Jak zarządzać strukturą organizacyjną w firmie?

Kiedy firma się rozrasta, a pracowników przybywa, warto zadbać o wdrożenie odpowiedniej struktury organizacyjnej, czyli ustalenie zależności funkcjonalnych i hierarchicznych między poszczególnymi elementami w grupie. Jest to wewnętrzny podział na komórki, jednostki, stanowiska z podziałem uprawnień i odpowiedzialności, mających ułatwić przepływ informacji oraz osiąganie wspólnych celów. 

Struktura organizacji to sieć powiązań wszystkich jednostek w firmie, tworząca zorganizowaną spójną całość. Zazwyczaj przybiera postać schematu organizacyjnego, będącego graficznym przedstawieniem pracowników oraz ich miejsc w strukturze. Najważniejsze funkcje, jakie pełni struktura organizacyjna firmy, można określić w kilku punktach:

• W przejrzysty sposób przedstawia podział pracy,
• definiuje zakres obowiązków,
• pomaga zarządzać zasobami ludzkimi,
• reguluje działania poszczególnych jednostek,
• zapewnia efektywną realizację celów organizacji.

Strukturę organizacji i plan zatrudnienia pracowników często opracowuje się już na poziomie tworzenia biznesplanu.

Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa najczęściej składa się z trzech najważniejszych elementów. Są to: 

• regulamin organizacji – jest to dokument, który określa i reguluje hierarchię w firmie i określa kompetencje każdej jednostki,
• opis stanowiska pracy – opisuje kwalifikacje, zakres obowiązków, wymagania niezbędne na danym stanowisku w firmie, 
• schemat organizacji – graficzne przedstawienie struktury firmy, pomaga w obrazowy sposób przedstawić relacje i zależności między pracownikami.

• zasada celowości – wyraźne określenie celów poprzez podział celów ogólnosystemowych na cząstkowe,
• zasada minimalnej złożoności – struktura powinna być jak najprostsza i nieskomplikowana,
• zasada wykorzystania potencjału ludzkiego – przydzielanie osób na odpowiednie stanowiska; branie pod uwagę ich wykształcenia, umiejętności i predyspozycji,
• zasada jednolitości kierownictwa – podleganie danej grupy pracowników tylko jednemu kierownikowi, który wydaje polecenia i przed którym pracownicy są odpowiedzialni służbowo,
• zasada dostosowania do warunków zewnętrznych – organizacja firmy powinna dostosować się do sytuacji zewnętrznych na rynku, np. do grupy klientów,
• zasada racjonalności nadzoru – racjonalność wielkości zespołu, którym sprawnie może kierować pojedynczy przełożony,
• zasada specjalizacji – grupowanie elementów struktury według możliwie jednorodnych zadań.

Przedsiębiorcy zainteresowani zarządzaniem powinni zaznajomić się z różnymi schematami organizacyjnymi. Owe szablony wybiera się w zależności od np. wielkości firmy, liczby pracowników, rozpiętości kierowania, grupowania zadań itp. Do najpopularniejszych należą poniższe.

Płaska struktura organizacyjna charakteryzuje się niewielką liczbą szczebli zarządzania i dużą rozpiętością kierowania. Najczęściej polega to na tym, że cała grupa pracowników lub wiele działów podlega tylko jednemu kierownikowi. Stwarza to pole do dużej samodzielności i decyzyjności pracowników, co przyspiesza niektóre procesy. Ułatwia także przepływ informacji.

Z drugiej strony wprowadzenie takiego schematu powoduje centralizację wiedzy i władzy reprezentowanych przez jednego szefa. Ogranicza również możliwości awansu pracowników, co może obniżyć ich produktywność.

Struktura organizacyjna liniowa to najstarszy rodzaj powiązań w organizacji. Charakteryzuje się dużą stabilnością. Pracownicy podlegają wielu kierownikom funkcjonalnym. Ci muszą dodatkowo posiadać szeroki zakres wiedzy, działając w wyspecjalizowanej dziedzinie i udzielając kompetentnych porad. Odpowiadają także za całokształt działania kierowanej przez siebie komórki.

Następnie kierownicy na wyższych szczeblach zarządzają kierownikami z niższych. To prosty i jasno określony zakres władzy i odpowiedzialności. Decyzje są podejmowane przez fachowców. Sieć informacyjna jest jednak nieco skomplikowana.

W tym schemacie struktury organizacyjnej występują działy funkcjonalne kierowane przez specjalistów. Podwładny posiada i podlega kilku menedżerom, realizując zasadę wielostronnego podporządkowania. W przypadku niejasności czy problemów przy wykonywaniu zadań może zwrócić się do odpowiedniego specjalisty. Komórki organizacyjne działają na zasadzie specjalizacji. Każdy przełożony wydaje polecenia tylko z obszaru, za który jest odpowiedzialny. 

Kadra ma wysokie kwalifikacje, a ich wyspecjalizowane umiejętności są wykorzystywane tam, gdzie są najbardziej przydatne. Wpływa to na łatwość sprawowania kontroli i nadzoru, ale też może tworzyć trudności w dostępie do informacji i może prowokować spory kompetencyjne pomiędzy specjalistami. 

Odpowiednie zarządzanie strukturą organizacyjną może pomóc w lepszym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i usprawnić wykorzystanie potencjału jego pracowników. Każda firma powinna jednak wybrać indywidualnie swoją strukturę, dopasowując ją do konkretnych potrzeb oraz możliwości w firmie. Warto ją także traktować elastycznie i zmieniać wraz z wprowadzanymi wewnątrz zmianami.