Prawne aspekty korzystania z KSeF: Co musisz wiedzieć?

KSeF – Krajowy System e-Faktur – umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od 2019 roku takie dokumenty wykorzystywane są obowiązkowo w całej Unii Europejskiej przy zamówieniach publicznych. W Polsce poczyniono już pewne kroki prawne, które pozwolą na poszerzenie zakresu obowiązywania systemu i wykorzystywania faktur ustrukturyzowanych w formacie xml zgodnych ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. 

Podstawą prawną funkcjonowania KSeF w Polsce są:

• Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 roku po. 2076). Podstawą funkcjonowania platformy są przepisy zawarte w ustawie o VAT – w art. 106na-106nd.
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).
• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 r. poz.1598).

Polska jest pionierem wśród innych krajów członkowskich Unii Europejskiej we wprowadzaniu elektronicznego systemu wymiany faktur. Już w 2022 roku Ministerstwo Finansów uruchomiło platformę Krajowy System e-Faktur. Służy ona do wystawiania i otrzymywania e-faktur. Od kiedy będzie obowiązkowa dla polskich przedsiębiorców?

Stopniowo system ten zaczyna działać w Polsce. Etapy wprowadzania KSeF są następujące:

• Pilotaż KSeF – w okresie od października do grudnia 2021 roku był prowadzony przez MF pilotaż z udziałem podatników w celu weryfikacji sprawności działania KSeF i dostosowania systemu. Nadal można korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF. 
• Dobrowolne rozwiązanie KSeF – od 1 stycznia 2022 roku z systemu KSeF można korzystać na zasadzie dowolności.
• Zgoda Rady Unii Europejskiej na to, by fakturowanie elektroniczne stało się w Polsce obowiązkowe – decyzja derogacyjna była wydana 17 czerwca 2022 roku.
• Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF dla dużych przedsiębiorstw – od 1 lipca 2024 roku. 
• Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF przez wszystkich podatników – od 1 stycznia 2025 roku. 

Właściwie już w 2016 roku zaczęły się prace mające na celu realizację polityki, która doprowadziłaby do uszczelnienia systemu podatkowego. Przygotowano wówczas "Projekt KSeF", czyli projekt Krajowego Systemu e-Faktur. 

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666) system PEF i system KSeF są systemami funkcjonującymi odrębnie względem siebie.