Zgłoszenie pracownika do ZUS. Co powinien zrobić pracodawca?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, związanych z zatrudnieniem jest zgłoszenie pracownika do ZUS oraz comiesięczne naliczanie i odprowadzanie składek ubezpieczeniowych.

W celu dokonania zgłoszenia konieczne będzie wypełnienie formularza ZUS ZUA. Więcej na temat jak wypełnić dokumenty zgłoszeniowe można przeczytaj tutaj. Warto jednak zaznaczyć, że gotowym formularz zgłoszeniowy trzeba złożyć w ZUS w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Nie należy jednak mylić tego terminu z dniem podpisania umowy z pracownikiem.

Przykład

Pracownicy obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom społecznym (emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Bez względu na to czy osoba jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę w kilku zakładach pracy, każdy pracodawca musi naliczyć i odprowadzić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należne składki. W przeciwnym razie grozi mu kara grzywny nawet do 5 tys. złotych.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownik w jednym zakładzie pracy jest zatrudniony na pełnym etacie, natomiast u innego pracodawcy dorabia na zleceniu. Minimalna pensja z tytułu umowy o pracę (aktualnie wynosi 1680 zł), zwalnia go z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenia społeczne za pracowników na zleceniu. Jednak nie dotyczy to ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego pracownik powinien poinformować o tym pracodawcę na piśmie o każdym dodatkowym zatrudnieniu.

Podstawą do obliczenia składek społecznych jest wynagrodzenie brutto pracownika. Natomiast podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o kwotę ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego.

Wartość procentowa 1,93 składki na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalona dla pracodawców (zwanych płatnikami składek), którzy zgłaszają do ubezpieczeń nie więcej niż 9 osób. W pozostałych przypadkach są oni zobowiązani do samodzielnego ustalenia stopy procentowej.

Przykład

Pozostała część składek pracownika: (emerytalne 9,76 procent, rentowe 6,5 procent, wypadkowe 1,93 procent, fundusz pracy 2,45 procent, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych 0,1 procent) pokrywa pracodawca z własnych pieniędzy. Przy minimalnej pensji brutto dodatkowy koszt wynosi 348,43 zł.

Składki ZUS obowiązkowo co miesiąc nalicza i odprowadza na konto ZUS pracodawca. Musi to zrobić w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. Ponadto w tym samym czasie trzeba przekazać do ZUS deklarację ZUS DRA wraz z imiennymi raportami miesięcznymi ZUS RCA.

Za nieterminowe wpłaty do ZUS konsekwencji nie ponosi pracownik, lecz pracodawca. Za każdy dzień zwłoki naliczane są odsetki. Co więcej może on zostać ukarany grzywną do 5 tys. złotych.

W przypadku zmiany bądź korekty danych ubezpieczonego pracodawca powinien poinformować o tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych na odpowiednim druku. Jeżeli podstawą do ich dokonania jest wezwanie z ZUS, wówczas należy ustosunkować się do zaleceń w terminie 7 dni od daty otrzymania pisma. Natomiast, gdy pracodawca sam odkryje błędy, wówczas jak najszybciej powinien poprawić pomyłki. Nie zawsze jednak zmiany są wynikiem błędów, ale mogą być spowodowane na przykład zmianą nazwiska, adresu zamieszkania, czy wydaniem nowego dowodu osobistego. W takich sytuacjach również należy poinformować ZUS.

Zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) zgłasza się formularz ZUS ZUA. .

Natomiast formularz ZUS ZIUA wypełnia się w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia), podane w bloku III formularza ZUS ZUA.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę, a więc wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - pracodawca powinien w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu wyrejestrować byłego pracownika z ZUS. Właściwy do tego jest formularz ZUS ZWUA. Pomocny przy wypełnieniu tego druku będzie artykuł poradnikowy dostępny na stronie Money.pl

Przy wyrejestrowaniu należy pamiętać o tym, że pracownik przestaje podlegać ubezpieczeniom ZUS od dnia następnego, po dniu rozwiązania umowy. Czyli, gdy umowa została rozwiązana 28 listopada, wówczas pracownika trzeba wyrejestrować z datą 29 listopada.

• Samozatrudnienie czy spółka cywilna?
• Zezwolenie, koncesja, a może licencja?
• Jaki podatek, jaka księgowość?
• Gdzie się rejestrować?
• Jak zdobyć REGON?
• Nowy czy stary NIP?
• Czy warto być VAT-owcem?
• Jaki ZUS?
• Zatrudniamy pracownika
• Fundusz Świadczeń Socjalnych
• Czy trzeba mieć osobne konto?
• Jakie inne urzędy trzeba zawiadomić?
• Polska Klasyfikacja Działalności 2007
• Polska Klasyfikacja Działalności
• Ile kosztuje nowa firma?
• Ile trwa założenie firmy?
• Jakie info na pieczątce, papierze czy www?
• Jak oznaczyć towary?
• Urlopy
• Wszystko o leasingu