Praca księgowego się zmienia. Twoje biuro rachunkowe też musi!

Jeszcze dekadę temu biuro rachunkowe kojarzyło się z segregatorami, stosem papierowych faktur wprowadzanych ręcznie oraz obowiązkową obecnością księgowego przy biurku od 8:00 do 16:00. Dziś standardem są już dwa monitory, skanery dokumentów, OCR, automatyczne importy danych oraz praca zdalna.

Dawniej kompetencje księgowego kończyły się na znajomości przepisów, zaksięgowaniu dokumentów i poprawnym obliczeniu podatków. Dziś to za mało. Dziś współczesny księgowy to także partner biznesowy – analizuje, doradza i realnie wspiera rozwój swoich klientów. Musi być, nie tylko na bieżąco z najnowszymi przepisami, ale także musi posiadać: cyfrową biegłość, elastyczność w działaniu i umiejętność pracy z danymi w czasie rzeczywistym. Rola księgowego się zmienia, a razem z nią – narzędzia, jakich używa.

Branża rachunkowości przechodzi dynamiczną transformację, napędzaną przez cyfryzację i automatyzację powtarzalnych procesów. Już dziś na co dzień korzystamy z e-deklaracji, e-podpisów, e-urzędów i e-doręczeń – a to dopiero początek. Wkrótce nadchodzi e-faktura z KSeF, który całkowicie odmieni sposób wystawiania i odbierania faktur.

Dlatego, biura rachunkowe muszą przestać działać reaktywnie i zacząć myśleć proaktywnie – planować, organizować, analizować, automatyzować... zarządzać jak nowoczesne firmy usługowe.

Zatrzymaj się na chwilę i odpowiedz sobie szczerze na kilka prostych pytań:

• czy wiesz, ile czasu poświęcacie na obsługę każdego klienta?
• czy potrafisz wskazać zlecenia, które wykraczały poza ryczałt i czy zostały zafakturowane?
• czy masz kontrolę nad terminami i zadaniami w czasie rzeczywistym?
• czy wiesz, na którym kliencie zarabiasz, a do których... dokładasz?
• czy wystawienie faktur miesięcznych zajmuje Ci 15 minut?

Jeśli Twoje odpowiedzi brzmią "tak" – gratulacje, masz całkiem dobrze działające biuro i nie musisz czytać dalej. Jeśli jednak przy którymś pytaniu pomyślałeś "hm, w sumie to nie" – to znak, że może czas coś zmienić.

Wielu właścicieli biur rachunkowych wciąż traktuje nowoczesne narzędzia jako "fajny dodatek". Ale czasy, kiedy można było prowadzić biuro w Excelu, mailach i kalendarzach – minęły bezpowrotnie. Nowe technologie nie tylko ułatwiają życie księgowym, ale przede wszystkim pozwalają pracować szybciej, sprawniej i skuteczniej. Bez nich trudno już dziś mówić o efektywnej pracy.

Dziś potrzebujesz systemu, który:

• zapewnia dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym,
• na bieżąco zapewnia kontrolę nad zadaniami i terminami,
• automatyzuje powtarzalne procesy,
• umożliwia kontrolę rentowności umów,
• zorganizuje pracę zdalną zespołu.

Tu właśnie pojawia się XON – prosty program do zarządzania biurem rachunkowym, który odpowiada na realne potrzeby tej branży.

Program XON, to nie kolejny software napisany przez programistów z udziałem księgowych. Przeciwnie, to narzędzie stworzone przez biuro rachunkowe z 20-letnim doświadczeniem z udziałem IT. To program, który został stworzony przez księgowych, praktyków i który odpowiada na konkretne potrzeby branży.

Efekt? Narzędzie, które naprawdę porządkuje codzienną pracę biur rachunkowych: od harmonogramów zadań i delegowania obowiązków, poprzez planowanie pracy zespołu i ewidencjonowanie czasu, aż po wystawianie faktur i analizowanie rentowności umów z klientami.

