Wielu Polaków ma kłopoty z udokumentowaniem zarobków, a od tego zależy wysokość ich emerytur. Problem dotyczy pracowników, nieistniejących już zakładów, których papiery zaginęły. Na nieprawidłowości, dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, zwróciła uwagę Najwyższa Izba Kontroli. Czy bez papierów da się udowodnić zarobki sprzed 1999 r.? Tak. Podpowiadamy, co w takiej sytuacji zrobić.
Przy wyliczeniu kapitału początkowego ZUS uwzględnia dokumentację płacową zlikwidowanych zakładów pracy tylko wtedy, kiedy ta została poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawnione do jej przechowywania, zarejestrowane podmioty.
Tymczasem wiele firm nie dopełniło obowiązków rejestracyjnych, co bardzo negatywnie wpływa na sytuację osób, których dokumentacja płacowa sprzed 1999 r. się tam znajduje. W ich przypadku przy wyliczaniu wysokości emerytury ZUS bierze pod uwagę jedynie lata pracy, a za podstawę zarobków przyjmował stawkę zero. Od początku 2009 r. zaś kwotę minimalnego wynagrodzenia (obowiązującą w danym okresie).
Pracownicy zlikwidowanych zakładów pracy nie mieli wpływu na to, do kogo trafiły dokumenty potwierdzające przebieg ich zatrudnienia.
Na ten problem zwraca uwagę Najwyższa Izba Kontroli w opublikowanym 28 września raporcie. Według NIK, państwo nie stworzyło systemu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej sprzed 1999 r., który zapewniłby jednolite traktowanie wszystkich obywateli.
"ZUS oszacował, że skutki finansowe ustanowienia nowej zasady przejścia ze stawki zero na płacę minimalną pochłoną rocznie 300 mln zł. Świadczy to o skali problemu i liczbie obywateli, którzy z powodu problemów ze swoją dokumentacją płacową mogą mieć wyliczoną niższą emeryturę" - czytamy w raporcie.
Co zamiast świadectwa pracy?
Osoba przechodząca na emeryturę musi udowodnić okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość swoich wynagrodzeń. Dokumentami, które to poświadczają są"
- zaświadczeniami od pracodawców,
- świadectwami pracy,
- legitymacją ubezpieczeniową z wpisami o zatrudnieniu.
Jeśli przyszły emeryt nie dysponuje żadnym z tych dokumentów, może przedstawić:
- umowy o pracę,
- wpisy w "książeczkowym" dowodzie osobistym,
- legitymacje służbowe,
- legitymacje związków zawodowych,
- pisma, które kierował do niego pracodawca (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody),
- zeznania świadków.
Można szukać starych znajomych
Jeżeli osoba zainteresowana nie może przedłożyć odpowiedniego dokumentu, ZUS może przyjąć dowód z zeznań świadków. Ten zostanie dopuszczony tylko pod warunkiem złożenia przez zainteresowanego oświadczenia, że z powodu likwidacji zakładu pracy, zniszczenia dokumentów lub ich zagubienia taki dokument nie może zostać załączony do wniosku.
Dowód z zeznania świadków obejmuje tylko niektóre okresy zatrudnienia:
- przed 15 listopada 1991 r.,
- po 15 listopada 1991 r., jeśli dokumenty zostały zniszczone wskutek powodzi w 1997 r. i 2010 r.,
- pracowników młodocianych zatrudnionych przed 1 stycznia 1975 r., gdy pracodawca nie ma dokumentacji z tego okresu i nie ma możliwości potwierdzenia, że z tymi pracownikami były zawierane umowy bądź gdy może potwierdzić zawieranie z nimi umów, ale nie może potwierdzić zatrudnienia konkretnego pracownika.
Najlepiej, by osobami, mogącymi potwierdzić okres zatrudnienia, byli inni, dawni współpracownicy. Zeznania świadków mogą być złożone pisemnie lub ustnie do protokołu bezpośrednio w ZUS.
Ponadto świadek powinien udowodnić, w jakich okresach pracował z osobą zainteresowaną, np. przedstawiając swoje świadectwo pracy z tego zakładu.
Przed sądem nie obowiązują ograniczenia co do środków dowodowych
Zaznania świadków mogą dotyczyć tylko udokumentowania okresów zatrudniania, a nie wysokości uzyskiwanego wynagrodzenia.
Dr Katarzyna Kalata, ekspert ds. ubezpieczeń społecznych, wyjaśnia, jak należy rozumieć to ograniczenie.
- ZUS co do zasady nie może przyjąć zarobków na podstawie zeznań świadków. Natomiast w postępowaniu sądowym nie obowiązują ograniczenia co do środków dowodowych, stwierdzających wysokość zarobków lub dochodów stanowiących podstawę wymiaru emerytury lub renty. Dodatkowo zastosować tu należy przepis art. 117 ust. 1 ustawy emerytalnej. Mówi on, iż okresy składkowe i nieskładkowe mogą zostać uwzględnione, jeżeli zostały udowodnione dokumentami (zaświadczeniami) lub wpisami do legitymacji ubezpieczeniowej, bądź też uznane orzeczeniem sądu. I to na ubezpieczonym ciąży obowiązek wykazania wynagrodzenia z lat zatrudnienia wskazywanych przez niego, jako podstawę do przeliczenia emerytury lub renty - wylicza ekspertka.
Za podstawę wymiaru składki przyjmuje się kwotę udowodnioną przez ubezpieczonego, która w sytuacji, gdy na niektóre składniki wynagrodzenia nie ma wystarczających dowodów, niekoniecznie musi odpowiadać wysokości faktycznie uzyskanego wynagrodzenia - dodaje w rozmowie z Money.pl.
Które okresy ubezpieczenia może potwierdzić ZUS?
Zakład może potwierdzić okresy ubezpieczenia przed 1999 r., jeśli były opłacone składki na ubezpieczenie społeczne. Dotyczy to osób, które:
- - były zatrudnione w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych od 1 lipca 1970 r.,
- - były pracownikami nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r.,
- - pracownikami zakładów pracy, które zatrudniały do 20 pracowników,
- - prowadziły działalność na własny rachunek i osób z nimi współpracujących,
- - wykonywały wolny zawód, np. taksówkarzy, artystów i duchownych.
Dla każdej z tych grup zawodowych przewidziano inny okres początkowy dla potwierdzenia okresów ubezpieczenia.