Jak rozliczać podróże służbowe?

Kwestie podatkowe związane z podróżami służbowymi należy rozważać na dwóch płaszczyznach. Z punktu widzenia firmy, tzn. możliwości zakwalifikowania wydatków związanych z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodu, oraz z punktu widzenia pracownika, weryfikując czy świadczenie w postaci podróży służbowej, które otrzymuje od firmy nie jest dla niego przychodem wynikającym ze stosunku pracy.

Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące świadczeń w podróżach krajowych i w podróżach zagranicznych, jasno definiują, jakie kategorie świadczeń mogą przysługiwać pracownikowi w podróży służbowej. Określają także ich maksymalną wysokość. Nie ma przeszkód, aby pracodawca indywidualnie, np. w wewnętrznych regulaminach dotyczących rozliczania podróży służbowych, ustalił wysokość świadczeń przysługujących pracownikom.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/153/t32921.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/co;jest;podroza;sluzbowa;a;co;nie,79,0,657743.html) Przeczytaj pierwszą część poradnika - Co jest podróżą służbową, a co nie?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego pracownika jest jedynie wartość diet oraz innych należności, przysługujących za czas podróży służbowej do wysokości określonej w wyżej wymienionych rozporządzeniach. W związku z tym każda wypłata przekraczająca limity będzie stanowiła dla pracownika dochód podlegający opodatkowaniu.

Jeżeli chodzi o koszty pracodawcy, to należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla niego koszty uzyskania przychodu firmy, nawet jeżeli świadczenia te z jednym wyjątkiem przekraczają limity określone w rozporządzeniach. Kosztem uzyskania przychodów nie będą wydatki związane z użytkowaniem samochodów prywatnych przez pracowników przekraczające kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Podobnym zwolnieniom podatkowym, jak w przypadku pracowników, podlegają świadczenia wypłacone zleceniobiorcom. Jednakże, aby świadczenie te były wolne od podatku konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków. Po pierwsze zleceniobiorca nie może zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów, a po drugie świadczenia na rzecz zleceniobiorców zostały poniesione przez zleceniodawcę w celu osiągnięcia przychodów. Ważne też, aby w umowie zawartej ze zleceniobiorcą znalazł się zapis, że zleceniodawcy przysługuje zwrot kosztów z tytułu realizacji zlecenia zgodnie z zasadami określonymi dla pracowników.

Należy zwrócić uwagę, że prawo do zaliczania wydatków związanych z podróżami służbowymi do kosztów działalności przysługuje również przedsiębiorcom. Art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje możliwość włączenia do kosztów uzyskania przychodu diet w wysokości nieprzekraczającej wysokości przysługującej pracownikom.

Możliwość zakwalifikowania podróży realizowanej przez przedsiębiorcę, jako mającej cechy podróży służbowej (czytaj więcej na ten temat - Co jest podróżą służbową, a co nie?)
, będzie mieć kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia, czy dieta przysługująca przedsiębiorcy stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu. Np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w wydanej interpretacji indywidualnej (IPPB1/415-567/09-2/EC) odmówił zaliczenia diet przedsiębiorcy w koszty z uwagi na fakt, że praca realizowana przez Przedsiębiorcę w Wielkiej Brytanii nie miała charakteru incydentalnego.

Obok wielu interpretacji niepozwalających przedsiębiorcom zaliczać diety do kosztów pojawiały się także wyroki sądów odmienne od ww. stanowiska (np. sygn. II FSK 889/08). W uzasadnieniu tego wyroku czytamy, że art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obejmuje _ wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące bez względu na rodzaj tej działalności _ oraz, że _ podróż służbowa jest wykonywaniem przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą zadań poza siedzibą firmy _. Należy podkreślić, że Minister Finansów wydał 15 lutego 2010 roku interpretację ogólną, w której usankcjonował możliwość zaliczania diet do kosztów uzyskania przychodu przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych.

Nie należy zapominać także o prawidłowym udokumentowaniu diet. Dowody wewnętrzne dokumentujące te wydatki powinny zawierać: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Wydatki z tytułu podróży służbowych inne niż diety zalicza się do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z odrębnymi zasadami kwalifikowania kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodu.

Świadczenia wypłacane pracownikom oraz przedsiębiorcom z tytułu podróży służbowych podlegają zwolnieniu z ubezpieczeń społecznych, o ile nie przekraczają limitów ustalonych w rozporządzeniach. Każda nadwyżka ponad te limity będzie podstawą do naliczenia składek. Do niedawna składkom na ubezpieczenie społeczne podlegały świadczenia z tytułu podróży służbowych wypłacane zleceniobiorcom.

Z dniem 1 sierpnia 2010 roku w wyniku zmian w przepisach rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe takie świadczenia, jak: diety i inne należności za czas podróży służbowej zleceniobiorców nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS. W przypadku zleceniobiorców zwolnieniu będzie podlegała także wartość świadczeń wypłaconych przez nich z tytułu zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego na trasach lokalnych.

Autor jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość.