Bezpieczna współpraca z biurem rachunkowym

Wielu przedsiębiorców szuka oszczędności w różny sposób - od zmniejszenia liczby zatrudnionych osób do samodzielnego prowadzenia księgowości. Takie rozwiązanie jest szczególnie popularne wśród właścicieli jednoosobowych firm. Należy jednak zwrócić uwagę na kilka kwestii, które każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jeśli rozważa prowadzenie spraw księgowych swojej firmy.

Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że przepisy zmieniają się bardzo często. Oznacza to, że należy na bieżąco śledzić wszelkie nowelizacje przepisów i uwzględniać je przy rozliczaniu. W natłoku innych spraw związanych z prowadzeniem firmy, istotna zmiana prawna może przedsiębiorcy zwyczajnie umknąć. Takie niedopatrzenie może jednak skutkować koniecznością korekty lub nawet karą finansową.

Po drugie, księgowi zatrudnieni w zewnętrznych firmach to osoby, które posiadają fachową wiedzę i doświadczenie. Często przechodzą także specjalistyczne szkolenia np. związane z prawidłowym rozliczaniem podatków i nowelizacjami przepisów. W ten sposób mogą obsługiwać klientów zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi.

Po trzecie, odnosząc się do argumentu związanego z finansami, według raportu Gazety Prawnej ), zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie pozwala na uzyskanie 20-50% oszczędności w porównaniu do sytuacji, gdy zajmuje się tym przedsiębiorca. Wynika to z faktu, że właściciel firmy nie musi pokrywać z własnej kieszeni kosztów m.in. specjalistycznych programów, systemów bezpiecznego przechowywania dokumentów czy niezbędnych szkoleń.

Dochodząc do konkluzji, wygodnym, bezpiecznym i opłacalnym rozwiązaniem jest zatrudnienie zewnętrznej firmy księgowej. Należy jednak pamiętać, że w grę wchodzą finanse firmy i samego przedsiębiorcy. Najlepiej wiedzieć więc, czego oczekiwać od zewnętrznej księgowości, a także jaka odpowiedzialność spoczywa na biurze rachunkowym w przypadku nieprawidłowości w rozliczeniach.

Art. 26 Ordynacji Podatkowej jasno wskazuje, iż zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie nie przenosi na nią pełnej odpowiedzialności za rozliczenia, a także popełnione błędy. Księgowy nie odpowiada całkowicie za takie niedopatrzenia, jak przekroczenie terminu płatności do ZUS czy nieprawidłowości w dokumentach do urzędu skarbowego.

Ze względu na charakter tego zapisu prawnego, całkowite przeniesienie odpowiedzialności nie może zostać uregulowane nawet poprzez umowę między przedsiębiorcą, a firmą świadczącą usługi księgowe. Nawet jeśli taki punkt znajdzie się w umowie, zostanie on uznany za bezzasadny i nie będzie brany pod uwagę w przypadku sprawy karno-skarbowej.

Wspomniany art. 26 OP wskazuje, iż za wszelkie niedopatrzenia odpowiada właściciel, ryzykując majątkiem osobistym oraz firmowym. Dotyczy to sytuacji, gdyby konieczna była egzekucja nieopłaconych składek ubezpieczeniowych czy podatków. Nie jest to jednak jednoznaczne z całkowitym brakiem odpowiedzialności biura księgowego.

W sytuacji np. niedotrzymania terminu przez księgowego, przedsiębiorca może złożyć pozew cywilny, domagając się odszkodowania. Zgodnie z art. 471 Kodeksu Cywilnego, „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

Właściciel firmy musi udowodnić w sądzie, że poniesione przez niego koszty wynikały z błędów firmy księgowej. Biuro rachunkowe może jednak zostać zwolnione z odpowiedzialności, jeśli wykaże podczas rozprawy, że nie ponosi winy za niezgodności w rozliczeniach.

Zaleca się, aby dopilnować interesów obu stron już na etapie sporządzania umowy. Dokument powinien zawierać zakres obowiązków firmy księgowej. Z drugiej strony należy ująć w umowie ważne dla normalnej pracy w biurze terminy i sposoby przekazywania dokumentów przez przedsiębiorcę, które są niezbędne do poprawnej ewidencji księgowej i rozliczenia podatków.

Coraz częściej, aby usprawnić ten krytyczny dla poprawnej obsługi etap, biuro rachunkowe poleca swoim klientom konkretne programy do obsługi sprzedaży czy prowadzenia gospodarki magazynowej. Programy te eksportują dane automatycznie wczytywane do programów obsługi księgowej używanych przez biuro. To bardzo dobre rozwiązanie, gdyż pozwala zautomatyzować proces przekazywania danych, przyspieszając go i zmniejszając możliwość popełnienia błędu.

W sytuacji wykazania błędów w rozliczeniach, ryzyko ciąży na obu stronach - zarówno na przedsiębiorcy, jak i biurze rachunkowym. Aby usprawnić proces egzekwowania roszczeń, w 2014 r. wprowadzono zmiany prawne, które nakładają na firmy księgowe obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Polisa chroni je w przypadku, gdy biuro będzie odpowiedzialne za szkody związane z nieprawidłowościami w rozliczeniach.

W ten sposób poszkodowany przedsiębiorca może szybciej uzyskać należne mu odszkodowanie, a firma świadcząca usługi księgowe nie musi narażać swojego budżetu. Suma gwarancyjna polisy jest uzależniona od zakresu usług oferowanych klientom, wynosi ona:

• *5 000 € *- dla firm, które zajmują się wyłącznie doradztwem podatkowym,
• • 10 000 € - dla biur prowadzących księgi rachunkowe,
• • 15 000 € - dla firm, które jednocześnie specjalizują się w doradztwie podatkowym i rozliczaniu ksiąg rachunkowych.

