Dokumentowanie kosztów w firmie bez faktury? To możliwe

Jednym z największych plusów prowadzenia własnej firmy jest możliwość wpisywania w koszty wielu wydatków, które są konieczne do uzyskania przychodu z działalności. Dzięki temu obniża się podstawę opodatkowania i w efekcie mniej pieniędzy oddaje się państwu w formie podatku. Wszystkie takie wydatki muszą być jednak odpowiednio udokumentowane, ale wbrew powszechnej opinii, nie zawsze potrzebna jest do tego faktura.

Tak zwane koszty uzyskania przychodu to wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia przychodów. Żadne przepisy nie precyzują tej definicji i nie przedstawiają konkretnego katalogu kosztów, jednak muszą one bezwzględnie:

• być faktycznie poniesione,
• wiązać się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem (na przykład zakup materiałów do produkcji towarów, na sprzedaży których firma zarabia),
• być dopuszczalne przez ustawę (przepisy zakazują np. ujmowania w kosztach wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, na spłatę pożyczek, grzywien, kar pieniężnych, podatków czy wartości własnej pracy),
• być w odpowiedni sposób udokumentowane.

Właśnie ostatni z warunków może przysporzyć największych problemów. Dowód powinien bowiem zawierać nie tylko dane sprzedawcy, ale choćby również informacje na temat kupującego. Skarbówka musi bowiem wiedzieć, że to właśnie ten, a nie inny przedsiębiorca kupił określone materiały.

Z reguły najlepszym sposobem na udokumentowanie wydatków jest więc faktura, ale nie zawsze da się ją uzyskać. Czy to oznacza, że bez niej można zapomnieć o "wrzuceniu" wydatków w koszty? Nie zawsze. W niektórych przypadkach może bowiem wystarczyć nawet paragon z kasy fiskalnej.

To dokument, który potwierdza poniesienie wydatku przez konkretnego przedsiębiorcę i pozwala na wpisanie go w koszty uzyskania przychodu. Mus jednak spełnić kilka wymogów, zapisanych w Ustawie o rachunkowości. Powinien więc bezwzględnie zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także data sporządzenia dowodu.

Niekiedy dokument taki powinien również podpisy stron, ale nie zawsze jest to obowiązkowe.

Jeśli chodzi o rodzaj, numer, dane sprzedawcy, opis operacji oraz datę, to widnieją one chociażby na paragonie fiskalnym. Brakuje na nim jednak nazwy i adresu kupującego, dlatego z reguły nie stanowi on dowodu księgowego. Są jednak wyjątki.

Przepisy dopuszczają, by w niektórych przypadkach dowodem księgowym był paragon, ewentualnie z wpisanymi odręcznie na odwrocie danymi przedsiębiorcy. Tak jest chociażby w przypadku opłat za autostrady. Trudno przecież spodziewać się, by kierowca przy bramce prosił kasjera o wystawienie faktury. Między innymi dlatego dozwolone jest przedstawienie w takiej sytuacji jedynie wydruku z kasy fiskalnej. Podobnie jest ze środkami czystości. Je również można wpisać w koszty na podstawie paragonu.

W ten sam sposób sytuacja przedstawia się z opłaconymi rachunkami za media. Można bez obaw wpisać wydatki na prąd, gaz czy internet do biura w koszty uzyskania przychodu, a jako dowód można przedstawić potwierdzenie z bankowości elektronicznej.

Nieco bardziej skomplikowana jest sytuacja w przypadku biletów na przejazdy komunikacją zbiorową. One również mogą stanowić dowód księgowy, a poniesione w ten sposób wydatki mogą zostać "wrzucone" w koszty. Co jednak ważne, podróż musi być dalsza niż 50 kilometrów, a bilet powinien zawierać nazwę i NIP przewoźnika, datę wystawienia, numer biletu, kwotę do zapłaty wliczającą podatek oraz samą wysokość podatku. Dowodem nie będzie więc na przykład bilet komunikacji miejskiej, bo nie spełnia warunku kilometrowego.

Paliwo również można rozliczyć na podstawie paragonu, ale tylko pod warunkiem, że przedsiębiorca tankuje za granicą. Poza Polską może być trudniej o uzyskanie faktury, dlatego przepisy pozwalają na odstępstwo.

Zobacz także w Money.pl: Od 1 lipca odliczysz VAT za paliwo