Pan Krzysztof przez ostatnie 28 lat prowadzi własny biznes - fabrykę plastikowych opakowań. Na stałe zatrudnia 100 osób. Rotacja pracowników jest duża. Ze względu na branżę i ciężką pracę przy maszynach wymienia załogę w zasadzie co pół roku. Nie zmienia się tylko ekipa z działu pracowniczego, która zajmuje się dokumentacją pracowniczą.
Z roku na rok w firmie Krzysztofa papierów jest coraz więcej. Stosy dokumentów można mierzyć już nie tylko w liczbie kartek, a w metrach. Często w setkach. To wcale nie jest biznesowe science-fiction. To realia.
Samo utrzymanie dokumentacji kosztuje wszystkich polskich przedsiębiorców ponad 100 mln zł rocznie. Jesteśmy światowym ewenementem pod względem okresu przechowywania dokumentów.
W Wielkiej Brytanii pracodawcy przechowują akta pracownicze przez 6 lat. I dotyczy to zarówno dokumentacji płacowej, jak i osobowej. Niemcy są nieco bardziej rygorystyczni. Dokumentacja płacowa musi być w firmie przez 10 lat. Dokumentacja osobowa przez 6 lat. Krócej akta trzeba trzymać we Francji, Włoszech, Holandii, Szwajcarii. W USA i Kanadzie wystarczą 3 lata, by móc o papierach zapomnieć. Trend wyznacza Singapur. Tam dokumentacja musi być w firmie tylko dwa lata.
Czym się różni dokumentacja płacowa od osobowej?
- Dokumentację osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
- Akta osobowe – teczka pracownika - są najbardziej rozpoznawalnym elementem dokumentacji pracowniczej. Dokumenty w nich zgromadzone muszą być kompletne i ułożone w układzie chronologicznym. Stanowią one papierowe odzwierciedlenie przebiegu zatrudnienia.
- Oprócz akt osobowych pracodawca zobowiązany jest prowadzić m.in. kartę ewidencji czasu pracy, ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację. Do tego dochodzą rejestry takie jak: rejestr wypadków przy pracy, rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy, rejestr prac wykonywanych.
- Dokumentacja płacowa dotyczy wypłaconego wynagrodzenia oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Dlaczego w Polsce jest to aż pięć dekad? Chodzi o dobro pracownika. Archiwizacja akt przez pół wieku ma umożliwić uzyskanie emerytury przez pracownika. Dokumenty zgromadzone w dokumentacji pracowniczej są niezbędnym elementem, by potwierdzić okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia w momencie złożenia do ZUS wniosku o emeryturę. Jednocześnie, dokumentacja archiwalna ma umożliwić ewentualne dochodzenie roszczeń ze stosunku pracy przed sądem W skrócie: pracodawca w całości ponosi odpowiedzialność za dokumentację, którą po latach potrzebuje pracownik. Jednocześnie to pracodawca ponosi pełne koszty archiwizowania danych.
Trzeba jednak dodać, że po upływie kilkudziesięciu lat pracownik wcale nie ma pewności, że odnajdzie swoje dokumenty. O problemie dowiaduje się zwykle tuż przed emeryturą lub rentą. Dlaczego tak się dzieje? Firmy od lat korzystają z archiwów. W ciągu np. 40 lat firma mogła zostać dawno zlikwidowana, a ustalenie gdzie są dokumenty bywa niemożliwe. Dokumenty często są też zniszczone.
Idzie nowe - elektronizacja akt
Już niebawem ma się zmienić.
Obowiązki będą podzielone, będzie też taniej. Ministerstwo Rozwoju postawiło na elektronizację akt pracowniczych. To element pakietu „100 zmian dla firm”. Ustawa pozytywnie przeszła przez Radę Ministrów i czeka na głosowania w Sejmie.
Jakie nowości czekają na przedsiębiorców? Przede wszystkim znacznemu skróceniu ulegnie czas przechowywania dokumentów. Zamiast 50 lat, będzie to już tylko 10 lat. Jest to możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych niezbędnych do przyznania pracownikowi emerytury albo renty. Każdy ubezpieczony pracownik będzie mógł zweryfikować dane przekazane na jego indywidualne konto w ZUS. Wystarczy zalogować się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS lub przeanalizować wysyłaną corocznie przez ZUS, do wszystkich ubezpieczonych, informację o stanie konta.
Zdaniem resortu, taki czas gwarantuje także, że pracownik wciąż może korzystać z dokumentów w razie sporu sądowego.
Elektronizacja akt w praktyce. Co zmiana oznacza dla przedsiębiorców?
- Okres przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy będzie skrócony z 50 do 10 lat. Zmiana obejmie wszystkich zatrudnionych od 01.01.2019 r. . Pracodawca będzie mógł zdecydować czy 10-letni okres będzie dotyczył też zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
- Przepisy umożliwią tworzenie, gromadzenie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej.
- Digitalizacja ma przyśpieszyć opracowywanie akt pracowniczych. Skróceniu ulegnie czas poszukiwania odpowiednich akt. Firma zaoszczędzi na elektronicznych dokumentach.
- Dokumenty będą odpowiednio zabezpieczone. Jednym z obowiązków będzie zachowanie poufności, tj. ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób upoważnionych (np. pracowników kadr).
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie przechowywał niezbędne dane do otrzymania świadczenia emerytalno-rentowego przez pracownika.
Jednocześnie, firma będzie mogła w całości digitalizować akta. Pracodawca będzie mógł (ale wcale nie musi) digitalizować wszelkie dokumenty. Oczywiście, pliki z danymi będzie musiał zabezpieczyć zgodnie z przepisami.
Patrząc na proponowane przepisy może się wydawać, że to będzie skomplikowane rozwiązanie. Ale takie nie jest.
Jeżeli i pracodawca, i pracownik posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, to dokumentacja pracownicza będzie mogła od razu powstać w postaci elektronicznej.
Zdecydowana większość pracowników takiego podpisu kwalifikowanego nie posiada, dlatego opracowany został sposób przekształcenia dokumentu papierowego w elektroniczny i odwrotnie. Dokument elektroniczny, który powstanie z takiego przekształcenia zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną pracodawcy i zapisany w bezpiecznej bazie danych. Elektronizacja nie będzie obligatoryjna, dlatego każdy pracodawca będzie mógł oszacować korzyści i koszty przyjęcia takiego rozwiązania.
W tej chwili pracodawcy mają oczywiście niezbędne programy komputerowe, by takie czynności wykonywać. Jednak to tylko pomoc. Dokumenty w razie sprawy sądowej nie mają zbyt wielkiej wartości dowodowej. Projekt ustawy jednoznacznie przesądza, że elektroniczne dokumenty mają jednakową moc prawną, jak ich papierowe odpowiedniki.
Pracodawca musi współpracować
Aby pracodawcy poczuli ulgę, sami będą musieli trochę dać od siebie. Ustawa gwarantuje skrócenie okresu przechowywania dokumentów dla osób zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.
Dla pracowników zatrudnionych w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Okres ten się skróci, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych. Oczywiście musi ostatecznie te raporty złożyć. Wtedy okres przechowywania akt ulegnie skróceniu.
Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. Za te osoby nie ma możliwości złożenia raportów informacyjnych. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy będzie przechowywana przez 50 lat od dnia rozwiązania umowy.
Partnerem materiału jest PARP