Wypłata odszkodowania w przypadku błędów w dokumentach lub rozliczeniach to nie jedyne, na co narażona jest firma księgowa. W 2015 r. weszła w życie IV Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), zwaną także Dyrektywą AML. Zgodnie z jej zapisami, właściciel biura rachunkowego jest odpowiedzialny za obsługę przedsiębiorstwa, które zajmowało się praniem brudnych pieniędzy lub ma powiązania z działalnością terrorystyczną.

Dyrektywa nakłada na biuro rachunkowe określone obowiązki:

• zapobieganie praniu brudnych pieniędzy i zgłaszanie takich incydentów,
• • rejestrowanie wszystkich transakcji gotówkowych, które wynoszą 10 000 € lub więcej,
• • identyfikowanie klientów firmy,
• • monitoring danych,
• • wyznaczenie tzw. oficera AML - osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie przepisów dyrektywy.

Niedawna nowela polskiego Kodeksu Karnego wprowadza także kary za fałszowanie faktur VAT lub używanie takich faktur. Jeśli wartość na nich wykazana przekroczyła 10 mln złotych, maksymalny wymiar kary wynosi nawet 25 lat pozbawienia wolności. W przypadku fałszerstw faktury na kwotę 5-10 mln złotych, odpowiedzialna osoba może zostać skazana na nie mniej niż 3 lata więzienia.

Warto także wiedzieć, że nowelizacja przepisów wprowadziła nowe kategorie przestępstw. Zalicza się do nich wystawianie fikcyjnych faktur VAT, ich podrabianie, przerabianie oraz używanie jako prawdziwych.

Zgodnie z nowymi przepisami, urzędy skarbowe rozpoczęły kontrole celno-podatkowe. Urzędnikowi wystarczy do jej rozpoczęcia jedynie legitymacja lub upoważnienie, nie ma też prawnego obowiązku wcześniejszego powiadomienia przedsiębiorcy o kontroli. O wiele trudniej jest także odwołać się od decyzji naczelnika urzędu celno-skarbowego, ponieważ to ten sam naczelnik pełni funkcję instancji odwoławczej.

Niedawno wprowadzono także zmianę w ustawie o podatku od towarów i usług, która m.in. przywraca sankcje czyli dodatkowe opłaty w przypadku nieprawidłowego odliczenia podatku VAT. Może to nastąpić np. w sytuacji, gdy w trakcie kontroli urząd zidentyfikuje odliczenie podatku z faktury, do której nie było dostawy. Mało tego, w takim przypadku na konsekwencje karno-skarbowe są narażone wszystkie osoby, które obsługują proces rozliczania faktur, w tym sam właściciel firmy.

Aby zapewnić przedsiębiorcom stosowną ochronę, wprowadzono termin kontroli biznesowej. Zgodnie z broszurą Ministerstwa Finansów, kontrola biznesowa to "proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.”

Kontrole biznesowe powinny być dopasowane pod względem:

• wielkości przedsiębiorstwa,
• • jej działalności,
• • rodzaju podatnika.

Kontrola powinna także uwzględniać ilość i wartość transakcji oraz ilość i rodzaj dostawców i nabywców. Przykładem kontroli biznesowej jest przypisywanie do konkretnej faktury związanych z nią dokumentów, np. zamówień, umów czy wezwań do zapłaty.

Najlepiej nie traktować więc faktury jako autonomicznego dokumentu, ale jako element zestawu dokumentów, które potwierdzają konkretną transakcję. Kontrola biznesowa powinna zapewniać pewną ścieżkę kontrolną, która umożliwia powiązanie faktury VAT z inną podstawą, np. poprzez ręczne porównanie z pozostałymi dokumentami (kopią zamówienia, świadectwem dostawy czy potwierdzeniem przelewu). Co ważne, kontrola biznesowa nie musi być osobno dokumentowana.

W przypadku prowadzenia księgowości (bez względu na to, czy jest to specjalistyczna firma, czy rozliczenia samodzielnie prowadzi przedsiębiorca), warto zainwestować w profesjonalny i bezpieczny program. Odpowiednie rozwiązanie informatyczne znacznie ułatwi codzienną pracę, jednocześnie minimalizując ryzyko popełnienia błędów.

Jest to możliwe dzięki takim programom jak Sage Symfonia ERP i Sage Symfonia 2.0., które są na bieżąco aktualizowane w ślad za zmianami przepisów. Współpracują one również z systemami NIP i VIES, co pozwala na sprawdzenie kontrahenta i jego statusu VAT w dowolnym momencie, umożliwiając bezpieczne odliczanie VAT z faktur za nabywane przez firmę towary i usługi.

W Symfonii ERP jest dostępna również możliwość weryfikacji danych partnerów biznesowych i ich dotychczasowych transakcji. Sage Symfonia 2.0 generuje raporty kontroli biznesowej, z uwzględnieniem faktur, ich korekt, dokumentów płatności i not odsetkowych.

Warto sprawdzić także stronę pulapkivat.pl. Serwis umożliwia internautom sprawdzenie wiedzy o obecnych przepisach związanych z VAT w formie quizu. Dostępny jest również darmowy e-book, przedstawiający zmiany w stanie prawnym i przydatne informacje - zarówno dla przedsiębiorców, jak i księgowych.

Na każdej ze stron, które współpracują przy rozliczaniu przedsiębiorstw, ciąży ogromna odpowiedzialność za swoje działania i ewentualne błędy. Zalecamy zatem wdrożenie rozwiązań informatycznych, które pozwolą zminimalizować ryzyko ich popełnienia. Pozwoli to wszystkim na uniknięcie nieprzyjemnych konsekwencji i niepotrzebnych nerwów.

Artykuł sponsorowany