Praca zdalna – co to oznacza dla pracodawcy i pracownika?
Próżno szukać pojęcia pracy zdalnej w aktualnym Kodeksie pracy. Jednak wkrótce ma się to zmienić. Termin ten pojawił się po raz pierwszy w polskim systemie prawnym w Ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
Praca zdalna na mocy tych przepisów mogła być polecona pracownikowi do wykonania przez czas oznaczony poza miejscem stałego wykonywania obowiązków. Dodano przy tym, że mogło tak się stać, jeśli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania zadań na odległość i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna mogła być realizowana za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
W Kodeksie pracy znajdują się nie tyle przepisy dotyczące pracy zdalnej, ile telepracy. Kodeks definiuje ją jako pracę wykonywaną regularnie poza zakładem z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Tym, co odróżnia pracę zdalną od telepracy, jest czas jej wykonywania. Praca zdalna występuje incydentalnie, a telepraca jest regularna. Poza tym to przedsiębiorca może wydać zatrudnionemu polecenie pracy zdalnej, przy czym jego zgoda na nią nie jest wymagana.
Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi sprzęt do pracy zdalnej?
W ustawie określanej mianem tzw. tarczy antykryzysowej wskazano, że niezbędny sprzęt do pracy zdalnej, narzędzia i materiały zapewnia przedsiębiorca. Można jednak wnosić po przepisach dotyczących telepracy, że obowiązkiem pracodawcy w takiej sytuacji jest:
- dostarczyć sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w takiej formie, który będzie spełniał wymagania bezpiecznych i higienicznych warunków,
- ubezpieczyć sprzęt,
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
- zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu – chyba że strony umowy postanowią inaczej.
Wykonywanie pracy zdalnej przy użyciu prywatnego sprzętu
Istnieje możliwość, by przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik używał narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez przedsiębiorcę. Wszystko to pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych. Mowa tu m.in. o obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony danych osobowych czy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Kiedy wydatek stanowi koszt podatkowy?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych za koszt uzyskania przychodu uznaje się każdy wydatek poniesiony w celu uzyskania zarobków, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Wydatek ten nie może być przy tym wyszczególniony w katalogu kosztów bezwzględnie niekwalifikujących się do kosztów podatkowych.
Na mocy tego należy stwierdzić, że zakupiony sprzęt niezbędny dla pracownika do wykonywania obowiązków w trybie zdalnym rzeczywiście może być ujęty w kosztach podatkowych, ale pod pewnymi warunkami. Powinien on być wykorzystywany w ramach prowadzonej działalności, tj. w celu uzyskania przychodu lub zachowania czy zabezpieczenia jego źródła. Takim sprzętem będzie m.in. laptop do pracy zdalnej czy telefon komórkowy.
Zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej dla pracownika a przychód
Źródłem przychodu dla przedsiębiorcy, w myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, będzie przychód ze stosunku służbowego, stosunku pracy, w tym spółdzielczego stosunku pracy. W kategorii przychodów wyszczególniono:
- wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne,
- wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty.
Nie ma znaczenia, jakie będą źródła finansowania takich wypłat i świadczeń.
Jeśli chodzi o sprzęt zakupiony dla zatrudnionego na czas pracy zdalnej, zasadniczo powinien on powodować powstanie po jego stronie przychodu, zwłaszcza w przypadku, gdy sprzęt ten będzie udostępniony nieodpłatnie. Z drugiej strony w istocie pracownik może nie mieć wyjścia, jeśli przedsiębiorca zleci mu wykonanie obowiązków zdalnie. Nie może pozostawić go bez narzędzi niezbędnych do wykonywania zadań zawodowych. Jeśliby tak się stało, zatrudniony powinien złożyć na ręce pracodawcy wniosek o zakup sprzętu i czekać, aż zostanie mu dostarczony.
Z tego względu powszechnie uznaje się, że zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej przekazany podwładnemu nie powoduje powstania po jego stronie przychodu.
Zwrot kosztów ponoszonych w związku z pracą zdalną a przychód pracownika
W celu określenia, czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów ponoszonych w związku z pracą zdalną oraz czy taki zwrot będzie przychodem zatrudnionego, należy sięgnąć ponownie do ustawy określającej tarczę antykryzysową. Zgodnie z art. 3 ust. 5 tejże ustawy pracownik może do wykonywania pracy zdalnej wykorzystywać narzędzia lub materiały, które nie są własnością przedsiębiorcy.
Zatrudniający może wypłacić w takiej sytuacji pracownikom ekwiwalent jako rekompensatę za wykorzystywanie w ramach świadczonej pracy ich własnego sprzętu. Ponadto można przekazać ekwiwalent na pokrycie kosztów energii elektrycznej. Z tytułu takich wypłat nie powstanie jednak po stronie pracownika przychód do opodatkowania w ramach PIT.