Jak rozliczyć podróż służbową przedsiębiorcy?

Warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca wyda pieniądze na wyżywienie podczas podróży, to nawet w sytuacji potwierdzenia ich fakturą nie mogą być rozliczone w ramach delegacji. Dieta bowiem, zgodnie z rozporządzeniem Ministra jest ograniczona limitem takich kosztów Są one określone w par. 7 ust. 1 oraz par. 13 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

Pracownik, który wyjeżdża w delegację, może otrzymać tzw. ryczałt za nocleg. A jak to jest w przypadku przedsiębiorcy? Żeby przedsiębiorca mógł zaliczyć taki wydatek na nocleg jako koszt podatkowy, musi być on potwierdzony fakturą lub rachunkiem. Trzeba pamiętać, że nie można odliczać VAT-u od usług hotelowych. W takiej sytuacji koszt będzie cały kosztem faktury.

O tym, jak będą rozliczone wydatki związane z dojazdem, zależy od rodzaju środka transportu, który wybrał przedsiębiorca. Jeśli będzie to samolot, pociąg lub autobus to trzeba koniecznie mieć fakturę. Bilet może być traktowany jak faktura tylko w określonych sytuacjach.

Jeśli przedsiębiorca będzie wykorzystywał w podróży samochód, to do kosztów podatkowych bez obaw może zakwalifikować wydatki na paliwo, czy opłaty za autostrady. Jeśli paliwo jest kupowane za granicą, to do potwierdzenia takiego wydatku wystarczy paragon. W takiej sytuacji jednak nie będzie można odliczyć VAT. Cała wartość paragonu będzie jednak kosztem.

Trzeba pamiętać, że jeśli samochód nie jest samochodem firmowym, to przedsiębiorca, który wykorzystuje go w delegacji, może wydatki związane z nim rozliczać wyłącznie w ramach tzw. kilometrówki.

Jeśli pracownik opuszcza stałe miejsce pracy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, może otrzymać dietę na pokrycie kosztów związanych z koniecznością zakupu wyżywienia. To 30 zł za każdą dobę. Jeśli przedsiębiorca wybiera się w podróż krajową, to limit diety również wynosi 30 zł. Dietę oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu. I jeśli jest ona krótsza niż 8 godzin, to wtedy dieta nie przysługuje, gdy trwa do 12 godzin, wtedy należy się połowa diety, a powyżej 12 godzin dieta w całości.

Podobnie dietę rozlicza się, jeśli podróż trwa więcej niż dobę. Żeby dieta mogła być wypłacona, trzeba wziąć pod uwagę cały czas podróży służbowej. Liczy się go od momentu wyjazdu do godziny, w której nastąpił powrót. Doba w podróży służbowej to kolejne 24 godziny, które liczymy od czasu, gdy podróż służbowa się rozpoczęła.

Gdy przedsiębiorca odbywa podróż zagraniczną, to wysokość diety zależy od tego, jaka jest ona ustalona dla konkretnego kraju. W przypadku podróży zagranicznej dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą pełną dobę. Jeśli taka podróż trwa krócej, to jeśli jest ona krótsza niż 8 godzin, można zaliczyć 1/3 diety, a gdy trwa do 12 godzin, przysługuje 50 proc. diety. Jeśli diety są określone w obcej walucie, to trzeba je przeliczyć na złotówki według średniego kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem kosztu. Dniem kosztu jest dzień, w którym rozliczana jest podróż służbowa.

Trzeba pamiętać, że przedsiębiorca musi rozliczyć podróż służbową najpóźniej w 14 dni od jej zakończenia.