Porażka e-Doręczeń. Urzędnicy biją na alarm: sytuacja jest trudna

Od 1 stycznia e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Jednostki te mierzą się jednak z problemami technicznymi, co potwierdziło w komunikacie Ministerstwo Cyfryzacji oraz Poczta Polska, która jest operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń dla tych jednostek.

Przesyłki w ramach PURDE, czyli wysłane całkowicie elektroniczne, powinny być dostarczone przez Pocztę Polską ciągu 24 godzin, w Urzędzie Miasta Lublin często się to jednak nie udaje - informuje Beata Pietryczuk z biura prasowego w Kancelarii Prezydenta Miasta Lublin.

Obecnie przesyłki w systemie e-Doręczeń są w tzw. trybie weryfikacji, który trwa od kilku godzin do nawet kilku dni, zanim przesyłka zostanie nadana do adresata. Mamy przypadki przesyłek, które zostały nadane 9 i 10 stycznia br. i wciąż mają w naszej skrzynce e-Doręczeń status "w trakcie weryfikacji", co oznacza, że nie zostały nadane przez Pocztę Polską. Z przesyłek wysłanych przez Urząd np. 15 stycznia nadal ponad 350 przesyłek ma ten status - sprecyzowała.

Zwróciła uwagę, że sytuacja jest trudna, w szczególności, gdy chodzi o zachowanie terminów. - Urząd nadaje przesyłki m.in. w sprawach indywidualnych, np. decyzje, postanowienia, wezwania w sprawach prowadzonych w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego czy Ordynacji podatkowej, których doręczenie w trybie innym niż wskazuje na to przepis prawa, będzie nieskuteczne - podkreśliła. - Nie jest jasne, co się z takimi przesyłkami stanie, czy i kiedy zostaną doręczone, czy i kiedy dotrą do nas dowody doręczeń - wskazała.

Generowanie dowodów doręczeń, to kolejny problem, z którym mierzy się UM Lublin.

- Brak dowodu może prowadzić do podważenia rozstrzygnięć administracyjnych lub podatkowych oraz niepewność w zakresie możliwości odwołań od nich - zaznaczyła Pietryczuk. Dodała, że występują też sytuacje, w których mimo otrzymania dowodu doręczenia do adresata, przesyłka pojawia się na skrzynce odbiorcy nawet z kilkudniowym opóźnieniem. - Powoduje to komplikacje, ponieważ terminy wprowadzenia decyzji są liczone od daty doręczenia - podkreśliła.

Problemy techniczne pojawiają się także podczas przesyłania korespondencji między instytucjami. - Problemem jest także fakt, że przesyłka nadana w godzinach porannych z podmiotu publicznego na skrzynkę innego podmiotu publicznego dociera do niego dopiero po południu lub wieczorem, a czasami w kolejnym dniu lub nawet po upływie kilku dni - wymieniła przedstawicielka UM Lublin.

Jak podkreśliła - zdarzają się także naruszenia ochrony danych, ponieważ do klientów podmiotów publicznych docierają numery PESEL urzędników nadających wiadomości bezpośrednio ze skrzynki e-Doręczeń danego podmiotu. - Mamy również trudności z wyszukaniem przesyłek i ich statusu ze względu na ograniczone narzędzia skrzynki do e-Doręczeń - dodała.

Przekazała, że problemy z e-Doręczeniami stale są zgłaszane do Centralnego Ośrodka Informatyki oraz do Poczty Polskiej. - W bieżącym tygodniu mamy zaplanowane spotkanie z przedstawicielami operatora wyznaczonego celem omówienia problemów i ustalenia sposobu ich rozwiązania, o ile będzie to możliwe - przekazała Pietryczuk.

Minister Cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zwrócił się do prezesa Poczty Polskiej o przedstawienie informacji nt. stanu realizowanych usług, w tym informacji w zakresie naprawy zgłaszanych błędów. Szef MC domaga się także przedstawienia propozycji działań naprawczych, usprawniających korzystanie z e-Doręczeń.

Według ostatnich danych przekazanych przez Pocztę Polską, problemy związane z obsługą skrzynek do e-Doręczeń dotyczą 30 podmiotów i są na bieżąco rozwiązywane - informowała rzeczniczka operatora Joanna Trzaska-Wieczorek.

Wdrażanie systemów na dużą, masową skalę jest skomplikowanym procesem. Oczywiście, że chcielibyśmy uniknąć jakichkolwiek problemów, ale nie wszystko jest zależne od Poczty Polskiej. Choćby wybór firm informatycznych, które integrują samorządy czy urzędy z systemem e-doręczeń - tłumaczy.

Przedstawicielka Poczty wskazała, że kolejnym problemem, który zidentyfikowali eksperci są "nieustanne", elektroniczne zapytania dotyczące statusu e-przesyłki, wysyłane przez nadawców lub odbiorców, które powodują "ponadnormatywne i nieuzasadnione obciążenie systemu".

- W związku z napływającymi pytaniami o bezpieczeństwo danych osobowych Poczta Polska podkreśla, iż przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych jest priorytetem, a komunikacja w systemie e-Doręczeń jest w pełni bezpieczna. Wszelkie procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym numerów PESEL, są w pełni zgodne z wytycznymi Ministerstwa Cyfryzacji - infomowała rzeczniczka.

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który miał ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.