Kiedy prowadzisz firmę, nieustannie mierzysz się z zadaniem utrzymania odpowiedniego balansu między przychodami a kosztami. To zadanie jest o tyle trudne, że z jednej strony starasz się wydawać tylko tyle, ile musisz, a z drugiej – chcesz płacić jak najniższe podatki, co wiąże się z doliczaniem do kosztów możliwie wielu z ponoszonych wydatków. To, co możesz wrzucić w koszty firmowe, zawsze zależy od rodzaju prowadzonej działalności, rodzaju poniesionego wydatku oraz związku między nimi. Fiskus nie posiada też zamkniętej listy rzeczy, które uznaje za koszt firmowy, ale może zażądać od przedsiębiorcy, żeby udowodnił, że bez danego wydatku nie mógłby prowadzić firmy – dlatego każdą niejasność lepiej skonsultować z dobrym doradcą. Warto jednak wiedzieć, że są takie wydatki, które – choć to nie zawsze jest oczywiste – mogą znacząco wpłynąć na kwotę, którą trzeba oddać fiskusowi.
Pies i koń to także koszt
Jeśli masz zwierzę, które jest istotne dla działalności, jaką prowadzisz – możesz jego zakup oraz koszty, które ponosisz przy jego utrzymaniu, odliczyć od podstawy opodatkowania.
Zwierzęta, które są wykorzystywane w działalności gospodarczej, to np. konie (i inne podobne, np. kucyki czy nawet wielbłądy) pomagające w transporcie lub wykorzystywane do jeździectwa, psy do ochrony osób i mienia, psy i konie pomagające terapeutom (dogo- i hipoterapia) albo dżdżownice czy owady wykorzystywane w ogrodnictwie. Tutaj należy odróżnić zwierzęta pracujące od zwierząt hodowlanych. Z tych pierwszych nie uzyskuje się bezpośrednio produktów rolnych (mięsa czy mleka), ale jedynie korzysta się z ich "pracy" na rzecz firmy, co przyczynia się do osiągnięcia określonego celu, związanego ściśle z rodzajem prowadzonej działalności. Przykładem może być przeszkolony pies stróżujący, który broni terenu nie objętego usługami firmy ochroniarskiej, na którym znajduje się magazyn zapełniony sprzedawanymi produktami.
Zakup takiego zwierzęcia przedsiębiorcy z reguły zaliczają do kosztów uzyskania przychodu bezpośrednio, jednorazowo. Poza kosztem zakupu istotne są bieżące wydatki – jak wyżywienie, opieka weterynaryjna, tresura (np. w przypadku psa obronnego), utrzymanie czystości, szczepienia itp. To wszystko można doliczyć do kosztów działalności.
Kursy i szkolenia
Jeśli przedsiębiorca chce się uczyć i musi za to zapłacić, koszty takiej nauki również może sobie odliczyć. Tutaj warunek jest analogiczny – kurs czy studia (lub inna forma nauki) muszą wiązać się z prowadzoną działalnością, a przedsiębiorca musi umieć udowodnić, że konkretny kierunek nauki ma związek między osiąganymi przychodami lub ich zabezpieczeniem. Jeśli więc ktoś, kto jest producentem mebli, zapisze się na kurs pszczelarski – raczej nie odliczy sobie opłat za naukę. Ale jeśli ten sam stolarz zacznie kształcić się w kierunku projektowania czy designu, to w koszty prowadzonej działalności może wrzucić zarówno czesne kursu czy studiów, jak i wydatki na literaturę czy nawet dojazd na zajęcia.
Przedsiębiorca kontynuujący naukę może odliczyć jej koszty pod warunkiem, że wiąże się ona z prowadzoną działalnością. A okres realizacji kursu czy studiów musi zawierać się w czasie prowadzenia działalności gospodarczej - mówi Łukasz Jasiński, Trener Biznesu z Tax Care.
Co istotne – nie można odliczyć wydatków na naukę poniesionych przed założeniem działalności gospodarczej. Innymi słowy – absolwent filologii angielskiej, który założył szkołę językową po skończeniu studiów, nie może uznać za koszty firmowe poniesionych kosztów uczelnianych.
To jednak otwiera drogę dla przedsiębiorczych studentów do tego, żeby skorzystać na rozliczeniach z fiskusem. Jeśli założą działalność podczas studiów i ich przychody nie pokryją kosztu nauki – będą stanowić stratę, którą można rozliczać w kolejnych latach (nawet już po zakończeniu studiów, ale nie więcej niż 50 procent straty rocznie).
