Książka kontroli w przedsiębiorstwie – do czego służy?

Polskie prawo gwarantuje swobodę prowadzenia działalności gospodarczej. Firmę można w dowolnym momencie otworzyć, zawiesić lub zamknąć. Mimo sporej wolności gospodarczej są w kraju instytucje, które mają prawo kontrolować poczynania przedsiębiorcy. Najczęściej będą to kontrole ZUS, Urzędu Skarbowego albo Inspekcji Pracy.

Do dokumentowania liczby i czasu kontroli służy książka kontroli. Może być ona prowadzona w formie papierowej, jak i elektronicznej. Książka kontroli nie ma określonego wzoru. Prawo określa jednak, jakie wpisy dokonuje w niej instytucja przeprowadzająca kontrolę, a jakie sam przedsiębiorca. Kontrolujący wpisuje:

• oznaczenie organu, który dokonuje kontroli;
• oznaczenie upoważnienia, które zostało przedstawione podczas kontroli;
• zakres kontroli;
• daty rozpoczęcia kontroli i dzień, kiedy została zakończona.

Szczególne miejsce powinno się poświęcić wpisom, w których znajdują się uzasadnienia przedłużenia kontroli, gdy faktycznie doszło to znacznego wydłużenia tej kontroli. Uzasadnienia powinny też obejmować czas trwania przerwy, który jest niezbędny do tego, by np. przeprowadzić badań próbki produktu. Dzieje się tak, jeżeli jedyną czynnością ma być sporządzenie protokołu kontroli.

Pracownicy organu kontroli, w momencie dokonywania wpisów muszą się przy nich podpisać, a także dodatkowo potwierdzić je odpowiednimi pieczątkami

Przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną książkę kontroli. W takim wypadku jednak powinien posiadać dodatkowo również jej papierową wersję (może być wydrukowana), tak by w każdym momencie dało się ją udostępnić organowi kontrolującemu. Musi być poświadczona przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Istnieje jeden wyjątek od tego obowiązku. Książki kontroli nie trzeba przekazywać, jeśli udostępniono ją innej instytucji kontrolującej. Może się tak zdarzyć, gdy do firmy w tym danym momencie chcą wejść dwie kontrole. W takiej sytuacji książka kontroli w przedsiębiorstwie jest przekazywana w siedzibie organu, który chce dokonać kontroli w terminie maksymalnie 3 dni roboczych od dnia, kiedy poprzedni organ kontrolujący zwrócił ją przedsiębiorcy.

Posiadanie książki kontroli przydaje się przede wszystkim w sytuacji, gdy kontrola przeprowadzana jest w siedzibie firmy albo w miejscu wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Kontrola może być też przeprowadzona w siedzibie określonego organu kontrolującego, ale wtedy musi to być wyraźnie uzasadnione.

Książka kontroli ma służyć przedsiębiorcy do udokumentowania, ile kontroli się odbyło i jaki czas trwały. Dla kontrolujących jest to źródło informacji o już przeprowadzanych kontrolach. Wszystko dlatego, że prawo ogranicza liczbę i czas kontroli w przedsiębiorstwie. Żeby ich nie przekroczyć, stosuje się właśnie książkę kontroli.

Skoro książka kontroli jest obowiązkowa, muszą być przewidziane określone kary za jej brak. Sankcje określa kodeks karny skarbowy. Jeżeli nie okażemy księgi kontroli wymaganemu organowi, przedsiębiorcy grozi kara do 720 stawek dziennych. Stawka dzienną jest ustalana na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę, które obowiązuje w danym roku. Stawka dzienna nie może być mniejsza niż jedna trzydziesta część minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.