Duplikat faktury. Kiedy się przydaje i jak go zaksięgować?

Ustawa o VAT pozwala na wystawienie duplikatu faktury, jeśli oryginalny dokument zostanie zniszczony albo zagubi się. Faktura taka musi obowiązkowo mieć dopisek "DUPLIKAT", a także datę wystawienia takiej faktury. Zgodnie z prawem taka faktura jest równoznaczna z fakturą pierwotną. Fakturę taką trzeba wystawić zawsze, gdy pierwotny dokument został zniszczony lub zgubiony. Wszystko dlatego, że przedsiębiorca musi posiadać faktury, które potwierdzają nabycie towarów i usług. Trzeba te dokumenty przechowywać do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (czyli przez 5 lat). Jeśli przedsiębiorca nie będzie miał faktur albo duplikatów, to musi dokonać korekty deklaracji VAT, z których dokonano odliczenia.

Faktura może być wystawiona zgodnie z danymi, które są zawarte na fakturze. Duplikat faktury może być też wystawiony przez organ egzekucyjny albo komornika sądowego na wniosek dłużnika lub nabywcy.

Jeśli przedsiębiorca odliczył podatek VAT na podstawie faktury, a potem ten dokument zaginął, to wystawiamy duplikat jako potwierdzenie już wcześniej rozliczonej operacji. Nie trzeba wtedy będzie korygować rozliczonego podatku.

Jeśli faktura pierwotna nie dotarła do nabywcy, to nie można odliczyć podatku naliczonego. W sytuacji, jeśli wystawimy duplikat, to będzie ona uważana za fakturę pierwotną. Znaczy to tyle, że prawo do odliczenia podatku będzie możliwe dopiero za okres, w którym otrzymano duplikat faktury.

Jeśli faktura zaginie sprzedawcy towarów, to nie ma on obowiązku wystawienia duplikatu. Brak takiej faktury wyjaśniany jest notą księgową. Warto pamiętać, że sprzedaż dokumentowaną zagubioną fakturą nie można rozliczać później niż w terminie, w którym wystawiana jest nota o zgubieniu dokumentu.

Ustawa o VAT nie precyzuje, kiedy odliczyć podatek z faktury, która jest duplikatem. W związku z tym trzeba zastosować ogólne zasady księgowania. Dla przypomnienia: odliczenia podatku VAT dokonujemy, rozliczając okres, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Nie może to być jednak wcześniej niż czas, kiedy podatnik otrzymał fakturę.

Trzeba pamiętać, że jeśli wydrukujemy skan albo PDF faktury, nie można go uznać za duplikat. Nie jest też dozwolone samodzielne odtworzenie brakującego dokumentu. O wystawienie duplikatu zawsze trzeba wystąpić samodzielnie. Zasada jest jednak prosta. Dane na duplikacie faktury muszą być takie same jak na fakturze pierwotnej.

Ważne by pamiętać, o tym, że duplikat faktury musi mieć datę wystawienia. Może to spowodować, że będzie miała ona dwie daty. Wcześniejszą datą będzie data sprzedaży, a późniejsza datą wystawienia duplikatu.