ZUS ZUA, czyli zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia

Zmiany w Kodeksie pracy, nad którymi dziś debatuje rząd, mają doprowadzić do likwidacji tzw. "syndromu pierwszej dniówki". Chodzi o to, by ukrócić praktykę firm, które dopuszczają do pracy osoby bez podpisanej uprzednio umowy i bez ubezpieczenia. Opłacanie składek ZUS jest jednym z ważniejszych obowiązków szefa wobec pracownika.

Zatrudnienie nowej osoby w firmie jest jednoznaczne z koniecznością zgłoszenia jej do ZUS. Regularne naliczanie i odprowadzanie składek ubezpieczeniowych to jedna z podstawowych powinności pracodawcy. Płatnikom, którzy tego nie zrobią, grozi kara grzywny w wysokości nawet do 5 tysięcy złotych.

W celu pisemnego zgłoszenia pracownika, konieczne jest wypełnienie formularza ZUS ZUA i dostarczenie go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie do 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego. Więcej o uzupełnieniu niezbędnych dokumentów zgłoszeniowych można przeczytać tutaj.

Pracownik zaczyna podlegać ubezpieczeniom społecznym z chwilą nawiązania stosunku pracy, czyli od daty podjęcia konkretnych działań. Należy jednak pamiętać, że nie zawsze dzień ten bywa równoznaczny z terminem podpisania umowy z pracownikiem.

Przykład Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Często firmy postępują jednak odwrotnie. Pracownik podejmuje pracę jeszcze zanim otrzyma stosowny dokument. Decyzja rządu ma doprowadzić do zmiany tej sytuacji. Umowy mają być podpisywane w dniu rozpoczęcia faktycznej współpracy, co zmniejszy ryzyko działalności bez wcześniejszego ubezpieczenia.

Pracodawca musi co miesiąc naliczać i odprowadzać na konto ZUS składki społeczne za pracownika w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. Deklaracja ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne ZUS RCA to dokumenty, które należy w tym samym czasie przekazać do ZUS-u. Niedopełnienie obowiązków, jak np. nieterminowa wpłata, wiąże się z konsekwencjami - karą grzywny lub odsetkami za każdy dzień zwłoki.

Każda zmiana czy korekta danych ubezpieczonego powinna zostać dostarczona przez płatnika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na stosownym druku. Jeśli pracodawca samodzielnie odkryje błędy lub zechce wprowadzić modyfikację danych, powinien zgłosić ten fakt jak najszybciej. W przypadku wezwania z ZUS, poprawy pomyłki należy dokonać w terminie 7 dni od daty otrzymania pisma.

W sytuacji, gdy dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej ulegają zmianie lub podlegają korekcie, należy wypełnić formularz ZUS ZIUA. Pozostałe informacje należy zmodyfikować, zgłaszając formularz ZUS ZUA.

Każdy pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom zdrowotnym oraz społecznym (emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym), niezależnie od liczby nawiązanych stosunków pracy.

Przykład Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Bywają również sytuacje, kiedy ta sama osoba jest zatrudniona na etat i dorabia na zleceniu u dwóch lub więcej pracodawców. Jeśli w jednej firmie pracuje na umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin i tym samym ma opłacane składki na ubezpieczenie społeczne, u drugiego zleceniobiorcy musi zostać zgłoszona jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dotyczy to wyłącznie przypadku, gdy w ramach umowy o pracę opłacane są składki od kwoty równej lub wyższej minimalnemu wynagrodzeniu. Od początku 2016 roku wynosi ono 1850 zł brutto. Pracownik musi poinformować szefa na piśmie o każdym dodatkowym zleceniu.

Wraz ze zwolnieniem pracownika lub rozwiązaniem umowy o pracę za porozumieniem stron, wygasa jednocześnie tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Pracodawca powinien zgłosić ten fakt do ZUS-u i w ciągu 7 dni wyrejestrować byłego pracownika. Może tego dokonać za pośrednictwem formularza ZUS ZWUA. Ubezpieczenie ZUS przestaje obowiązywać daną osobę od dnia, następującego po dacie rozwiązania umowy.