Motocykl jest jak samochód
Jeśli uwielbiasz jednoślady i jesteś w stanie wykazać, że motocykl wykorzystujesz na potrzeby firmy – taki zakup również możesz zaliczyć w ciężar kosztów podatkowych i obniżyć podatek do zapłaty. Co więcej – w koszty możesz wrzucić też część ceny paliwa oraz VAT od niego. Ale – po kolei:
Według przepisów prawa podatkowego motocykl to samochód. Zdaniem ustawy o podatku dochodowym – motocykl to samochód osobowy, a dodatkowo, w myśl ustawy o VAT – samochód o masie całkowitej poniżej 3,5 tony. To sprawia, że przepisy o samochodzie w firmie możemy w prosty sposób przełożyć na motocykl.
Zatem przedsiębiorca, który kupuje pojazd kosztujący powyżej 10 tysięcy złotych, musi wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i amortyzować go w ciągu 5 lat po 20 procent rocznie (rozliczając amortyzację co miesiąc, co kwartał lub rocznie). W tym wypadu wydatki eksploatacyjne motocykla również trafiają do kosztów.
Nieco inaczej jest w sytuacji, gdy motocykl kosztuje mniej niż 10 tysięcy. Wtedy można skorzystać z rozwiązania bez amortyzacji – kupujemy motocykl za mniej niż 10 tysięcy złotych, nie wprowadzamy go do ewidencji środków trwałych i całą kwotę wrzucamy w koszty od razu. Tutaj warto pamiętać jednak o następstwach takiego wyboru. Jeśli motocykl (lub samochód osobowy oczywiście) nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, nie można bezpośrednio rozliczać w kosztach wydatków związanych z jego eksploatacją. Należy prowadzić tzw. kilometrówkę i na jej podstawie rozliczać koszty.
Pozostaje jeszcze kwestia podatku od towarów i usług. Od wydatków związanych z zakupem i używaniem zarówno w firmie jak i prywatnie samochodu osobowego o masie całkowitej poniżej 3,5 tony (a więc i motocykla) można odliczyć połowę VAT. Dotyczy to również paliwa. Nieco inaczej fiskus patrzy na sprawę zakupów akcesoriów motocyklowych – jak ubrania czy kasku. Zdaniem urzędników ubiór motocyklisty nie jest związany z eksploatacją jednośladu i dlatego VAT od tych wydatków nie można rozliczyć.
Wydałeś, zanim założyłeś firmę? Odlicz koszty
Kolejną grupą kosztów, które mogą pomniejszyć należny podatek, a o których przedsiębiorcy zwykle nie wiedzą, są wydatki poniesione jeszcze przed założeniem działalności gospodarczej. Bywają przecież sytuacje, że trzeba za coś zapłacić (kupić, wpłacić pierwszą ratę czy kaucję), jeszcze zanim firma formalnie zaistnieje. Chodzi tu oczywiście o takie wydatki, które bezpośrednio dotyczą danej działalności, bez których firma nie może funkcjonować. Przykłady?
Wynajęcie i wyposażenie biura, zakup komputera, koszty materiałów reklamowych, a nawet materiałów i towarów przeznaczonych do sprzedaży. W każdym przypadku trzeba pamiętać o konieczności udokumentowania tych zakupów. Jak to zrobić, jeśli firma jeszcze nie istnieje i nie ma choćby nazwy?
Wystarczy, by na fakturze było imię i nazwisko przyszłego przedsiębiorcy. To ostatnie ma też znaczenie w rozliczeniu VAT od zakupów sprzed zarejestrowania działalności. Jest to jak najbardziej możliwe, ale na fakturze musi widnieć nazwisko właściciela – nie można rozliczyć VAT-u od faktury na inną osobę.
W obu przypadkach – dodania wydatków do kosztów nieotwartej jeszcze działalności i rozliczenia VAT-u od nich – nie trzeba wpisywać na fakturze numeru NIP, co jeszcze bardziej ułatwia sprawę przyszłym przedsiębiorcom.
W koszty wrzuć... podatek
Na koniec rzecz chyba najbardziej skomplikowana z całego wachlarza "niecodziennych" kosztów działalności – odliczenie zapłaconych podatków od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Brzmi skomplikowanie? To prawda. Musimy przede wszystkim pamiętać, że koszt – zgodnie z prawem podatkowym – to wydatek, który został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub utrzymania albo zabezpieczenia źródła przychodu, taki który nie został wymieniony w negatywnym katalogu kosztów (czyli na liście rzeczy, która wprost mówi, czego nie można wrzucić w koszty) oraz został prawidłowo udokumentowany. Niżej wymienione przypadki jak najbardziej spełniają te kryteria, warto więc sprawdzić, czy tutaj nie da się czegoś fiskusowi uszczknąć, skoro sam na to pozwala.