W czasach rosnących kosztów prowadzenia biznesu, coraz większej liczby obowiązków biura rachunkowego oraz presji na efektywność, sztywne stawki "za księgowość" przestają się sprawdzać. Czas skończyć z ryczałtami, które nijak mają się do faktycznego nakładu pracy, na rzecz modelu opartego na rzeczywistych danych: dokładnej ewidencji czasu pracy na kliencie oraz zakresu faktycznie wykonanych usług.

Trudno sobie wyobrazić firmę e-commerce działającą bez ewidencji ilościowo-wartościowej, nie wiedziałaby bowiem, jakie towary rotują, jakie zalegają w magazynie, a jakie stany uzupełnić. Podobnie jest w branży usługowej, tylko że tu "jednostką handlową" jest roboczogodzina. Konieczne staje się mierzenie czasu pracy, aby móc dobrze nim zarządzać. Jak powiedział Peter Drucker "Nie można czymś dobrze zarządzać, jeśli się tego nie mierzy".

Ewidencja czasu pracy jest już niezbędnym elementem pracy biura rachunkowego. Roboczogodzina, oprócz liczby zaksięgowanych dokumentów, staje się nową, dodatkową jednostką rozliczeniową.

Z pomocą XON’a możesz łatwo mierzyć, ile czasu zajmuje obsługa każdego klienta, wyłapywać zlecenia dodatkowe, śledzić historię obsługi klienta i analizować rentowność każdej umowy. To dane, które nie tylko pomagają zarabiać więcej – ale też budować zdrowsze relacje z klientami – oparte na zaufaniu i rzetelności rozliczeń.

Dobre biuro rachunkowe to przede wszystkim zespół świetnych specjalistów, ale aby mógł sprawnie działać, potrzebuje odpowiedniego systemu pracy i nowoczesnego zarządzania.

Z programem XON zyskujesz:

• większą efektywność pracy – automatyczne przypomnienia o ważnych terminach i zadaniach wraz z monitorowaniem postępu ich realizacji,
• bieżącą komunikację w zespole – wszystkie zadania i informacje o klientach w jednym miejscu, bez wymiany zbędnych maili i telefonów,
• lepszą rentowność umów – dokładnie wiesz, na jakich klientach zarabiasz, a z którymi może już warto podjąć renegocjacje.

XON to nie program do wypełnienia tabelek danymi, który irytuje użytkowników, ale fundament sprawnie działającego, nowoczesnego biznesu.

Technologia nie zastąpi księgowego. Ale dobra technologia sprawi, że będzie on pracować szybciej, mądrzej i w sposób bardziej uporządkowany. Czas pożegnać się z ręcznym planowaniem, zarządzaniem zadaniami przez Excela i niedoszacowanymi umowami.

XON to coś więcej niż program – to system pracy, który realnie wspiera rozwój Twojego biura rachunkowego, dając Ci czas na to, co naprawdę ważne – dla Ciebie, dla Twojego zespołu i dla Twoich klientów.

XON to coś więcej niż program – to również sposób na biznes, sprawnie działający biznes, który przynosi satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.

Testuj program XON 30 dni za darmo i zorganizuj się lepiej.

Chcesz wiedzieć więcej? Wejdź na naszą stronę xon.com.pl.

Masz pytania? Napisz do nas na biuro@xon.com.pl lub umów się na prezentację.

Autorka: Justyna Kraft, właścicielka biura rachunkowego Krafton Accounting w Poznaniu, twórczyni prostego programu do zarządzania biurem rachunkowym XON.

Program XON to narzędzie stworzone z myślą o biurach rachunkowych, które chcą pracować nowocześniej i bardziej efektywnie. Dzięki programowi XON można zarządzać dziesiątkami zadań, śledzić czas i postęp pracy, sprawnie i szybko wystawić i wysłać faktury dla klientów, czy też analizować rentowność umów z klientami.