Indywidualny numer rachunku dla płatników składek usprawni działanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - to jeden z wniosków przeglądu zleconego przez nową prezes ZUS prof. Gertrudę Uścińską. Po objęciu funkcji zapowiadała przygotowanie raportu otwarcia.
Z dokumentu z wynikami przeglądu wynika też m.in. że formularze obecnie dostępne dla klientów Zakładu są nazbyt obszerne i czasochłonne. Wśród wniosków z przeglądu zapisano też propozycje wewnętrznych zmian w firmie.
Z analizy pracy ZUS na początku kierowania Zakładem przez prof. Uścińską wynika, że przydzielenie płatnikom składek indywidualnych numerów rachunków bankowych, na których będą ewidencjonowane odprowadzane za ubezpieczonych składki powinno być ułatwieniem poprawiającym ściąganie składek.
Takie rozwiązanie pozwoli też na zautomatyzowanie procesów w ramach systemu elektronicznej składki. W ocenie Zakładu konsekwencją zmiany będzie ograniczenie błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych do poszczególnych aplikacji z innych oraz łatwiejszy dostęp do informacji dostępnych w systemie.
Nazbyt obszerne i czasochłonne - wynika z przeglądu - są obecnie dostępne dla klientów formularze. W systemie obsługującym klientów ZUS nie ma też możliwości automatycznego tworzenia części zaświadczeń, np. o wysokości składki zdrowotnej, podstawie wymiaru, czy pobieraniu lub nie pobieraniu zasiłków. Spowalnia to pracę i wydłuża czas oczekiwania klientów - stwierdza raport.
Również część dokumentów - decyzji przekazywanych obsługiwanym - jest niezrozumiała, obecne zawiadomienia płatników składek o błędach są nieczytelne, bardzo obszerne i prowadzą do komplikacji spraw - wynika z wewnętrznych analiz.
W ramach wewnętrznych procedur pożądane byłoby wprowadzenie jednolitych procedur i ocen ich wykonania - wskazuje przegląd. Ujednolicenie miałby dotyczyć m.in. przy obsłudze klientów, kontroli płatników składek, świadczeniach oraz orzecznictwie lekarskim.
Z przeglądu wynika też, że nadmierna jest liczba narzędzi informatycznych w ZUS, a ich część jest ze sobą niekompatybilna. Czasem, przy jednym zadaniu pracownicy ZUS muszą korzystać z jednocześnie z wielu aplikacji, które wymagają osobnego logowania. Niektóre systemy wymagają też rejestracji jednej sprawy w kilku aplikacjach, albo powielania tych samych czynności - wynika z raportu.
Dla rozwiązania tych problemów potrzebna jest kompilacja oprogramowania i jeden interfejs dla pracownika. Funkcjonujące aplikacje powinny zmierzać w stronę intuicyjności wykonywanych czynności oraz bazować na prostych rozwiązaniach - zakłada dokument.
Zmiany powinny też dotyczyć samego zarządzania procesami w ZUS, których zidentyfikowano aż 462. Celem jest zmniejszenie ich liczby ograniczenie ich złożoności i uproszczenie nadmiernie rozbudowanych działań wykonywanych przez pracowników. Zgodnie z analizą następnie będą tworzone grupy wzajemnie powiązanych usług i dostosowane do nich aplikacje informatyczne, co ma ułatwić pracę przy obsłudze klientów.
Przegląd wskazuje, że ze względu na konieczność dotarcia do jak największej liczby klientów współpracując z organami samorządu terytorialnego należy rozwijać siatkę biur ZUS. Priorytetem powinny też być nowe formy komunikacji i docierania do klientów - przez internet mobilne biura i urzędomaty.
W ramach przeglądu zwrócono też uwagę na problem identyfikowania się pracowników z Zakładem. Wcześniej mówiła o tym w wywiadzie dla PAP nowa szefowa ZUS.
Zdaniem prof. Uścińskiej przede wszystkim trzeba zadbać o poprawę stosunków pracy w Zakładzie, żeby ludzie zaczęli się z nim utożsamiać. "Ja utożsamiam się z każdym z miejsc, w którym pracuję: uniwersytetem, Instytutem Pracy, a teraz także z ZUS-em. Dla mnie to nienaturalne, żeby nie utożsamiać się ze swoją firmą" - mówiła wtedy profesor.
Analiza wskazuje, że docelowo praca w ZUS powinna być prestiżową pozycją w życiorysie zawodowym, a identyfikacja jako "pracownik ZUS" powinna być postrzegana przez nich samych z należnym szacunkiem. Ma temu służyć m.in. komunikacja wewnętrzna, która oprócz bieżącej informacji o pracy Zakładu, powinna budować tożsamość pracowników ZUS.
Kierunkiem dla nowych władz powinno być tworzenie motywacji pozapłacowych oraz budowanie zaufania między pracownikami ZUS. Poprawie warunków pracy, jej usprawnieniu i budowie ,,organizacji silnej zespołem pracowników ZUS" ma sprzyjać kreowanie wizerunku specjalistów od ubezpieczeń społecznych.
Ważnym elementem poprawy wewnętrznej atmosfery w ZUS mają być też jednolite i przejrzyste zasady wynagradzania - wynika z przeglądu.
,,Wynagrodzenia pracowników są nie tylko stosunkowo niskie, ale również struktura wynagrodzeń jest niespójna, co jest dodatkowym utrudnieniem dla pozyskania oraz długoterminowego utrzymania wartościowych pracowników" - podkreślono w dokumencie.
Średnie wynagrodzenie zasadnicze pracownika ZUS na koniec 2015 r. wynosiło 3 tys. 182 zł - o ponad 700 zł mniej od przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Ok. 5 proc. pracowników ma zasadnicze wynagrodzenie poniżej 2 tys. zł brutto - wyliczono w materiale.
Zgodnie z raportem niezbędne jest opracowanie spójnej polityki wynagradzania opartej na systemowym podejściu, transparentności i stosowaniu jednolitych zasad. Mają one objąć nie tylko stałą część wynagrodzenia - płacę zasadniczą, ale też część zmienną - nagrody i dodatki.
"Wyzwaniem pozostaje przyciągnięcie najlepszych specjalistów w kluczowych obszarach: prawników, ekonomistów oraz informatyków. Skutecznym rozwiązaniem w tym obszarze może być współpraca z uczelniami, w tym także w mniejszych ośrodkach, które dostarczać będą absolwentów gotowych do pracy w ZUS" - oceniono w dokumencie.
Premier powołała prof. Uścińską na prezesa ZUS 11 lutego. ZUS nie miał prezesa od 1 kwietnia 2015 r., gdy odszedł Zbigniew Derdziuk. Obowiązki pełniła wiceprezes Elżbieta Łopacińska. Obecnie oprócz Łopacińskiej w zarządzie są nadzorujący pion finansów i realizacji dochodów Paweł Jaroszek i - do końca kwietnia - nadzorujący pion operacji i eksploatacji systemów Radosław Stępień.
Zobacz także:
