Wcześniejsze wystawianie faktur. Zalety i wady

Początek roku 2014 będzie przebiegał pod hasłem rewolucji w VAT. Resort finansów szykuje dla podatników największe od 20 lat zmiany na gruncie podatku od towarów i usług. Co ważne, regulacje w zakresie fakturowania nie będą już ujęte w rozporządzeniu, ale bezpośrednio w ustawie.

Wśród najistotniejszych zmian można wymienić moment powstania obowiązku podatkowego, nową definicję podstawy opodatkowania oraz terminy wystawiania faktur. Nowelizacja dotycząca tych ostatnich pozwoli uregulować ustawowo kwestię wystawiania dokumentów jeszcze przed dokonaniem sprzedaży.

Począwszy od stycznia 2014 roku w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT podatnicy znajdą informację odnośnie ogólnego terminu wystawiania faktur. Zgodnie z jego treścią przedsiębiorca będzie musiał sporządzić taki dokument nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

W tym miejscu należy podkreślić, że termin wystawienia faktury co do zasady nie będzie miał wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego, bowiem zgodnie z nowo dodanym art. 19a ust. 1 obowiązek podatkowy powstanie z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (przykładowe wyjątki: usługi budowlane, dostawa energii elektrycznej).

Zmianie ulegnie także termin, w jakim podatnik będzie zobligowany do zafakturowania otrzymanej przedpłaty, zaliczki, zadatku itp. Jak wskazuje art. 106i ust. 2 ustawy:

”Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (...) fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy”.

Jest to dość dogodne rozwiązanie dopuszczane przez ustawodawcę, bowiem według regulacji obowiązujących do końca grudnia 2013 roku podatnik po otrzymaniu zaliczki, przedpłaty, zadatku jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej w ciągu 7 dni od daty ich otrzymania. Czas ten zostaje zatem znacznie wydłużony.

W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, a więc z chwilą jej otrzymania.

Kwestia wcześniejszego wystawiania faktur została uregulowana w art. 106i ust. 7 znowelizowanej ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jego brzmieniem podatnik może sporządzić fakturę nie wcześniej niż 30 dni przed:

-— dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,

-— otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Podatnicy powinni pamiętać, że nie zawsze będą mogli skorzystać z tego przywileju. Jak wynika z art. 106i ust. 8 ustawy w przypadku dokonywania lub świadczenia:

-— dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

-— usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

-— usług najmu, dzierżawy, leasing lub umów o podobnym charakterze,

-— usług ochrony oraz usług ochrony, nadzoru i przechowywania mienia

-— usług stałej obsługi prawnej i biurowej,

-— usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, oraz pozostałych określonych w art. 19a ust. 3 ust.4

- gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy, nie będą mogli wystawić tego dokumentu na 30 dni przed wykonaniem usługi bądź dostarczeniem towaru. Przepis ten nie dotyczy wyżej wymienionych transakcji będących importem usług.

Sam fakt wystawiania faktury przed wykonaniem usługi, wydaniem towaru, otrzymaniem całości lub części zapłaty co do zasady nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT (z pewnymi wyjątkami określonymi ustawą art. 19a ust. 5 pkt 4 i 5).

Jak już wspomniano na wstępie, wcześniejsze wystawianie faktur wiąże się zarówno z szeregiem zalet, jak i wad.

Do największych korzyści płynących z tego rozwiązania można zaliczyć odstąpienie od zbytecznej papierologii. Przedsiębiorca wystawiając fakturę na 30 dni przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi jest w stanie zaoszczędzić nie tylko kilka kartek papieru, ale również tusz do drukarki. Najlepszym przykładem w tym wypadku są firmy branży handlowej oraz produkcyjnej, które przed faktyczną dostawą towaru otrzymują zamówienie od kontrahenta, na okoliczność czego sporządzana jest pro forma. Następnie, po otrzymaniu przedpłaty, sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową, a po zrealizowaniu zamówienia – fakturę końcową. Przy założeniu, że każdy z tych dokumentów zajmuje jedną stronę, przedsiębiorca jest w stanie zaoszczędzić minimum dwie kartki papieru. W przełożeniu na liczbę tego typu transakcji w danej firmie, może okazać się, że w kieszeni podatnika zostanie całkiem spora suma pieniędzy.

Kolejnym atutem płynącym z tego rozwiązania jest oszczędność czasu. Przedsiębiorca wiedząc, że w najbliższym czasie wyjeżdża na urlop, czy też w interesach, może tak rozplanować udokumentowanie sprzedaży, aby wszelkie faktury dla klientów zostały przygotowane jeszcze przed wyjazdem. Wówczas, wraz z odpowiednią dokumentacją, towary mogą zostać dostarczone do nabywcy, a usługi wykonane również podczas nieobecności podatnika. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku zwolnienia chorobowego przedsiębiorcy.

Natomiast do negatywnych konsekwencji przedwczesnego wystawienia faktury można zaliczyć powstanie obowiązku podatkowego na gruncie ustawy o PIT po stronie sprzedawcy, jak wynika bowiem z art. 14 ust 1c ustawy co do zasady:

_ za datę powstania przychodu (...) uważa się (...) dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień: _

_ 1) wystawienia faktury albo _

_ 2) uregulowania należności. _

Na chwilę obecną nie ma żadnych informacji mówiących o zmianie terminu powstawania obowiązku w podatku dochodowym. W związku z tym, podatnik będzie zobligowany do wykazania przychodu w dniu wystawienia faktury i zapłaty zaliczki na podatek dochodowy, nawet gdy towar nie zostanie jeszcze dostarczony, a usługa wykonana.

Również po stronie nabywcy można dostrzec wady wystawienia faktury na 30 dni przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Jak wynika z nowego brzmienia art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:

_ prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy _.

A więc sam fakt posiadania faktury nie daje nabywcy będącemu czynnym podatnikiem VAT prawa do odliczenia podatku od towarów i usług. Będzie on zatem zobowiązany w 2014 roku pilnować dwóch dat:

-— otrzymania faktury oraz

-— realizacji dostawy bądź uznania usługi za wykonaną.

Reasumując, dopuszczana przez ustawodawcę możliwość wystawienia faktur sprzedaży na 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi niesie ze sobą zarówno korzyści, ale też negatywne konsekwencje. Podkreślić należy, że ustawodawca pozostawił podatnikowi pełną dowolność i może on sam decydować, czy korzystać z prawa do wcześniejszego wystawienia faktury, czy też nie.

Więcej o zmianach w VAT