Zacznijmy od podatku od towarów i usług. Zasadniczo nie można go wrzucić w koszty (bo jest rozliczany niezależnie), ale istnieją wyjątki. Pierwszy dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca nie jest vatowcem, czyli nie rozlicza tego podatku (bo korzysta ze zwolnienia w VAT). Takie firmy operują kosztami brutto, a więc VAT jest dla nich kosztem, który odlicza się w całości.
Są też sytuacje, w których nawet vatowiec może doliczyć podatek do kosztów – wtedy, kiedy nie może go rozliczyć. Dotyczy to np. wydatku na paliwo do samochodu firmowego. Jeśli pojazd nie jest w stu procentach wykorzystywany tylko na potrzeby prowadzonej działalności – a więc jest np. samochodem osobowym, którym przedsiębiorca pracuje, ale też jeździ prywatnie – można rozliczyć tylko połowę VAT-u. To oznacza, że druga połowa stanowi – w myśl prawa – koszt, który pomniejsza podstawę opodatkowania. Więc – odliczamy.
W koszty można też wrzucić VAT należny za towary przekazane nieodpłatnie, w stosunku do których podatnikowi przysługiwało odliczenie VAT, np. prezenty czy materiały reklamowe. Mimo że odbiorca (np. obdarowany partner biznesowy) za towar nie zapłacił, to obdarowujący (jeśli jest płatnikiem VAT) generalnie musi odprowadzić należny VAT. Przepis trudny czasem do zaakceptowania, ale tak właśnie jest. Na osłodę można to dodać do kosztów uzyskania przychodu.
Do kosztów można też dodać zapłacony podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC). Zwykle podatek ten płaci się od transakcji przeprowadzonych między osobami fizycznymi, ale podobnie będzie w sytuacji, kiedy transakcji dokonuje dwóch zwolnionych z VAT przedsiębiorców. O ile jest to rzecz związana z prowadzoną działalnością, zapłacony PCC będzie mógł w całości trafić do kosztów. Czy bezpośrednio czy za pomocą amortyzacji – będzie to zależało od tego, czy rzecz zostanie wpisana do ewidencji środków trwałych, czy też nie.
Zdecydowanie częściej niż PCC przedsiębiorcy płacą podatek od nieruchomości. Bez względu na to, czy firma prowadzona jest w lokalu użytkowym, czy w mieszkaniu – konieczne jest opłacenie tego podatku. W pierwszym przypadku sprawa jest jasna – płacimy cały podatek i w całości doliczamy go do kosztów. Jeśli natomiast do prowadzenia działalności wykorzystujemy część prywatnego mieszkania (np. jeden pokój) – trzeba to zgłosić i zapłacić wyższy ("firmowy") podatek od tej części mieszkania, która jest formalnie przypisane do działalności. Tę część również w całości odliczamy od podstawy opodatkowania.
Katalogu podatków, które można doliczyć do kosztów, dopełniają podatek od środków transportu. Ten pierwszy płacony jest od aut powyżej 3,5 tony, np. ciągników siodłowych, przyczep, naczep i autobusów – i w całości trafia do rubryki kosztowej, o ile oczywiście te samochody są niezbędne w celu wykonywania działalności.
Trudne sprawy skonsultuj ze specjalistą
Niezależnie od tego, czy prowadzisz kawiarnię, szkołę językową, firmę budowlaną czy przedszkole – do kosztów możesz doliczyć większość poniesionych wydatków. O niektórych możesz nawet nie wiedzieć – jak np. wspomniane powyżej przypadki. Wątpliwości pomogą rozwiać eksperci – warto skorzystać ze wsparcia największego biura rachunkowego w Polsce jakim jest Tax Care.
Firma oferuje system księgowości on line, połączony z bezpośrednim kontaktem z certyfikowanymi księgowymi. Od 99 złotych miesięcznie.
Czy takie poradnictwo jest konieczne? Niestety tak, bo są wydatki, które – choć zdroworozsądkowo są wydatkiem związanym z firmą – do kosztów nie mogą być doliczone. To na przykład eleganckie ubrania, które przedsiębiorca wykorzystuje jedynie na potrzeby prowadzonej działalności (co ma podkreślać jakość usług i profesjonalizm pracowników). Nie mogą ona stanowić kosztu, dopóki nie mają widocznego logo firmy, co praktycznie uniemożliwia korzystanie z nich w celach prywatnych.
Dlatego – i dla wielu innych przykładów "nieracjonalności" fiskusa – zawsze warto zasięgnąć porady eksperta. Poniesiony na doradztwo koszt zwróci się wielokrotnie, bo pozwoli zaoszczędzić nie tylko na podatku ale i na grzywnach czy odsetkach, jakimi zostałby ukarany podatnik za nieprawidłowe zakwalifikowanie kosztu.