Prawidłowe księgowanie unijnych dotacji

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków Projektu w sposób przejrzysty zgodnie z zasadami określonymi w Programie, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem.

Przepisy art. 60 lit. d[p1] rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. L. 210 z 31.07.2006, str. 25) wprowadzają wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza odrębną ewidencję (nie zaś odrębne księgi rachunkowe)
, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Polega ona na wyodrębnieniu operacji w zakresie wykorzystania funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie do zakładowego planu kont odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych w takim układzie, aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli. Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej jest warunkiem zawartym w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach PO KL.

Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL może być prowadzona:

1) na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej _ ustawą o rachunkowości": _

• _ a) dla jednostek opisanych w art. 2 ust. 1 pkt 1–6 [p2] ustawy o rachunkowości; _
  • _ b) w sytuacji jeżeli Beneficjent zgodnie z umową o dofinansowanie wykonuje zadania zlecone; jest to określone w art. 2 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, który mówi, że zobowiązany do stosowania przepisów ustawy jest podmiot, który otrzymał dotację, przy czym „zadania zlecone _ oznaczają, że Beneficjent nie jest bezpośrednim, docelowym Beneficjentem udzielonej pomocy, a tylko pośredniczy w jej udzielaniu. 2) w sposób uproszczony dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (zwykle książka przychodów i rozchodów lub dokumentacja potwierdzająca poniesione wydatki) w przypadku, gdy Beneficjent nie spełnia warunków określonych w art. 2 ust. 1 pkt 1-7 ustawy o rachunkowości, czyli jest jednostką, która docelowo korzysta z pomocy (a nie wykonuje zadań zleconych), np. otrzymuje środki na szkolenia własnych pracowników.

W przypadku opisanym w pkt 1 Beneficjent, który otrzymał środki finansowe w ramach projektu PO KL, wyodrębnia w swoich dotychczas prowadzonych księgach rachunkowych dodatkowe konta księgowe przeznaczone do ewidencjonowania transakcji związanych z otrzymanym wsparciem na podstawie umowy o dofinansowanie oraz uwzględnia te zmiany w posiadanej przez siebie polityce rachunkowości, zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

Natomiast w przypadku opisanym w pkt 2 jednostka otrzymująca środki finansowe w ramach PO KL ma dwie możliwości:

• a) sporządzenia techniką ręczną lub komputerową (zwykle w postaci arkusza kalkulacyjnego) _ zestawienia dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem według wzoru załączonego do wniosku o płatność _;
  • b) wyodrębnienia w prowadzonej książce przychodów i rozchodów (np. w postaci zaznaczenia w dodatkowej rubryce) wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO KL lub założenia odrębnej księgi przychodów i rozchodów na potrzeby projektu. Wpisy dokonywane w tej księdze będą dotyczyć wyłącznie wydatków poniesionych w związku z realizacją projektu w ramach PO KL i będą stanowić odpowiednie powtórzenie części zapisów księgi podstawowej. Wyodrębnienie wydatków na projekt powinno być uzupełnione o wskazanie odpowiedniego zadania w ramach kosztów bezpośrednich lub informacje, że wydatek dotyczy kosztów pośrednich.