Czym jest raport kasowy? Jak go przygotować?

Raport kasowy jest dokumentem sporządzanym w celu udokumentowania przeprowadzonych na gruncie przedsiębiorstwa operacji kasowych. Błędem jest utożsamianie go z raportem drukowanym z kasy fiskalnej – dobowym czy miesięcznym. W przypadku raportów kasowych prezentują one aktualny stan kasy przedsiębiorcy, czyli to, ile gotówki się w niej znajduje. Każdy raport tego typu powinien ujmować operacje kasowe przeprowadzane w firmie w założonym czasie, np. w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca i tak dalej.

Jeśli w przedsiębiorstwie klientom lub kontrahentom udostępnia się możliwość płatności gotówką, to jej obieg musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w postaci raportu kasowego. Przygotowuje się go na podstawie dokumentów, które obrazują przepływ środków pieniężnych. Dlatego raport kasowy to nic innego jak ewidencja pewnych dokumentów, takich jak:

• podstawowe dowody zakupu, do których zalicza się faktury VAT i rachunki,
• dowody księgowe KP (kasa przyjęła),
• dowody księgowe KW (kasa wydała),
• polecenia wypłaty lub wpłaty z tytułu rozliczeń podróży służbowych pracowników,
• koperty płacowe,
• wnioski o wypłatę zaliczek na potrzeby podróży służbowych od pracowników,
• polecenia wypłaty, zaakceptowane przez uprawnione do tego celu osoby.
• dowody wpłat na rachunki bankowe,
• polecenia wykonania dyspozycji płatniczych. 

Dokument, który pozwala na stworzenie raportu kasowego, powinien zawsze mieć wszystkie najważniejsze elementy, w tym nazwę dowodu, podpis kasjera czy datę wpłaty i wypłaty, jej tytuł oraz oczywiście kwotę wpłaty lub wypłaty. 

Wśród obowiązkowych elementów składających się na raport kasowy należy wymienić:

• dane firmy – mogą one być wskazane na pieczęci firmowej,
• numer raportu kasowego,
• okres, za który sporządzany jest raport kasowy,
• wykaz wszystkich operacji gotówkowych w porządku chronologicznym, z opisem wskazującym na numer pozycji, datę wykonania operacji, treść dokumentu kasowego czy na dane osób dokonujących wpłat lub wypłat pieniężnych,
• numer konta przeciwstawnego,
• informacja o obrotach i bieżącym stanie kasy,
• informacje o liczbie załączników do raportu kasowego w postaci dowodów KP i KW. 

Na koniec każdy raport kasowy musi być podpisany przez osobę, która go sporządziła, czyli kasjera. Należy wskazać też datę sporządzenia i zatwierdzenia raportu. 

Przedsiębiorca powinien sporządzać raporty zgodnie z okresem sprecyzowanym w instrukcji kasowej. Można je przygotowywać codziennie lub rzadziej, a wszystko uzależnione jest od potrzeb przedsiębiorstwa. Raporty kasowe podlegają archiwizowaniu przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Obowiązkowo raport kasowy sporządzają wszystkie te jednostki, które samodzielnie monitorują przepływy gotówki w firmie, czyli regulujące zobowiązania oraz przyjmujące wpłaty gotówkowe. 

Na podstawie przygotowanego za dany okres raportu kasowego można skontrolować, ile gotówki znajduje się w kasie firmowej i skonfrontować jej rzeczywisty stan z dokumentami kasowymi. Należy jednak wiedzieć, jak rozliczyć i zaksięgować ten raport.

Jeśli w raporcie zostaną ujawnione błędy, czyli ilość gotówki w kasie okaże się większa lub mniejsza, niż wynika to z raportu, wówczas można mówić o nadwyżce albo niedoborze kasowym. Niedobór może obciążać kasjera, ponieważ to on w pierwszej kolejności odpowiada za stan kasy, o ile podpisał oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za nią. 

Nadwyżka kasowa ma miejsce wtedy, gdy znajdująca się w kasie gotówka jest większa niż wynika z dokumentów, co oznacza, że nie została udokumentowana przychodowymi dokumentami. Nadwyżka w ramach rozliczenia raportu powinna być odprowadzona na rachunek dochodów budżetowych. 

Prawidłowe księgowanie raportu kasowego polega na zaewidencjonowaniu jego wyników na koncie "Kasa". Jeśli kasjer przyjmuje do kasy środki lub raport kasowy stwierdza nadwyżki istniejące w kasie, należy księgować po stronie Wn (Dt). Natomiast przy wypłacie środków oraz wszelkich niedoborach kasowych należy wykonać zapis księgowy po stronie Ma (Cr).