Już na wstępie trzeba zauważyć, że przez "prowadzenie firmy w chmurze" można rozumieć dwa zagadnienia. Pierwsze to przeniesienie do internetu całej księgowości i przechowywanych dokumentów, z kolei drugie – wykorzystywanie mocy obliczeniowej serwerów i usług oferowanych przez dostawców, by nie tworzyć własnej infrastruktury w biurze. Wykorzystanie chmury w obydwu sytuacjach może prowadzić do wielu korzyści, ale wiąże się także z pewnymi ograniczeniami.
Dokumenty i księgowość w chmurze
Pierwsze wykorzystanie chmury w firmie związane jest z obiegiem dokumentów i w praktyce trudno wyobrazić sobie dzisiaj inne rozwiązanie. W dobie cyfryzacji praktycznie każdej dziedziny życia, również księgowość świetnie sprawdza się, gdy jest prowadzona za pośrednictwem oprogramowania w chmurze. Takie podejście nie tylko eliminuje konieczność przechowywania stosów dokumentów w formie papierowej (można je ograniczyć do minimum), ale daje także możliwość obsługiwania księgowości z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy zabrać ze sobą laptop z internetem.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Wykorzystanie aplikacji internetowej do kontrolowania firmowych wydatków to wygoda nie tylko dla działu księgowości, ale i samego właściciela. Kilka osób może przeglądać różne zasoby jednocześnie, co nie zawsze jest możliwe w przypadku próby prowadzenia dokumentacji w klasycznej formie. Aplikacja w sieci oznacza także wygodę wystawiania faktur w elektronicznej formie i automatyzację przesyłania dokumentów do klientów – co oczywiście można realizować również poza chmurą z wykorzystaniem innego oprogramowania, ale wiąże się z koniecznością konfigurowania programów na wszystkich firmowych komputerach. W przypadku aplikacji w chmurze wystarczy logowanie przez przeglądarkę.
Naturalnie siłą rzeczy aplikacja do obsługi firmowych dokumentów działająca wyłącznie w chmurze ma swoje ograniczenia. Po pierwsze skorzystamy z niej wyłącznie mając dostęp do internetu, po drugie uzależniamy całkowicie dostęp do firmowych dokumentów od stanu usługi dostawcy, którego wybraliśmy. Jego infrastruktura również może ulec uszkodzeniu, co będzie wiązało się z chwilową przerwą i brakiem możliwości obsługi klientów. Ostatecznie trzeba się również liczyć z teoretyczną możliwością wycofania się usługodawcy z oferowania danej aplikacji chmurowej, co będzie generować dodatkowe koszty na etapie szukania nowego usługodawcy.
Chmura jako centrum obliczeń
Drugi przypadek wykorzystania chmury w firmie związany jest z szeroko rozumianymi obliczeniami. Chodzi o przeniesienie do środowiska sieciowego części infrastruktury, której w danej firmie nie można stworzyć w wybranym momencie. W praktyce może to być zdalna baza danych lub korzystanie z usług realizowania obliczeń właśnie w chmurze, co znane jest szerzej jako cloud computing.
Zależnie od potrzeb i możliwości zespołu pracującego w danej firmie oraz specyfiki biznesu, korzystanie z obliczeń w chmurze może być cenne na przykład w branży handlowej czy dla platform edukacyjnych. Zespół pracowników w firmie może bowiem wówczas skupić się na tworzeniu produktów, nie myśląc o technicznym przygotowaniu oprogramowania i sprzętu, by obsłużyć duże zainteresowanie ze strony klientów – całą odpowiedzialność za sprzęt, oprogramowanie i stabilność można bowiem przenieść na usługodawcę, który będzie musiał o nie zadbać.
Cloud computing przybiera różne formy, które uzależnione są od potrzeb klientów. Do chmury można na przykład przenieść tylko część infrastruktury (wówczas mowa o chmurze hybrydowej) i korzystać z modelu SaaS, który gwarantuje dostęp do gotowego oprogramowania, bez konieczności samodzielnego konfigurowania platformy. Kombinacji jest wiele, a każda ma wady i zalety.
Do najważniejszych wad przenoszenia obliczeń do chmury należy zaliczyć uzależnianie się od zewnętrznego dostawcy – zależnie od wybranego zakresu i modelu. W skrajnym przypadku, w przypadku awarii lub niedostatecznej jakości usługi po stronie usługodawcy obliczeń w chmurze, klienci naszej firmy mogą doświadczyć całkowitej niedostępności tworzonego serwisu, ale takie przypadki co do zasady należą do rzadkości. Kluczowe jest skalkulowanie ryzyka i oszacowanie realnych potrzeb związanych z cloud computingiem w danej firmie.