Opóźnienie samolotu a czas podróży służbowej
Czy czas spędzony na lotnisku w oczekiwaniu na samolot jest czasem podróży służbowej?
_ Samolot pracownika wracającego z zagranicznej podróży służbowej spóźnił się o 8 godzin (wylot zamiast o 14.00, nastąpił o 22.00). Czy czas spędzony na lotnisku w oczekiwaniu na samolot jest czasem podróży służbowej? _
W przypadku odbywania zagranicznej podróży służbowej środkami komunikacji lotniczej czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się *od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju *(§ 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych).
A zatem czas podróży służbowej należy liczyć do chwili lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju. Kwestia opóźnienia samolotu nie będzie tu miała znaczenia.
Zwrot wydatków ponad limit
_ Przepisach dotyczące rozliczenia kosztów noclegów w zagranicznej podróży służbowej stanowią m.in., że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej określony limit. Czy należy rozumieć, że nadwyżka ta jest kwestią uznania przez pracodawcę? Czy w związku z tym jest przychodem dla pracownika? _
Zwolnienie od podatku wspomnianej w pytaniu nadwyżki nie jest kwestią czystego uznania, a wystąpienia uzasadnionych przypadków, które pracodawca powinien uzasadnić i udowodnić.
Jak wiadomo, od podatku dochodowego zostały zwolnione m.in. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach dotyczących zasad ustalania należności za czas takiej podróży (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof).
W odniesieniu do podróży zagranicznej za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych. Jednak w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 9 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych).
I co najważniejsze, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych.
Dlatego to od pracodawcy zależy, w jaki sposób uzasadni konieczność wyższego zwrotu. Nie jest to więc kwestia czystego uznania, a uzasadnienia i udowodnienia tych warunków. Wystąpienie tych warunków spowoduje, że wspomniany zwrot będzie wolny od podatku i składek.
Autor jest specjalistą ds. podatkowych
