Zalety i wady korzystania z KSeF dla małych i średnich przedsiębiorstw

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie, zaczytywanie z systemu księgowego, odbieranie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych. Mają one docelowo zastąpić faktury drukowane, papierowe i elektroniczne. Obecnie, jeszcze do 1 lipca 2024 roku, system KSeF jest dobrowolny. Podatnicy, w tym mali i średni przedsiębiorcy, mogą z niego korzystać, jeśli tego chcą. Najpóźniej obowiązkowo dołączą do niego firmy z sektora MŚP nierozliczające się z VAT. 

Z uwagi na konieczność wdrożenia wielu zmian w dotychczas wykorzystywanych programach księgowych w niewielkich przedsiębiorstwach otrzymały one najwięcej czasu na dostosowanie się do nowego systemu, który daje możliwość fakturowania elektronicznego w oparciu na ustalonym odgórnie, ustrukturyzowanym wzorze faktury. Czy przedsiębiorca odniesie korzyści z tytułu KSeF? 

Korzystanie z niego już teraz, kiedy system KSeF jest dobrowolny, niesie korzyści dla podatników. Do jego zalet można zaliczyć:

• możliwość uzyskania wcześniejszego zwrotu podatku VAT naliczonego, w ciągu 40, a nie maksymalnie 60 dni – pod warunkiem spełnienia określonych w ustawie o VAT przesłanek;
• brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur,
• brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizacji faktur,
• możliwość szybkiego wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w systemie.

Dane księgowe od podatnika będą natychmiastowo, na bieżąco dostarczane do Ministerstwa Finansów i będą uporządkowane według określonego schematu. To z kolei zaleta dla samych organów skarbowych, by efektywnie wykrywać możliwe nieprawidłowości. 

Podatnik po dostosowaniu systemów finansowo-księgowych swojej firmy do Krajowego Systemu e-Faktur i pobraniu z niego dokumentów zakupowych będzie mógł je w prosty sposób importować do rejestrów VAT. Przyspieszy to rozliczanie się ze skarbówką i ułatwi komunikację z nią w trakcie wszelkich czynności sprawdzających. 

Samo zarejestrowanie się w KSeF i korzystanie z niego nie będzie trudne dla małych i średnich przedsiębiorców, w przypadku których najczęściej mamy do czynienia z podatnikami będącymi osobami fizycznymi. Wszystko dlatego, że z mocy prawa będą mieli oni automatycznie odpowiednie uprawnienia do wystawiania e-faktur. Inni, np. spółki z o.o., będą musieli najpierw uzyskać takie uprawnienia i nadać je właściwej osobie albo mieć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. 

Jednak nawet mając odpowiednie uprawnienia, przedsiębiorca będący osobą fizyczną, nie będzie mógł z miejsca wystawić faktury ustrukturyzowanej. KSeF weryfikuje uprawnienia danej osoby, a to z kolei wymusza uwierzytelnienie się w KSeF. Przepisy wskazują, że będzie to można zrobić poprzez wykorzystanie:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• profilu zaufanego. 

Brak podpisu lub pieczęci elektronicznej kwalifikowanej i brak profilu zaufanego spowoduje, że podatnik nie będzie mógł dokonywać żadnych czynności w KSeF, łącznie z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych. 

Alternatywę stanowi token generowany dla podatnika lub uprawnionego podmiotu, czyli ciąg 40 znaków alfanumerycznych przypisanych do danej osoby. 

Potencjalną wadą KSeF jest konieczność integracji swoich systemów księgowych i finansowych z tym systemem u podatników dotychczas posługujących się wyłącznie papierowymi fakturami. Będą musieli oni nauczyć się obsługi systemów służących do e-fakturowania. Mogą korzystać z płatnych i bezpłatnych rozwiązań w tym zakresie. Darmowe narzędzia dostarcza podatnikom MF. Jeśli wybór padnie na komercyjne programy finansowo-księgowe, trzeba będzie sprawdzić, czy będą one zapewniać możliwość walidacji wystawionych dokumentów, ich korekty i czy dadzą możliwość odbierania faktur, jakie zostały wystawione podatnikowi przez kontrahentów. 

Pewne trudności we wdrażaniu KSeF mogą wyniknąć z braku ciągłości numeracji czy braku możliwości dołączania załączników. Podatnicy będą musieli przyzwyczaić się do nowego trybu wystawiania i odbierania faktur czy dopełniania formalności podatkowych. 

Jeśli przedsiębiorca do tej pory nie wystawiał faktur elektronicznych, a jedynie papierowe, to może przerzucić obowiązek ich przygotowywania na biura rachunkowe. Należy liczyć się jednak z tym, że za usługę wystawiania faktur w imieniu klienta za pośrednictwem KSeF biuro rachunkowe naliczy dodatkową opłatę. 

Z drugiej strony przedsiębiorca nie musi ponosić kosztów wykupienia programu do e-księgowania. Może bowiem korzystać z darmowego oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. To jego wybór, czy chce płacić za komercyjne narzędzia z wdrożonym KSeF, czy poprzestanie na bezpłatnych rozwiązaniach. 

Od 1 lipca 2024 roku duże przedsiębiorstwa będą obowiązkowo korzystać z systemu KSeF. Do tego czasu będą mogły przygotować się do wykorzystywania nowego rozwiązania. Taki okres przejściowy pozwoli na wyłapanie ewentualnych błędów, przez co małe i średnie przedsiębiorstwa, które dołączą do systemu później, będą mogły ich uniknąć. 

W celu minimalizowania kosztów i ułatwiania wprowadzania jednolitego standardu wystawiania faktur u podatników z sektora MŚP warto skorzystać z darmowych rozwiązań oferowanych bezpośrednio przez KSeF i Ministerstwo Finansów. Można testować Aplikację Podatnika KSeF, co ułatwi późniejsze przejście do systemu, kiedy stanie się to już wymagalne, czy też wykorzystywać e-Mikrofirmę i aplikację mobilną KSeF.