Ministerstwa Finansów
• oraz w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – zakładka „Wykaz podatników VAT”.

W rejestrze tym sprawdzisz, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Poznasz podstawy prawne decyzji o odmowę rejestracji, wykreślenie go z rejestru lub przywrócenie zarejestrowania jako podatnika VAT. Wreszcie też, będziesz mógł potwierdzić numer rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Rachunki te to tzw. rachunki rozliczeniowe. Ich numery znajdziesz w białej księdze, tylko jeżeli należą do zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Jeżeli Twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji jako podatnika VAT lub został wykreślony z rejestru, to jego dane będą widoczne w wykazie, ale nie będą obejmować informacji o rachunku rozliczeniowym.

Rachunki znajdujące się na białej liście podatników VAT zostały pobrane automatycznie z baz KAS, po potwierdzeniu w STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym). Rachunki do STIR powinny zgłaszać prowadzące je banki.

Biała lista nie obejmuje:
• danych firm (w tym numerów należących do nich rachunków), które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego,
• prywatnych kont bankowych, czasami wykorzystywanych przez przedsiębiorców. Rachunki te nie są przeznaczone do prowadzenia rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą i dlatego, jeżeli Twój kontrahent używa takiego rachunku, nie znajdziesz go w wykazie.

Białą listę podatników VAT możesz sprawdzić na dwa sposoby.

Pierwszy z nich to wejście na stronę internetową Ministerstwa Finansów lub CEIDG i wyszukanie kontrahenta na podstawie:
• numeru konta,
• NIP,
• REGON
• lub jego nazwy (w tym przypadku powinieneś wpisać co najmniej 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych).
Sposób drugi polega na skorzystaniu z interfejsu programistycznego API, który umożliwia przeszukiwanie listy metodą pełną („search”) lub uproszczoną („check”).

Metoda pełna zbliżona jest do wyszukiwania np. na stronie Ministerstwa Finansów (otrzymujesz taki sam zestaw danych o kontrahencie (m.in. jego status, REGON, numer/numery rachunków rozliczeniowych czy data rejestracji jako podatnika VAT).

W przypadku metody uproszczonej wpisujesz np. NIP lub REGON, numer rachunku i datę (dzień, na jaki ma być udzielona odpowiedź). W odpowiedzi dostaniesz informację „TAK” (jeżeli kontrahent, którego NIP lub REGON podałeś, ma rachunek o numerze, który wpisałeś) lub informację „NIE” (w przeciwnym przypadku).

Korzystając z metody „search”, możesz złożyć jednocześnie 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów. W przypadku metody „check” możesz zapytać o 1 podmiot. Po wyczerpaniu tego limitu dostęp do API blokuje się do godziny 0:00.

Te sposoby sprawdzania, czy kontrahent figuruje na białej liście podatników VAT są szybkie, ale wymagają od Ciebie dodatkowej czynności – wejścia na stronę internetową lub zadania pytania API. Okazuje się jednak, że sprawdzenia można dokonać szybciej, podczas wykonywania przelewu.

Z takiej możliwości mogą korzystać klienci biznesowi PKO BP i Banku Millennium.

W PKO BP opcja sprawdzenia kontrahenta dostępna jest w serwisie internetowym iPKO Biznes. Wystarczy, że trakcie zlecania nowej operacji (przelewu jednorazowego, split payment, paczek przelewów oraz zleceń stałych) wpiszesz numer rachunku kontrahenta oraz jego NIP i klikniesz „Sprawdź rachunek kontrahenta”. Informacja o wyniku i dacie weryfikacji jest zapisywana w szczegółach przelewu. Jest też widoczna w historii transakcji i na potwierdzeniu zlecenia.

W Banku Millennium wystarczy, że w formularzu przelewu zaznaczysz opcję “Sprawdź Białą Listę”. Dzięki czemu już w momencie wprowadzania danych do przelewu system poinformuje Cię, czy rachunek kontrahenta figuruje w rejestrze. Kolejna weryfikacja nastąpi w momencie wysłania zlecenia do realizacji. W historii wysłanych zleceń dostępna jest informacja o dacie dokonania weryfikacji i jej wyniku. Co ważne – w przypadku zleceń wysłanych na rachunki nieznajdujące się na białej liście, możesz również wygenerować dokumenty z wymaganym prawem zawiadomieniem o transakcji, skierowanym do właściwego urzędu skarbowego.

Jeżeli do końca 2019 r. dokonasz płatności na rachunek nieznajdujący się w wykazie, nic Ci nie grozi.
Jeżeli natomiast od 1 stycznia 2020 r. dokonasz płatności w kwocie powyżej 15 tys. zł na rachunek inny, niż znajdujący się w wykazie, to:
• nie będziesz mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu kwoty lub jej części, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• wraz ze swoim kontrahentem będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
Wymienione powyżej sankcje nie dotkną Cię, jeżeli najpóźniej 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego, poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta.

Pamiętaj, że dane podatników VAT są aktualizowane raz dziennie, każdego dnia roboczego. Dlatego też, zanim wyślesz przelew, powinieneś sprawdzić numer rachunku bankowego swojego kontrahenta.

Autor: Maciej Kazimierski

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl