Falstart systemu e-Doręczeń. Samorządy chcą wyłączenia. "Nie jest możliwe normalne korzystanie"

Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla instytucji publicznych takich jak samorządy czy urzędy skarbowe. Korzystają z nich również przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, notariusze). Od kwietnia tego roku system ma zostać rozciągnięty na wszystkich przedsiębiorców.

Pierwsze tygodnie funkcjonowania e-Doręczeń przynoszą jednak sporo rozczarowań. Wysyłka cyfrowego listu trwa nawet kilka dni. "Dziennik Gazeta Prawna" informował, że pisma gubią się po drodze, a system elektroniczny zawiesza się, co prowadzi do zatorów. Są przypadki, że ważniejsze pisma przychodzą tradycyjną pocztą. Jakby tego było mało "DGP" podaje, że zdarzyły się naruszenia ochrony danych. "Do adresatów docierają numery PESEL urzędników nadających wiadomości" - czytamy.

Nie jest możliwe normalne korzystanie z systemu e-Doręczeń. Odpytuje o tę samą przesyłkę nieskończoną liczbę razy, choć ktoś ją otworzył, pobrał, a system nadal o nią pyta. Blokuje się możliwość logowania - mówi money.pl Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich.

I potwierdza, że ze strony samorządowej padło pod adresem resortu cyfryzacji i Poczty Polskiej stanowcze żądanie. - Chodzi o wyłączenie systemu, jeśli do końca stycznia nie zostaną wdrożone poprawki - podkreśla Patrycja Grebla-Tarasek. I doprecyzowuje, że nie ma mowy o uniknięciu systemu, gdyż prawo obliguje urzędy i instytucje do stosowania e-Doręczeń od początku 2025 roku. Urzędnicy przecierają szlaki w tej materii - od kwietnia tego roku e-Doręczenia mają zostać rozszerzone na przedsiębiorców.

Bolączki systemu e-Doręczeń to jedno, ale Sylwester Szczepaniak, koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego Unii Metropolii Polskich, zwraca uwagę, że gdyby Poczta i resort cyfryzacji reagowały szybciej na problemy pod kątem komunikacji, nie byłoby aż takiego chaosu.

- Nie wiemy, o jakiej skali nieprawidłowości mówimy. Na spotkaniach PP wskazuje, że źródłem jest "przeładowanie" systemu poprzez zbyt dużą liczbę zapytań przez systemy dziedzinowe. Nie wiemy jednak, czy to jest tylko to, czy coś poważniejszego. Liczę, że do końca stycznia operator się z tym upora -  przyznaje.

- Zostaje powołanie się na art. 6 ust. 1 lit.e ustawy tj. brak możliwości doręczenia ze względu na wystąpienie przyczyny mające charakter techniczny tj. nieprawidłowe działanie systemu. Można w takim przypadku wysyłać korespondencje przez ePUAP do innych podmiotów albo tradycyjnie papierem - zaleca w rozmowie z money.pl Sylwester Szczepaniak.

"To może byłoby śmieszne, gdyby nie było niebezpieczne. Finalnie może nastąpić skutek doręczenia, termin może upłynąć, a sąd lub organ wyjaśni nam, że to my, jako pełnomocnicy profesjonalni, jesteśmy odpowiedzialni za prawidłową organizację odbioru korespondencji" - komentuje radca prawny Krzysztof Lenart. Takich głosów w serwisie branżowym Linkedin ze strony prawników, którzy od 1 stycznia mają styczność z e-Doręczeniami, jest znacznie więcej.

Zapytaliśmy o problemy z e-Doręczeniami głównego operatora. Poczta Polska podkreśla, że działa już ponad pół miliona aktywnych skrzynek do e-Doręczeń.

"Docelowo, projekt ma wyeliminować papierową korespondencję w komunikacji oficjalnej i urzędowej. Zespół ekspertów Poczty Polskiej odpowiedzialny za wdrożenie projektu jest świadomy faktu, iż faza wdrożenia nowego systemu napotyka trudności techniczne, gdyż wymaga od użytkowników dostosowania się do nowych rozwiązań" - czytamy w odpowiedzi biura prasowego Poczty Polskiej na nasze pytania.

W sprawie problemów z zalegającą korespondencją otrzymaliśmy jedynie zdawkowe zapewnienie, że PP "wdraża zmiany mające na celu przyspieszenie procesu przetwarzania e-Doręczeń".

Zapytaliśmy o problemy z funkcjonowaniem systemu e-Doręczeń nadzorujące system Ministerstwo Cyfryzacji. Resort podkreślił, że w przypadku "nieprawidłowości, leżących w obszarze kompetencji operatora, Centralny Ośrodek Informatyki na bieżąco przekazuje do niego wszystkie zgłoszenia".

MC dodało, że w kontekście problemów podnoszonych przez stronę samorządową "w minionym tygodniu zespół Centralnego Ośrodka Informatyki zaoferował Poczcie Polskiej dodatkowe wsparcie w zakresie rozwiązywania występujących po stronie Operatora Wyznaczonego problemów technicznych, będących przyczyną zgłaszanych przez użytkowników opóźnień i nieprawidłowości".

Problem okazał się jednak większy niż zakładano. W środę 22 stycznia MC wydało komunikat, w którym podkreśla, że "monitoring problemów technicznych odbywa się na bieżąco", a minister cyfryzacji "oczekuje od Poczty Polskiej pilnej reakcji". "W najbliższym czasie planowane jest dodatkowo spotkanie z udziałem wszystkich interesariuszy, aby usprawnić procesy związane z funkcjonowaniem e-Doręczeń" -konkluduje resort cyfryzacji.

Podkreślmy, że jeszcze w piątek 17 stycznia szef resortu i wicepremier Krzysztof Gawkowski zachwalał na konferencji prasowej w Bydgoszczy e-Doręczenia, mówiąc, że jako "odpowiednik tradycyjnych przesyłek poleconych za potwierdzeniem odbioru" umożliwiają wygodną i bezpieczną komunikację z administracją publiczną. Podkreślał, że prymusem we wdrażaniu e-Doręczeń w Polsce jest woj. kujawsko-pomorskie.

Kilka dni później na sejmowej podkomisji prezes Poczty Polskiej Sebastian Mikosz poinformował, że po wejściu w życie obowiązkowych e-Doręczeń "odnotowano gigantyczny wzrost ruchu".

- Jeśli chodzi o tę usługę, rejestrowanych doręczeń, czyli inaczej mówiąc awizo, mamy skok w ciągu tych pierwszych 21 dni stycznia (...) o prawie 5 tys. proc. - przekazał Mikosz. W przypadku usługi hybrydowej wzrost wyniósł 10 tys. proc. w ujęciu rocznym. Potwierdził, że Poczta "ma w niektórych obszarach kłopoty (...) informatyczne" i dodał, że otrzymała 1,3 tys. "takich zgłoszeń".

Bartłomiej Chudy, dziennikarz i wydawca money.pl