Jak kontrolować wydatki z dotacji

Kontrola wewnętrzna

*Kontrola *jest to czynność, polegająca na sprawdzeniu działania stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych i innych oraz sformułowaniu wniosków, mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki.

Podstawowe funkcje kontroli to:

• sprawdzanie,
  • ocenianie,
  • wnioskowanie.

Etapy postępowania kontrolnego:

• stwierdzenie stanu faktycznego badanych czynności, zjawisk, itp.,
  • porównanie stanu faktycznego ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych i innych i ustalenie nieprawidłowości wobec stanu wymaganego,
  • ustalenie przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości (obiektywnych niezależnych od działania jednostki kontrolowanej; subiektywnych – zależnych od jej działania),
  • ustalenie osoby odpowiedzialnej za stwierdzone nieprawidłowości, tj. straty, szkody i inne negatywne skutki,
  • sformułowanie wniosków, zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów.

Najważniejszym rodzajem kontroli wewnętrznej jest kontrola finansowa procesów księgowych. Czynności kontrolne w księgowości polegają na przeglądzie dokumentów i ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, a także ich kontroli przeprowadzanej stosownie do obowiązujących przepisów odnoszących się do prowadzenia rachunkowości.

Czytaj w Money.pl

Każdy dowód będący podstawą księgowania operacji gospodarczej podlega kontroli:

• merytorycznej,
  • formalnej,
  • rachunkowej.

Sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym polega na:

• ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach,
  • stwierdzeniu, że zgodne są z zawartą umową, jeżeli umowa była zawarta. Dowód księgowy pod względem merytorycznym podpisuje właściwy merytorycznie kierownik komórki organizacyjnej. Kierownik komórki organizacyjnej może upoważnić do podpisu podległego pracownika (pracowników).

Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym polega na:

• ustaleniu, że dowód został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy (treść pełna, zrozumiała, dowód starannie i czytelnie sporządzony),
  • stwierdzeniu, że dowód zawiera wszystkie elementy prawidłowo wystawionego dokumentu (oznaczenie stron, nazwę, datę, treść, wartość, podpisy, pieczęcie).

Sprawdzenie dowodu pod względem rachunkowym polega na:

• stwierdzeniu, że dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. Można zaniechać kontroli rachunkowej dowodów sporządzanych komputerowo.

Monitorowanie budżetu projektu

• - Sposoby kontrolowania realizacji budżetu projektu na etapie generowania kosztów
• - Weryfikacja kosztów budżetu projektu po dokonaniu zapłaty.

Monitorowanie budżetu projektu stanowi podstawę właściwej realizacji projektu. Nie można realizować zadań wynikających z realizacji projektu bez stałego i systematycznego odnotowywania poniesionych kosztów i wydatków.

Bieżące ewidencjonowanie poniesionych kosztów, pozwala na uzgadnianie sumy poniesionych kosztów i wydatków z wartościami uwzględnionymi w budżecie projektu zawartym w umowie o dofinansowanie projektu.

Sposoby monitorowania kosztów i wydatków określa sam projektodawca w najdogodniejszy dla siebie sposób. Może skonstruować zestawienie, w którym uwzględni poszczególne pozycje budżetu zadaniowego i systematycznie będzie nanosił do zestawienia wartości poniesionych i udokumentowanych kosztów. Po dokonaniu zapłaty (dokonaniu wydatku), uzupełnia zestawienie, przypisując wydatek do odpowiedniego kosztu.

Projektodawca może nanosić ww. wartości bezpośrednio do Załącznika Wniosku beneficjenta o płatność. Stosując te metodę monitorowania wysokości poniesionych, skumulowanych wydatków oszczędza czas poświęcony na realizację projektu.

Najbezpieczniejszą, choć najbardziej pracochłonną formą monitorowania realizacji wydatków projektu, jest połączenie w zestawieniu poszczególnych pozycji budżetu zadaniowego z harmonogramem rzeczowym projektu.

W oparciu na harmonogramie rzeczowo-finansowym można stworzyć system rozbudowanego zestawienia, do którego nanosimy koszty i wydatki projektu w odpowiednim wierszu pozycji budżetu i odpowiednim czasie poniesienia kosztu i wydatku.

_ Autorka jest Dyrektorem ds. Rozliczeń Unijnych / Główną Księgową w firmie donewell sp. z o.o. dobrze zrobiona księgowość _