Fiasko przetargu na usługi pocztowe. Money.pl jako pierwszy ujawnił problem

Centralny Zamawiający dla Sądownictwa (CZdS) poinformował dziś, 29 sierpnia, oficjalnym pismem o unieważnieniu postępowania dotyczącego obsługi korespondencji sądów i prokuratur. To efekt naszych publikacji, w których ujawniliśmy szczegóły negocjacji z Pocztą Polską. Choć resort złagodził wymagania, co miało skutkować niższą ceną, państwowa spółka podniosła stawkę – jedyna oferta opiewała na 4,34 mld zł, przy budżecie Ministerstwa Sprawiedliwości wynoszącym 2,49 mld zł.

Zgodnie z prawem zamówień publicznych (art. 255 pkt 3 Pzp), jeśli cena oferty przewyższa budżet i nie ma możliwości jego zwiększenia, zamawiający musi unieważnić przetarg. Tak właśnie się stało – dyrektor CZdS wprost wskazała w zawiadomieniu o unieważnieniu postępowania, że przyjęcie oferty Poczty naruszałoby zasadę efektywności wydatków publicznych. Wskazywaliśmy na to również w naszej publikacji.

Udzielenie zamówienia w oparciu o złożoną ofertę naruszałoby zasadę efektywności wydatków publicznych – stwierdzono w uzasadnieniu decyzji o unieważnieniu.

Decyzja oznacza, że we wrześniu – kiedy miał ruszyć nowy kontrakt – sądy i prokuratury wciąż pozostaną bez długoterminowej umowy na doręczanie korespondencji, a usługi będą realizowane na podstawie przedłużonej, wygasłej już umowy.

Resort sprawiedliwości stoi pod presją czasu – musi zapewnić ciągłość obsługi sądów i prokuratur, ale nie może zaakceptować oferty przekraczającej budżet o 1,85 mld zł. Najprawdopodobniej konieczne będzie ponowienie postępowania lub poszukiwanie nowych rozwiązań systemowych.

Kontrakt na doręczanie przesyłek sądowych i prokuratorskich ma fundamentalne znaczenie dla obywateli. Od daty odbioru pism biegną terminy odwołań, apelacji czy sprzeciwów. Każde opóźnienie grozi unieważnieniem postępowania albo przedawnieniem sprawy. Poprzednia trzyletnia umowa z Pocztą Polską – warta 1,5 mld zł – wygasła z końcem 2024 r. i jest obecnie przedłużana w trybie prawa opcji, by utrzymać ciągłość doręczeń.

Nowa umowa miała obowiązywać przez 42 miesiące – do lutego 2029 r. – i rozpocząć się we wrześniu 2025 r. Zamiast rozstrzygnięcia mamy jednak unieważnienie.

Money.pl opisał kulisy negocjacji między Pocztą Polską a CZdS. Przypomnijmy, że najpierw, w grudniu 2024 r., państwowa spółka zażądała 3,4 mld zł. Po unieważnieniu tamtego postępowania resort sprawiedliwości złagodził wymagania wobec wykonawcy – zrezygnowano m.in. z wyższych kar umownych oraz obowiązku wydzielonych stanowisk odbioru przesyłek. Zamiast spodziewanego spadku ceny, Poczta podniosła stawkę do niemal 4,3 mld zł – czyli o blisko 900 mln zł więcej niż w grudniu i aż o 1,85 mld zł powyżej budżetu ministerstwa.

W publikacji money.pl z połowy sierpnia ujawniliśmy, że największe podwyżki dotknęły usług generujących największe koszty – np. list polecony ekonomiczny zdrożał o 15–16 proc., a elektroniczne potwierdzenie odbioru aż o 33 proc. To właśnie te elementy odpowiadają za prawie 90 proc. wartości całego kontraktu.

Karolina Wysota, dziennikarka money.pl

Poczta Polska przesłała do redakcji money.pl stanowisko wraz z prośbą o jego publikację, co czynimy bez zmian i w całości poniżej:

Poczta Polska jest jedynym podmiotem zdolnym do świadczenia na tak szeroką skalę usług pocztowych dla wymiaru sprawiedliwości. Co więcej, resort sprawiedliwości określił obowiązki wykonawcy znacznie powyżej standardów przewidzianych dla zwykłej korespondencji pocztowej, w tym przesyłek rejestrowanych (terminy dostaw, kary, wymagania podpisu biometrycznego).

Przedmiot zamówienia to świadczenie usług pocztowych dla sądów powszechnych i prokuratur zlokalizowanych w całej Polsce przez cztery lata, i to zarówno w kraju, jak i za granicą. Przypomnijmy, że przetarg nieograniczony wszczęty przez Zamawiającego w 2024 r. został unieważniony z powodu braku wystarczających środków finansowych.

Po unieważnieniu poprzedniego postępowania wszczęto kolejne, tym razem w trybie negocjacji z ogłoszeniem, w którym Poczta Polska jako jedyna złożyła ofertę wstępną. Treść oferty wstępnej, ofert składanych w trakcie negocjacji oraz negocjacji mają charakter poufny.

Pomimo że w toku negocjacji wymagania stawiane przez Zamawiającego zostały częściowo zmienione i dostosowane do standardów rynkowych, to jednocześnie, w stosunku do przetargu ogłoszonego w 2024 r., Zamawiający zwiększył zarówno liczbę usług, jak i czas trwania kontraktu, określając przy tym budżet na poziomie zbliżonym do poprzedniego.

Kwota, którą Zamawiający zaplanował na to zamówienie (2,49 mld zł), nie odzwierciedla realiów rynkowych (inflacja, wzrost cen wynagrodzeń, energii, transportu), jak i dotychczasowej praktyki w obsłudze korespondencji na tak dużą skalę. Zamawiający miał pełną świadomość kosztów, jakich należało się spodziewać - biorąc pod uwagę ofertę z poprzedniego postępowania, złożoną ofertę wstępną oraz przebieg negocjacji - jednak nie podjął żadnych działań w celu dostosowania budżetu do realnych wymagań.

Wysokość ceny złożonej w postępowaniu była w pełni uzasadniona, odpowiadała wymogom stawianym przez Zamawiającego i była oparta na realnych kosztach realizacji usług pocztowych.

Warto podkreślić, że – zgodnie z opisem Zamawiającego – mamy do czynienia z kontraktem o szczególnym znaczeniu publicznym, kluczowym dla sprawnego funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości i stawiającym wykonawcy wymagania znacznie wykraczające poza standardy usług pocztowych oraz zawierającym wysokie kary umowne.