Polecenie wyjazdu służbowego. Dokumentacja podróży pracowniczej

Polecenie wyjazdu służbowego musi być wystawione najpóźniej w dniu, który poprzedza dzień wyjazdu służbowego.

Na dokumencie polecenia wyjazdu służbowego trzeba przede wszystkim wpisać poprawne dane pracownika. Oprócz nich wpisujemy podstawowe informacje o wyjeździe. Mowa tu o:

• celu wyjazdu;
• miejscowości, gdzie się zaczęła i zakończyła podróż;
• terminie wyjazdu;
• okresie trwania wyjazdu;
• środku transportu wykorzystywanym podczas wyjazdu;
• zaliczce, która została wypłacona pracownikowi;
• terminie, w którym powinno się rozliczyć wyjazd służbowy.

Jeżeli pracownik otrzyma od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego, musi wyjechać w miejsce określone przez pracodawcę. Jeśli odmówi wyjazdu służbowego, można to potraktować jako powód do wyciągnięcia konsekwencji wobec pracownika

Pracownik, który wyjeżdża służbowo, ma prawo do otrzymania diety i zwrotu kosztów poniesionych w związku z wyjazdem. Chodzi o koszty:

• przejazdu;
• noclegów;
• podróży środkami komunikacji miejskiej;
• innych wydatków, które jednak muszą być udokumentowane.

Dieta krajowa to 30 zł dziennie. Jest on wypłacana po to, by pokryć koszt wydatków związanych z posiłkami. Minimalna wysokość diety określona jest w przepisach. Jeśli pracownik chce, może wypłacić dietę w wyższej kwocie. Diety nie wypłaca się, jeśli pracownik odbywa podróż do miejscowości, w której zamieszkuje, a także gdy ma zapewnione całodzienne wyżywienie.

Druk polecenia wyjazdu służbowego ma dwie części. Lewą musi wypełnić pracodawca. W rubryce cel wyjazdu określa się dokładnie zadania, która pracownik ma wykonać podczas służbowego wyjazdu. Pracodawca musi też podać miejsce, w którym podróż się zaczyna i kończy, a także czas, w jakim będzie się ona odbywała. Pracodawca wskazuje również środek transportu, z którego pracownik może skorzystać.

W prawej części dokumentu wpisuje się "stwierdzenie pobytu służbowego". Pracownik powinien uzyskać potwierdzenie pobytu w miejscu, do którego wysłał go pracodawca. Potwierdzenia dokonuje się w miejscu pobytu pracownika. Dodatkowo zaznacza się przyjazdy i wyjazdy.

Warto podkreślić, że podróż służbowa określana jest jako "coś wyjątkowego". Jeśli charakter pracy pracownika polega na regularnym przemieszczaniu się po określonym regionie, to nie będzie to podróż służbowa. Pracodawca może jednak z tego powodu dobrowolnie wypłacać dodatkowe świadczenia, a także rozliczać koszty związane z takimi podróżami. Zdarza się, że wykorzystywany do tego jest druk polecenia wyjazdu służbowego. Konieczność wypełniania dokumentu w momencie wyjazdu można określić w regulaminie pracy albo w umowie o pracę.

Jeśli pracownik nie otrzymuje zwrotu kosztów podróży, to polecenie wyjazdu służbowego, może być jednym z elementów prowadzenia ewidencji czasu pracy. A warto przypomnieć, że pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję czasu pracy.